Hätälä toi HR-toiminnot nykyaikaan Aikajanalla ja Saima HR:llä

Vielä muutama vuosi sitten Hätälän työvuorosuunnittelu oli melko ysäriä: työnjohtajat suunnittelivat työvuorot omiin Exceleihinsä ja eikä niihin ollut kokonaisnäkyvyyttä koko yrityksen tasolla. 

Työntekijät kirjasivat tehdyt tuntinsa paperille, mikä aiheutti aikamoista vilskettä palkanlaskennan huoneeseen. Tuntilaput tuotiin henkilökohtaisesti palkanlaskentaan ja tämän jälkeen työnjohtajat kävivät kuittaamassa tunnit omalla allekirjoituksellaan. 

- Halusimme erityisesti eroon tuntilapuista. Niitä tuli joka kuukausi parisataa ja tunnit laskettiin yhteen taskulaskimella, muistelee palkanlaskija Minna Alamaa. 

Lähdettiin siis etsimään järjestelmää, joka vastaisi kasvavan bisneksen vaatimuksia ja vähentäisi palkanlaskennan käsityötä. 

Vuonna 2018 Hätälällä otettiin kilpailutuksen jälkeen käyttöön Aikajana. Järjestelmän vahvuuksia oli etenkin sen joustavuus: Aikajanaa voidaan käyttää monella tavalla ja se oli melko helposti sovitettavissa Hätälän käyttöön sopivaksi. 

Aikajanasta näkee kerralla koko firman työvuorosuunnitelmat ja siitä voi lähettää työvuorot viestillä suoraan työntekijöille. 

Tarpeellinen bonus on sekin, että järjestelmässä voidaan huomioida myös eri työntekijöiden osaaminen. Koska käytössä on erilaisia laitteita, on olennaista tietää, ketkä osaavat käyttää mitäkin koneita. 

Aikajanan käyttöönoton yhteydessä otettiin käyttöön työaikapäätteet, joihin leimataan työajan aloitus ja lopetus. Aikajana vertaa automaattisesti työaikasuunnitelmaa ja sen toteumaa. Se nostaa esiin, jos työajoissa on jotain poikkeamia, ja työnjohtajan on helppo käsitellä ne ennen kuin työtunnit lähtevät palkanlaskentaan. Enää työnjohtajien ei siis tarvitse tulla kuittaamaan toteumia henkilökohtaisesti palkanlaskentaan, vaan asia hoituu sähköisesti. 

Kun digitalisoinnin vauhtiin oli päästy ja Aikajanan tuomat hyödyt todettu, haluttiin ottaa seuraava askel ja ottaa käyttöön HR-järjestelmä sekä uusia vanha palkanlaskentajärjestelmä. Samalla haluttiin rakentaa täysin integroitu kokonaisuus, jolla päästäisiin kokonaan eroon turhasta käsityöstä.

Alkuvuonna 2023 otettiin käyttöön Saima HR, joka toimii nyt HR-datan master-järjestelmänä. Siinä ylläpidetään työntekijöiden tietoja, kuten henkilö- ja osoitetietoja, palkkoja, vakituisten työntekijöiden lomia ja poissaoloja. 

Saima HR:stä on myös integraatio Aikajanaan, joten tieto liikkuu myös näiden kahden järjestelmän välillä sujuvasti. 

Samaan aikaan Saima HR:n kanssa otettiin käyttöön myös Netvisorin palkanlaskentaohjelma. Myös se keskustelee näiden kahden muun järjestelmän kanssa, mikä sujuvoittaa palkanlaskennan ja HR:n työskentelyä merkittävästi. 

-  On helppoa, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa eikä enää tarvitse kaivella tietoja Exceleistä ja kansioista. Paperin määrä on vähentynyt merkittävästi, Alamaa sanoo.

Alamaan mukaan oli loogista ottaa Aikajanan kaveriksi käyttöön Solveonin ohjelmistoratkaisuihin kuuluva Saima HR, jossa oli valmis integraatio työvoimanhallintaohjelmistoon. 

- Teimme toki kilpailutuksen, mutta Saima HR:n helppokäyttöisyys vakuutti meidät. Päätökseen vaikutti myös se, että Saima HR on saman konsernin ratkaisu kuin Aikajana ja Netvisor. Tiesimme, että tällöin integraatioiden tekeminen on helpompaa.  

Alamaan mukaan yhteistyö ohjelmistotoimittajan kanssa on sujunut kaikin puolin mukavasti. 

- Haasteita tulee aina, kun on kiirettä. Kaikki asiat ovat kuitenkin hoituneet ja saan tarvitsemani korjaukset pyytämääni ajankohtaan mennessä. 

Myös Key Account Manager Tuomas Kemppainen on tyytyväinen yhteistyöhön Hätälän kanssa. Hänen mukaansa yhteistyö on ollut sujuvaa, ja asioita on kehitetty yhdessä ja avoimesti keskustelemalla.  

-  Järjestelmähankkeissa on paljon liikkuvia osia. Siksi järjestelmää hankittaessa ja uusittaessa pitää kokonaisuus suunnitella hyvin, Kemppainen toteaa. 
 
- Saima HR ja Netvisor otettiin integraatioineen nopeasti käyttöön Aikajanan kylkeen. Vaikka tähän olisi voinut olla enemmän aikaa käytössä, olemme kuitenkin pystyneet askel kerrallaan edistämään asioita. Itselleni on tärkeää, että asiakas on saanut hankkimistaan järjestelmistä sen hyödyn, mitä on lähtenyt hakemaan.

Myös Alamaa tunnistaa, että puristus on ollut melkoinen. Siksi nyt ei hetkeen olla suunnittelemassa uudistuksia Hätälän HR-järjestelmiin. 

- Olemme päivittäneet itsemme nykypäivään ja se on hyvä asia. 

Haaste
HR:n ja palkanlaskennan toimintatavat olivat vanhanaikaisesti ja teettivät paljon työtä. Työvuorot laadittiin Exceleissä ja työntekijät toimittivat tuntinsa palkanlaskentaan paperilapuilla. Kaikki henkilöstötieto oli koottu hajanaisesti Exceleihin ja mappeihin, joista niitä oli vaikea löytää. 

Ratkaisu
Aikajana tarjoaa nykyaikaisen työvoimanhallintakokonaisuuden, joka digitalisoi työvuorosuunnittelun, seurannan, hyväksynnän ja palkkalajitulkinnan sekä tarjoaa toimivat työkalut niin työnjohtajille kuin palkkahallinnolle.

Kaikki henkilöstöön liittyvä tieto on koottu Saima HR:ään, joka toimii master-järjestelmänä muille HR-järjestelmille. 

Integraatiot Aikajanan, Saima HR:n ja palkanlaskuun käytettävän Netvisorin kesken sujuvoittavat tiedonkulkua. 

Tulokset
Palkanlaskennan manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi, kun työtunteja ei enää tarvitse laskea taskulaskimella. Kun tunnit toimitetaan ja kuitataan sähköisesti, ei työnjohtajien eikä työntekijöiden tarvitse enää tulla palkanlaskentaan hoitamaan näitä käytännön asioita. 

Myös HR:llä on vähemmän paperityötä ja tieto löytyy nopeasti, kun kaikki tieto on koottu yhteen järjestelmään. 

Integraatioiden ansiosta kaikkea tietoa ei tarvitse erikseen kirjata jokaiseen järjestelmään erikseen.