Työmarkkinoiden nopea muutos haastaa organisaatioita kehittämään toimintaansa jatkuvasti. Kun julkishallinnon toimijat ja yritykset etsivät ratkaisuja tulevaisuuden tarpeisiin, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ovat keskeisessä roolissa. Mitkä käyttäjien odotukset ohjaavat HR-järjestelmien kehitystä juuri nyt?
Toimintaympäristön nopea digitalisoituminen, tekoälyn käyttöönotto ja automaatio, työmarkkinoiden muutokset sekä kasvavat tietoturvavaatimukset ohjaavat HR-järjestelmien kehitystä.
“Järjestelmien on oltava intuitiivisia ja integroitavissa muuhun liiketoimintaan, jotta ne voivat tukea päätöksentekoa ja strategisia tavoitteita mahdollisimman tehokkaasti”, kertoo Personec F OSS- ja Saima HR -tuotepäällikkö Sanna Jahkonen.
Jahkonen listaa viisi tärkeintä asiaa, joita käyttäjät odottavat HR-järjestelmiltä ja joiden avulla organisaatiot voivat varmistaa kilpailukykynsä tulevaisuuden työmarkkinoilla.
HR-järjestelmiltä odotetaan yhä enemmän helppokäyttöisyyttä ja käyttäjäystävällistä suunnittelua. Merkittävä edistysaskel Solveon-ratkaisujen käyttökokemuksessa on niiden yhtenäinen ilme ja toimintalogiikka. Ensimmäinen yhtenäinen ulkoasu tulee näkymään uudistetussa Personec F OSS -järjestelmässä. Jahkosen mukaan uudistus vähentää siiloutumista eri järjestelmien välillä ja lisää tehokkuutta erityisesti niissä organisaatioissa, joissa käytetään useita eri Solveon-tuoteperheen järjestelmiä.
"Uudistus tekee HR-ammattilaisten arjesta sujuvampaa, kun toiminnot ovat intuitiivisempia ja selkeämpiä käyttöliittymässä. Konkreettisesti käyttäjät huomaavat uudistuksen tuotteen käytön nopeampana oppimisena, virheiden vähentymisenä ja miellyttävämpänä käyttökokemuksena", kertoo Jahkonen.
Myös Saas-ratkaisun vakioitavuus on tärkeä asia käyttäjäystävällisyyden näkökulmasta. Vakioidun SaaS-palvelumallin avulla organisaatio saa koosta riippumatta oikeasti toimivat ratkaisut.
"Ei lähdetä kokeilemaan, vaan hyödynnetään muiden asiakkaiden validoimia toimintoja", Jahkonen painottaa.
Osaamisen kehittäminen on noussut organisaatioiden strategiseksi painopisteeksi, jotta ne pystyvät vastaamaan työmarkkinoiden muutoksiin ja tulevaisuuden haasteisiin. Uudistuvat HR-järjestelmät tukevat henkilöstön kehitysprosessia monin tavoin tarjoamalla työkaluja puuttuvien osaamisalueiden ja oppimistarpeiden jatkuvaan tunnistamiseen.
"Järjestelmissä voi luoda kehityssuunnitelmia ja hallita koulutuksia. Ne auttavat tunnistamaan puuttuvia osaamisalueita analysoimalla nykyistä osaamista ja vertaamalla sitä tulevaisuuden tarpeisiin", Jahkonen kertoo.
Käytännön esimerkkeinä Jahkonen mainitsee työntekijöiden oman kehityksen seuraamisen ja urapolkujen suunnittelun järjestelmän sisällä. HR-järjestelmät eivät siis ole vain hallinnollisia työkaluja, vaan strategisia kumppaneita osaamisen johtamisessa. Jahkonen näkee HR-järjestelmillä paljon mahdollisuuksia tekoälyn hyödyntämisessä esimerkiksi ennusteiden ja suositusten antamiseen. Näin ne voisivat tukea tiedolla johtamista entistä paremmin.
"Toiveissa olisi, että järjestelmät olisivat jatkossa entistäkin älykkäämpiä – että ne pystyisivät ennakoimaan asioita sekä oikeasti tukemaan ja nopeuttamaan HR-prosesseja", Jahkonen visioi.
