Moni kunta ja kaupunki joutuu nyt arvioimaan uudelleen, miten palvelut kannattaa jatkossa hankkia. Todellinen kysymys ei kuitenkaan ole se, mitä ja miten ostetaan – vaan mitä sillä halutaan saada aikaan.
Hankintalain muutos on pakottanut monet organisaatiot kyseenalaistamaan vanhoja valintoja ihan terveelläkin tavalla. Palkka- ja henkilöstöhallinnon palvelut voi hankkia omaksi toiminnaksi , palvelukeskuksesta tai ulkoistamalla palvelut markkinaehtoiselle toimijalle, mutta organisaation on hankintaa tehdessä ensisijaisesti ymmärrettävä, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa ja mitä halutaan saada aikaan.
Ohjelmiston hankinta omaksi toiminnaksi sopii organisaatiolle, jolla on riittävästi osaamista ja resursseja ja joka haluaa omistaa omat prosessinsa. Kun ohjelmiston hankkii itselle, tekeminen pysyy alusta loppuun omissa käsissä. Samaan aikaan se voi olla myös suurin sudenkuoppa, sillä ohjelmiston ostaminen itselle ei vielä takaa kyvykkyyttä kehittää niitä arjen prosesseja, joita sen pitäisi automatisoida. Jos asiantuntijoiden aika kuluu rutiineihin ja tiedon paikkaamiseen, kannattaa kysyä, onko se työ, jonka todella haluaa omistaa.
Inhouse-yhtiön kautta hankkimalla saavutetaan synergiaetuja, kun tarpeet, osaaminen, järjestelmät ja volyymit yhdistetään. Sidosyksikkö ei ole kuitenkaan enää automaattinen tai neutraali valinta. Kun osakkaiden määrää rajoitetaan, kannattaa arvioida paitsi mahdollisuutta jatkaa osakkaana, myös sitä, mitä hyötyä palvelumallilla tavoitellaan ja vastaako se edelleen organisaation tarpeisiin.
Markkinaehtoiselta toimijalta ulkoistettuna palveluna hankinta sopii organisaatiolle, joka haluaa keskittyä ydintehtäväänsä ja hyötyä tuotteistetuista palveluista. Tässäkin ajattelu on syytä kääntää siihen, ettei kumppanilta osteta pelkkiä käsipareja hoitamaan arjen rutiineja, vaan osaamista ja kykyä kehittää prosesseja jatkuvasti. Ulkoistaminen ei koskaan tarkoita omistajuuden ulkoistamista. Asiakkaan täytyy ymmärtää omaa toimintaansa ja dataansa riittävästi, jotta se pystyy haastamaan ja johtamaan niin omaa arkeaan kuin kumppaniaan.
Uskon, että käynnissä on oikeastaan paljon suurempi muutos kuin se, millä tavoin ohjelmisto tai palvelu ostetaan. Sen sijaan, että ostetaan ohjelmisto, pitäisi siirtyä ostamaan kyvykkyyttä ja lopputuloksia, joihin ohjelmisto tarjoaa reitin. Kun katsotaan eteenpäin, tekoäly tulee varmasti korostamaan tätä muutosta entisestään. Kun teknologia hoitaa yhä isomman osan tiedon hakemisesta, yhdistelystä ja tarkistamisesta, joudumme joka tapauksessa miettimään, mitä kannattaa tehdä itse, mitä ostaa palveluna ja missä ihmisen asiantuntemus tuottaa sitä arvoa, jota mikään järjestelmä ei tuota.
Kun suurin osa rutiineista voidaan automatisoida tekoälyn avulla, syntyy houkutus automatisoida olemassa olevat prosessit miettimättä, ovatko ne ylipäätään tarpeellisia. Siksi on hyvä pitää mielessä, että huono prosessi ei parane automatisoinnilla – lopputuloksena on vain huono prosessi, joka toimii erittäin tehokkaasti.
Ennen kuin valitaan ohjelmisto tai päätetään, miten se hankitaan, kannattaa kysyä kolme asiaa:
Mitä ihmisen pitäisi työssä saada aikaan?
Mikä työssä aiheuttaa kitkaa?
Mikä kannattaa jättää teknologian hoidettavaksi?
Vasta sen jälkeen pohditaan, ratkaiseeko ongelman uusi ohjelmisto, tekoäly, palvelukumppani vai kokonaan uudenlainen tapa tehdä työtä. Joskus älykkäin tapa automatisoida työvaihe on huomata, ettei sitä tarvita lainkaan.
Sama pätee myös käyttöönottoon. Julkisen sektorin järjestelmähankinnoissa ratkaisevat asiat lyödään lukkoon usein jo tarjousta tehdessä, joten niihin voidaan käyttöönottovaiheessa vaikuttaa enää vähän. Jos nykyinen prosessi on tarjousvaiheessa vain mallinnettu mahdollisimman samanlaisena uuteen järjestelmään, saatetaan hukata koko investoinnin hyöty. Jos prosessissa on esimerkiksi viisi turhaa työvaihetta, ei kannata tyytyä siihen, että uusi järjestelmä tekee ne samat vaiheet nopeammin – kannattaa kysyä, miksi niitä ylipäätään tehdään. Käyttöönotto ei ole ensisijaisesti IT-projekti, vaan koko toiminnan ja muutosjohtamisen kehittämisprojekti, jossa teknologia toimii ennen kaikkea mahdollistajana.
Meidän tukemme ei rajoitu ohjelmiston toimittamiseen, vaan käymme mielellämme keskustelua jo ennen kilpailutusta – mikä on se ongelma, jota ollaan ratkaisemassa, ja mikä vanhasta toimintatavasta kannattaa viedä mukanaan uuteen, mikä taas jättää taakse. Kun tämä pohjatyö tehdään hyvin jo hankintavaiheessa, käyttöönotosta tulee paljon sujuvampi ja lopputuloksesta ennakoitavampi.
Emme myöskään aseta mitään näistä tavoista toisen edelle. Teknologiamme on rakennettu tukemaan sekä itse tekevää, sidosyksikköä että ulkoistuskumppania käyttävää asiakasta – ja pystyy elämään mukana, jos palvelumalli vaihtuu. Meidän tehtävämme on ymmärtää, mitä asiakas haluaa saada aikaan, ja rakentaa yhdessä hänen ja tarvittaessa kumppanin kanssa kokonaisuus, jossa teknologia, prosessit ja vastuu tukevat toisiaan.
Tulevaisuudessa teknologia ei tee ihmisestä vain tehokkaampaa järjestelmän käyttäjää, vaan järjestelmän käyttämisestä vähitellen vähemmän tarpeellista. Teknologian ei tarvitse näkyä enemmän, vaan sen pitää ymmärtää enemmän.
Niinpä asiakkaamme ei oikeastaan tarvitse osata ostaa ohjelmistoa, vaan tietää, mitä haluaa saada aikaan. Meidän tehtävämme on rakentaa teknologia ja tapa toimia tukemaan sitä tavoitetta – riippumatta siitä, millä mallilla palvelu tuotetaan.