Tiiman ansiosta ISKUn työajan­seuranta on superhelppoa

Tiiman käyttöönottoprojekti polkaistiin käyntiin syksyllä 2023. Visma Aquilan Customer Success Manager Kirsi Nurmi kertoo käyttöönotosta: 

- Meidän toimintamallissamme pääkäyttäjät ovat aina mukana käyttöönottoprojektissa, ja he tulevat koulutetuksi sen myötä. Tarvittaessa tiettyjä asioita käydään vielä erikseen läpi, jos tähän on tarvetta. Mutta pääasiassa oppiminen tapahtuu projektin aikana.

Nurmen mukaan pääkäyttäjiltä tullut palaute on ollut positiivista. 

- Pääkäyttäjät ovat oikein erikseen maininneet, että Tiiman käyttö on alkanut oikein hyvin, ja jopa yllättävän kivuttomasti. 

Nurmi nostaa esille myös ISKUn tekemät päätökset. Hänen mukaansa varsinkin isoissa organisaatioissa on usein tarve kerätä mahdollisimman yksityiskohtaista dataa, ja tämä tekee järjestelmästä todella raskaan käyttää. Isku huomioi Tiiman käyttöönotossa loppukäyttäjät ja pyrki karsimaan siitä pois kaiken epäolennaisen ja heille “turhat” ominaisuudet. Näin järjestelmästä tehtiin loppukäyttäjälle mahdollisimman helppokäyttöinen. 

- Mielestäni ISKUn käyttöönottoprojektissa tehtiin hyvät ratkaisut: he eivät ottaneet mukaan mitään ylimääräisiä toimintoja, vaan halusivat tehdä mahdollisimman selkeän järjestelmän. Senkin takia käyttöönotto meni helposti.

Nurmen mukaan käyttöönottoprojektia vetänyt konsultti on antanut samankaltaista palautetta. 

- Hänen mukaansa asiakkaalla oli jo ennestään hyvä käsitys työajan seurannasta. Ja näin myös Tiiman käyttöönotto sujui ongelmitta. 

Myös Niinipuu on samoilla linjoilla. 

-  Meillä oli selkeä päivämäärä, jolloin halusimme uuden järjestelmän käyttöön ja laitoimme hyvissä ajoin kalenteriin kaikki palaverit. Kalenteroimme myös itsellemme riittävästi suunnitteluaikaa. 

- Halusimme hoitaa asian kerralla kuntoon. Kaikki sujui helposti, kun mentiin suunnitelman mukaan. 

Niinipuu painottaa vielä ostajan omaa vastuuta käyttöönottoprojektissa. 

- Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii, että siihen on varattu tarpeeksi aikaa. Kukaan muu ei voi tietää, mitä kaikkea järjestelmään pitää perustaa.

Tiimaa käyttävät kaikki ISKUn työntekijät, jotka tekevät 8–16-tyyppistä toimistotyötä. 
Järjestelmää käytetään perustyöajanseurantaan eli sinne kirjataan, monelta töihin tullaan ja milloin sieltä lähdetään pois. 

Tämän lisäksi työntekijät merkitsevät Tiimaan poissaolonsa ja lomansa. Työajanseurantajärjestelmä toimii näin myös lomahakemuksena ja työntekijät voivat seurata siitä omia saldotuntejaan. 

ISKU järjesti käyttöönoton yhteydessä työntekijöille koulutuksia Tiiman käyttöön. Samassa yhteydessä ISKUn HR laati järjestelmän käyttöön mahdollisimman selkeät ohjeet. Se vei hieman aikaa, mutta oli sen arvoista:  

- Käyttöönoton jälkeen ei ole juurikaan tullut kysymyksiä henkilöstöltä. Tiima on niin selkeä ja yksinkertainen – oikeastaan riittää, että osaat kirjautua sisään, Niinipuu kertoo. 

Loppukäyttäjiltä onkin tullut hyvää palautetta: Tiima on koettu helpoksi käyttää ja etenkin mobiiliversio on monella liikkuvaa työtä tekevällä ahkerassa käytössä.

Tiima on tuonut tullessaan paljon hyvää. Yksi tärkeimmistä on se, että sen myötä HR:n työkuorma on selkeästi pienentynyt. 

Tämä on sen ansiota, että Tiimassa loppukäyttäjät pystyvät itse tekemään korjaukset työaikatapahtumiin, eli mahdolliset korjaukset leimauksiinsa. Myös esihenkilöt pystyvät tekemään korjauksia, jos kirjauksissa on virheitä. 

Aiemmin käytössä olleessa järjestelmässä ei ollut vastaavaa toiminnallisuutta ja se kuormitti pääkäyttäjiä paljon.

- Meille HR:ssä on vapautunut lisää työaikaa, kun ei tarvitse koko ajan tehdä pieniä korjauksia, Niinipuu toteaa ja lisää: 

- Usein korjaus olisi jo tehty siinä ajassa, kun kyselee jotakuta muuta tekemään sitä.

Aika pieneltä kuulostava asia voikin vaikuttaa olennaisesti työn tehokkuuteen ja työnteon mielekkyyteen. 

Toinen Tiiman hyödyistä on se, että esihenkilöillä on nyt näkyvyys alaistensa työaika- ja lomatietoihin. 

- Esihenkilöt tietävät aiempaa paremmin alaistensa poissaolot ja miten he ovat töissä, Niinipuu sanoo. 

Kaiken kaikkiaan sekä esihenkilöillä että HR:llä on nyt aiempaa selkeämpää ja varmempaa tietoa työntekijöiden poissaoloista ja lomista. Niinipuun mukaan on hyvä, että kaikki työaikaan liittyvä tieto on yhdessä sovelluksessa. 

- Kaikki poissolotiedot näkyvät Tiimassa ajantasaisesti. Ennen HR sai sairaslomista tietoa vasta, kun saatiin sairaslomatodistus. Nyt asiasta tiedetään heti, kun työntekijä syöttää tiedon Tiimaan. Sekin on helpottanut ja nopeuttanut HR:n työtä, kun jokaista sairaslomaa ei tarvitse korjata koneelle erikseen. 

Niinipuu kehuu yhteistyötä Visman kanssa sujuvaksi. Hän kokee saaneensa erityisesti kriittisessä käyttöönottovaiheessa kiitettävän nopeasti apua ja vastauksia kysymyksiin. 

- Lyhyesti sanottuna kaikki sujui yllättävän nopeasti ja vaivattomasti, Niinipuu summaa. 

Myös Nurmi on tyytyväinen siihen, miten hommat ovat sujuneet ISKUn kanssa.

- Heidän kanssaan on helppo keskustella ja käyttöönottoprojekti meni ongelmitta. Varmasti yksi syy tähän oli se, että asiakas oli niin noheva ja osaava.  

ISKU onkin hyvä esimerkki siitä, miten jo yhdellä toimivalla järjestelmällä voidaan vähentää turhaa kuormitusta ja saadaan asiat sujumaan paremmin. Usein ratkaisu on se, että karsitaan kaikki turha työ pois ja tehdään vain olennainen.