Automaattinen palkkatulkinta vähentää manuaalista työtä

Jos palkka-aineisto vaatii takautuvaa korjausta tai vuosi vaihtuu kesken jakson, esiin saatetaan kaivaa jopa taskulaskin ja TES.

Manuaalinen tulkinta vie turhaan aikaa ja on altis virheille – siksi etenkin vuorotyössä ja henkilöstövaltaisilla aloilla automaattinen palkkatulkinta maksaa itsensä nopeasti takaisin.

Perinteisesti työvuorosuunnittelusta siirtyvät palkkatapahtumat on summattu siirtovaiheessa yhteen, jolloin palkkaohjelmassa ja kirjanpidossa ei ole enää tietoa siitä, mille kustannuspaikoille mikäkin tapahtuma kohdistuu. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. 

Tarkat päivä- ja kustannuspaikkakohtaiset tapahtumat on myös mahdollista siirtää palkkaohjelmaan, jolloin sen tehtäväksi jää hinnoitella tapahtumat sekä jyvittää kustannukset oikeille kohteille. Tämä säästää merkittävästi manuaalista työtä sekä tuo tarkkuutta kustannusten seurantaan ja raportointiin.

Työtä voidaan tehdä joustavammin, koska esimerkiksi kustannuspaikan vaihtuminen kesken työpäivän ei aiheuta turhaa päänvaivaa palkanlaskentaan: järjestelmä kohdistaa automaattisesti kustannukset sinne, missä työ konkreettisesti tehtiin.

Näin työntekijöiden liikkuminen eri toimipisteiden välillä sujuu taloushallinnon näkökulmasta huomattavasti helpommin, koska kustannukset kohdistuvat automaattisesti oikeaan kustannuspaikkaan.

Vuosi vaihtuu, jakso ei. Miten varmistaa, että kustannukset kohdistuvat oikealle vuodelle? 

Kun jakson palkkatapahtumat tuodaan palkanlaskentajärjestelmään päivätasolla sen sijaan, että ne summattaisiin yhteen aineistoon, vuoden vaihtuminen ei vaadi manuaalista työtä. Palkkajärjestelmällä on mahdollisuus kohdistaa kustannukset automaattisesti sinne, minne pitääkin.

Samoin jos kuukausipalkkaisten palkkavarauksia seurataan kalenterikuukausittain, onnistuu tämäkin helpommin päiväkohtaisten tapahtumien ansiosta.

Kuulostaako tutulta tilanteelta: työntekijä huomaa jälkikäteen, että palkasta puuttuu kolme tuntia iltatyötä. On aika ottaa laskin ja TES kauniiseen käteen, korjata virhe, ja ottaa yhteyttä palkanlaskentaan. Tai sitten ei.

Huomattavasti helpompi tapa on pyytää esihenkilöä korjaamaan työaikatiedot suoraan järjestelmään, jonka jälkeen ajetaan työvuorosuunnittelun vanhan kauden tulkinta, joka tuottaa palkanlaskentaan erotuksen maksetusta ja korjatusta tapahtumasta.

Ei ylimääräisiä laskutoimituksia, TES-tulkintaa tai sähköposteja. Kaikki hoituu näppärästi suoraan järjestelmässä.

Silloin kun TES-tulkinta on ihmisen varassa, tulkintavirheitä, -viiveitä ja -viestikatkoksia tapahtuu. Se on inhimillistä, mutta myös estettävissä. Kun tulkinta tehdään automaattisesti järjestelmän avulla, varmistetaan tasainen laatu ja minimoidaan poikkeamat.

Vuorotyö ei ole ainut työskentelymalli, joka hyötyy automaattisesta palkkatulkinnasta: liukuva työaika on myös osa TES-tulkintaa. Jos siis etsit ratkaisua esimerkiksi vuorotyöhön tai liukuvaan työaikaan, olet tullut oikeaan paikkaan.

Visma Aquilalla apunasi on kokeneita TES-osaajia, joten puhumme kanssasi samaa kieltä. Tästä olemme saaneet myös hyvää palautetta asiakkailtamme – perusasioita ei tarvitse vääntää meille rautalangasta.