Siun sote siirtyi toimintalähtöiseen työvuorosuunnitteluun

Työn järjestäminen tarpeen näkökulmasta ei ole mikään uusi asia, päin vastoin.

“Aiemminkin työ on pitänyt mitoittaa kulloiseenkin tilanteeseen ja tarpeeseen; mitään uutta mallissa ei sinänsä ole. Yksi suuri ero entisen ja nykyisen välillä on kuitenkin se, että aikaisemmin tarvemäärittely on elänyt yksikön esihenkilön mielessä. Nyt uudistus on tuonut mukaan sekä läpinäkyvyyttä että automaatioita”, Petteri Hakkarainen kuvaa. 

Tavoitteena onkin ollut asettaa oikeat pelaajat kentälle aiempaa tehokkaammin ja tasavertaisemmin. Järjestelmä antaa mahdollisuudet tiedolla johtamiseen – esimerkiksi siihen, että toiveita ja tasapuolisuutta voidaan tarkastella täsmälliseen tietoon perustuen.

“Työn tasapuolisuus –  tai sen puute –  tulee nyt järjestelmien ja prosessien kautta näkyväksi: saamme tunteen tueksi tietoa.”

Kun järjestelmien lisäksi uudistetaan koko toimintamalli, edellyttää se muutosvalmiutta ja -johtamista läpi organisaation. 

“Kun teimme päätöksen laajamittaisesta käyttöönotosta, niin lähdimme viemään sitä rohkeasti eteenpäin”, kertoo Hakkarainen. 

“Palkkasimme muutosvalmentajat auttamaan työntekijöitä yksiköissä, ja resurssisuunnittelijat kulkivat siinä rinnalla heti alusta alkaen.”

Muutos edellytti joustoa myös johdolta. Jos huomattiin, että jokin suunnitelma ei arjessa toimi, oltiin valmiita kokeilemaan myös toisenlaista lähestymistapaa. 

“Esimerkiksi yksiköissä, joissa tilanteet muuttuvat hyvinkin nopeasti, ei suunnittelua voi hoitaa pelkkään automatiikkaan ja mitoituksiin perustuen. Tällaisissa yksiköissä ei keskitetty työvuorosuunnittelu ole toimiva malli, joten siihen ei osassa paikoista siirrytty”, Hakkarainen esimerkittää. 

Polku on ollut pitkä, mutta tavoitellut hyödyt ovat pikku hiljaa kotiutumassa. 

Siun sotessa nähdään nyt, miten yötyöt, ilta- ja pyhätyöt jakautuvat, ja epäkohtiin pystytään tarvittaessa puuttumaan. Samalla työvuorosuunnittelun prosessia on kehitetty niin, että esihenkilöiltä on vapautunut aikaa käytännön johtamiseen yksiköissään.

“Viimeiset puolitoista vuotta olemme eläneet ihan eri maailmassa, kuin mistä homma lähti”, Petteri Hakkarainen toteaa. 

“Työvuorosuunnittelu on vienyt joissain paikoissa esihenkilöiltä suorastaan järkyttävästi aikaa. Nyt, kun taustatiedot ja tarpeet ovat ohjelmistossa kunnossa, voi resurssisuunnittelija säästää todella paljon aikaa optimointimoottorin avulla. Toiveet voidaan huomioida sen mukaan, mikä on kokonaisuuden kannalta järkevää.” 

Ohjelmistoon liittyvää kehitystä on tehty koko ajan yhdessä Visman kanssa, ja myös Siun soten oma osaaminen on kehittynyt matkan varrella. Tavoitteena on ollut tehdä järjestelmästä mahdollisimman luonteva osa koko organisaation arkea. 

“Esimerkiksi työvuorolistaa ei tarvitse enää kopioida erikseen, vaan se kulkee mukana puhelimessa. Myös toiveet työvuoroista voi lähettää saman järjestelmän kautta.”

Miltä työn suunnittelun ja työvoimanhallinnan tulevaisuus näyttää Siun soten näkökulmasta? Entistä autonomisemmalta, toteaa Petteri Hakkarainen. 

Se edellyttää eteenpäin menevää otetta myös ohjelmistotoimittajalta. 

“Tulevaisuudessa ohjelmistojen tulisi tukea autonomista työvuorosuunnittelua. Olisi hyvä, että järjestelmä ottaisi huomioon autonomisessakin suunnittelussa henkilökunnan välisen tasavertaisuuden työvuoroja valitessa, sekä työnteon normit, kuten laissa määritetyt vuorokausi- ja viikkolepoajat.”