Siun sote siirtyi toimintalähtöiseen työvuoro­suunnitteluun

Siun sotessa siirryttiin yksikkökohtaisesta työvuorosuunnittelusta ja työvoimanhallinnasta keskitettyyn ja toimintalähtöiseen suunnitteluun: käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työvuorosuunnittelussa huomioidaan työn tarve eli potilas- ja asiakastilanne, työn vaatima osaaminen sekä henkilöstön käytettävyys ja osaaminen. 

Apuna käytetään työvoimanhallintajärjestelmä Numeronia. 

“Joka kunnassa oli omanlaisensa systeemit”, kuvaa Siun soten resurssihallinnan päällikkö Petteri Hakkarainen lähtötilannetta. 

“Ne olivat varmasti ihan hyvät, mutta niin järjestelmät kuin niihin liittyvät prosessitkin piti yhdenmukaistaa. Työvuorosuunnittelun lisäksi halusimme arvioida myös palveluiden ja osaamisen tarvetta eri alueilla ja yksiköissä, jotta suunnittelu palvelisi kokonaisuutta mahdollisimman tehokkaasti.“

Työn järjestäminen tarpeen näkökulmasta ei ole mikään uusi asia, päinvastoin.

“Aiemminkin työ piti mitoittaa kulloiseenkin tilanteeseen ja tarpeeseen; mitään uutta mallissa ei sinänsä ole. Yksi suuri ero entisen ja nykyisen välillä on kuitenkin se, että aikaisemmin hoitajamitoituksen tarvemäärittely eli yksikön esihenkilön mielessä. Uudistus toi mukaan sekä läpinäkyvyyttä että automaatioita”, Petteri Hakkarainen kuvaa. 

Tavoitteena olikin asettaa oikeat pelaajat kentälle aiempaa tehokkaammin ja tasavertaisemmin. Järjestelmä antoi mahdollisuudet tiedolla johtamiseen – esimerkiksi siihen, että hoitajamitoituksen toiveita ja tasapuolisuutta voidaan tarkastella täsmälliseen tietoon perustuen.

“Työn tasapuolisuus –  tai sen puute –  tulee nyt järjestelmien ja prosessien kautta näkyväksi: saamme tunteen tueksi tietoa.”

Kun järjestelmien lisäksi uudistetaan koko toimintamalli, edellyttää se muutosvalmiutta ja -johtamista läpi organisaation. 

“Kun teimme päätöksen laajamittaisesta käyttöönotosta, niin lähdimme viemään sitä rohkeasti eteenpäin”, kertoo Hakkarainen. 

“Palkkasimme muutosvalmentajat auttamaan työntekijöitä yksiköissä, ja resurssisuunnittelijat kulkivat siinä rinnalla heti alusta alkaen.”

Muutos edellytti joustoa myös johdolta. Jos huomattiin, että jokin suunnitelma ei arjessa toimi, oltiin valmiita kokeilemaan myös toisenlaista lähestymistapaa. 

“Esimerkiksi yksiköissä, joissa tilanteet muuttuvat hyvinkin nopeasti, ei suunnittelua voi hoitaa pelkkään automatiikkaan ja mitoituksiin perustuen. Tällaisissa yksiköissä ei keskitetty työvuorosuunnittelu ole toimiva malli, joten siihen ei osassa paikoista siirrytty”, Hakkarainen selittää.

Polku on ollut pitkä, mutta muutosmatkalla kerätyt hyödyt ovat sen arvoisia. 

Siun sotessa nähdään nyt, miten yötyöt, ilta- ja pyhätyöt jakautuvat, ja epäkohtiin pystytään tarvittaessa puuttumaan. Samalla työvuorosuunnittelun prosessia on kehitetty niin, että esihenkilöiltä on vapautunut aikaa käytännön johtamiseen yksiköissään.

“Muutoksen jälkeen olemme eläneet ihan eri maailmassa, kuin mistä homma lähti”, Petteri Hakkarainen toteaa. 

“Työvuorosuunnittelu vei joissain paikoissa esihenkilöiltä suorastaan järkyttävästi aikaa. Nyt, kun taustatiedot ja tarpeet ovat ohjelmistossa kunnossa, voi resurssisuunnittelija säästää todella paljon aikaa optimointimoottorin avulla. Toiveet voidaan huomioida sen mukaan, mikä on kokonaisuuden kannalta järkevää.” 

Ohjelmistoon liittyvää kehitystä on tehty koko ajan yhdessä Visman kanssa, ja myös Siun soten oma osaaminen on kehittynyt matkan varrella. Tavoitteena on ollut tehdä järjestelmästä mahdollisimman luonteva osa koko organisaation arkea. 

“Esimerkiksi työvuorolistaa ei tarvitse kopioida erikseen, vaan se kulkee mukana puhelimessa. Myös toiveet työvuoroista voi lähettää saman järjestelmän kautta.”

Miltä työn suunnittelu ja työvoimanhallinta sitten näyttävät Siun soten näkökulmasta nykyään? Entistä autonomisemmalta, toteaa Petteri Hakkarainen.

"Ohjelmistojen tulee tukea autonomista työvuorosuunnittelua. Järjestelmän tulee huomioida autonomisessakin suunnittelussa henkilökunnan välinen tasapuolisuus työvuoroja valittaessa, sekä työnteon normit, kuten laissa määritellyt vuorokausi- ja viikkolopoajat. Lopputuloksena halutaan, että kentällä on tunne siitä, että on pystynyt vaikuttamaan omaan työhönsä."