Tietoturvaan panostetaan merkittävästi, sillä tietovuodot voivat tapahtuessaan käydä organisaatiolle kalliiksi paitsi taloudellisesti, myös maineen puolesta. Tietoturvan ja yksityisyyden suojan merkitys kasvaa jatkuvasti erityisesti HR-järjestelmissä, jotka sisältävät paljon henkilötietoja ja muuta sensitiivistä dataa. Tulevaisuudessa muun muassa monivaiheinen tunnistautuminen (multi-factor authentication, MFA) on kaikissa Solveon-ratkaisuissa tärkeä keino, jolla tietoturvaa voidaan parantaa entisestään.
"Vahvempi tunnistautuminen tuodaan kaikkiin Solveonin tuotteisiin vähitellen. Se lisää henkilötietojen suojaa, kun voidaan varmentaa, että henkilö on juuri se, joka väittää olevansa", Jahkonen painottaa.
GDPR-vaatimusten noudattaminen on sisäänrakennettu järjestelmiin, mikä helpottaa HR-ammattilaisten työtä varmistamalla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja riskit minimoidaan.
"Yritämme turvata HR-tiimeille mielenrauhaa ja mahdollisuuden keskittyä henkilöstön kehittämiseen tietoturvasta huolehtimisen sijaan", Jahkonen kiteyttää.
Kun työvoima ikääntyy ja maailmantalous haastaa, on entistä tärkeämpää tunnistaa, mitä osaamista henkilöstöllä on sekä kehittää sitä nopeasti ja tehokkaasti. Esimerkiksi Personec F OSS:n organisaatiotasoinen osaamisen hallinta eri ammattiryhmissä helpottaa osaamistarpeiden täyttämistä ja henkilöstön kehittämistä.
"Organisaatiotasoinen osaamisen hallinta helpottaa osaamisen määrittämistä ja jakamista tarjoamalla työkaluja osaamisprofiilien luomiseen, hakuun, käsittelyyn ja analysointiin", Jahkonen tarkentaa.
Uusiin ominaisuuksiin kuuluu myös asiakkaiden toivoma osaamisten linkittäminen työtehtäviin.
"Tämä on tosi tärkeää juuri siitä syystä, että työvoima tällä hetkellä kovasti ikääntyy ja tarvitaan tarkkaa käsitystä siitä, mitä korvaavia osaamisia tarvitaan eläköityvien henkilöiden tilalle", Jahkonen toteaa.
Järjestelmäarkkitehtuurin tasolla tapahtuvat isot muutokset eivät usein näy suoraan HR-ammattilaiselle, mutta ne vaikuttavat merkittävästi tiedon liikkuvuuteen ja järjestelmän käytettävyyteen.
"Avoimet rajapinnat ja pilvipohjainen arkkitehtuuri parantavat tiedon liikkuvuutta ja hyödynnettävyyttä mahdollistamalla saumattoman integraation muiden järjestelmien, kuten palkanlaskennan ja taloushallinnon ohjelmistojen kanssa", Jahkonen selventää.
Uudistetussa Personec F OSS:ssa on panostettu rajapintojen kehitykseen varmistaen, että asiakkaat voivat hyödyntää tietoa siellä, missä sitä tarvitaan. Tämä parantaa prosessien optimointia ja nopeuttaa päätöksentekoa. Automaattinen tiedonsiirto järjestelmien välillä parantaa tiedon oikeellisuutta ja vähentää manuaalisten virheiden mahdollisuutta. Avoimet rajapinnat toimivat myös muihin kuin Visman järjestelmiin, mikä antaa organisaatioille joustavuutta järjestelmäkokonaisuuden rakentamisessa.
"Kun integraatiot toimivat saumattomasti myös Solveonin kokonaisuudessa, asiakas pystyy paremmin ottamaan käyttöönsä eri tuoteperheiden tuotteita sekä käyttämään niitä kaikkiin strategisiin, tärkeisiin liiketoiminnan osa-alueisiinsa", Jahkonen kertoo.
Jahkonen korostaa, että asiakaslähtöisyys on kaiken kehitystyön ytimessä.
"Me keskitymme parantamaan käyttökokemusta ja tukemaan strategisia HR-tarpeita tehokkailla ja turvallisilla ratkaisuilla."