Manuaalinen ostolaskujen tiliöinti vie julkisella sektorilla aikaa joka päivä. Solveon Ostolaskuäly oppii organisaation omasta historiadatasta, hoitaa tiliöinnin puolestasi ja tarkentuu sitä mukaa kun laskuja käsitellään. Asiakkaillamme automaatiotaso on noussut jopa 80–90 prosenttiin.
Julkisten organisaatioiden taloushallinnossa on yksi sitkeä kipupiste, joka toistuu organisaatiosta toiseen: manuaalinen ostolaskujen tiliöinti. Se on erittäin aikaa vievää mille tahansa organisaatiolle: laskuja tarkastaa ja hyväksyy usein kymmeniä ihmisiä eri rooleissa, kirjanpitäjistä ja ostoreskontranhoitajista esihenkilöihin ja projektipäälliköihin.
Solveon Ostolaskuäly tuo tekoälyn suoraan taloushallinto-ohjelmisto Wintimen ostolaskujen kierrätykseen. Se on teknologiakumppanimme Snowfoxin kanssa kehitetty ratkaisu, joka automatisoi tiliöinnin ja työnkulut oppimalla organisaation omasta historiadatasta, ja tarkentuu sitä mukaa kun laskuja käsitellään. Ratkaisu ei vaadi erillisten järjestelmien rakentamista tai monimutkaisia käyttöönottoprojekteja, vaan toimii saumattomasti osana tuttua prosessia.
Ostolaskujen manuaalinen käsittely on hidasta ja kallista. Yksi käsin tiliöity ja kiertoon lähetetty lasku vie aikaa 4–10 minuuttia ja maksaa 3–8 euroa riippuen siitä, miten prosessi on organisaatiossa järjestetty.
Aika ja raha ovat kuitenkin vasta osa ongelmaa. Manuaaliprosessi tuo mukanaan kolme toistuvaa haastetta:
Tiliöinnin laatu vaihtelee ja työtä tehdään päällekkäin. Mitä useampi henkilö tiliöi laskuja, varsinkin jos vastuu on hajautettu liiketoiminnalle, sitä enemmän syntyy vaihtelua. Samantyyppisiä laskuja kirjataan eri tileille eri puolilla organisaatiota, ja kirjauksia joudutaan tyypillisesti myös korjaamaan jälkikäteen. Lisäksi kun liiketoiminta tiliöi laskut, ostoreskontra tarkastaa ne usein vielä erikseen – sama lasku käydään läpi kahteen kertaan.
Asiantuntemus kuluu rutiineihin. Toisteinen manuaalityö vie aikaa enemmän arvoa tuottavilta tehtäviltä, joissa ihmisen osaamista oikeasti tarvitaan. Osaavien ostoreskontranhoitajien pitäminen motivoituneena on hankalaa, kun työnkuva ei kehity.
Kasvu edellyttää lisää käsipareja. Manuaaliprosessi ei skaalaudu. Kun laskuvolyymi kasvaa, tarvitaan lisää resursseja, eikä automaatio synny itsestään.
“Kun kysyimme asiakkailtamme, mikä ostolaskujen käsittelyssä oikeasti hiertää, manuaalinen työ nousi kärkeen – ja heti perässä virheet ja niiden korjaaminen. Kun tiliöinti on hajautettu kymmenille ihmisille eri rooleissa, vaihtelu on käytännössä väistämätöntä. Siksi tekoälyn tärkein hyöty ei ole pelkkä nopeus, vaan se, että virheitä syntyy vähemmän”, avaa Solveonin taloushallinto-ohjelmisto Wintimen tuotejohtaja Linda Buss.
Ostolaskuälyn toimintaperiaate on suoraviivainen: tekoäly oppii organisaation omasta historiadatasta. Käyttöönoton yhteydessä Wintimen historiasta poimitaan 6–12 kuukauden ostolaskudata tiliöinti- ja työnkulkutietoineen.
Tekoäly toimii periaatteessa samalla tavalla kuin ostoreskontraan rekrytoitu uusi henkilö, jonka tehtävä on opiskella, miten laskut organisaatiossa käsitellään. Se oppii, mitä kirjanpidon tiliä tietyntyyppisille laskuille käytetään, mitkä laskentakohteet valitaan, ja kuka laskun tarkastaa ja hyväksyy.
Kun uusi lasku saapuu järjestelmään, tekoäly ennustaa sille tiliöinnin ja työnkulun, ja lasku siirtyy hyväksyntäkiertoon valmiiksi täytettynä. Jokaisen ennusteen viereen ilmestyy luottamusarvo, joka kertoo kuinka varma tekoäly on päättelystään. Epävarmat ennusteet on helppo tunnistaa ja tarkastaa.
Tekoäly myös kehittyy jatkuvasti. Kun tarkastaja tai hyväksyjä korjaa tiliöinnin, tieto palautuu tekoälylle palautteena ja ennustetarkkuus paranee automaattisesti ajan myötä.
Ostolaskuäly ei korvaa olemassa olevia automaatiosääntöjä vaan täydentää niitä. Sopimukselliset laskut ja tilausjärjestelmästä tulevat laskut kulkevat edelleen kuten ennenkin. Tekoäly ottaa hoitaakseen ne laskut, joilla ei ole valmista sääntöä.
Organisaatio määrittää itse, kuinka varma tekoälyn täytyy olla, ennen kuin ennuste kirjataan laskulle. Automaation astetta hallitaan luottamusarvon avulla: vain kynnysarvon ylittävät ennusteet siirtyvät automaattisesti hyväksyntäkiertoon.
“Moni asiakkaamme kertoo, ettei automaattisia työnkulkusääntöjä ole käytössä lainkaan – ei siksi, etteivät he haluaisi automatisoida, vaan siksi että se on tähän asti vaatinut määrittelytyötä, johon harvalla on aikaa. Ostolaskuälyssä automaatio ei ole erillinen projekti, vaan se syntyy siitä datasta, jota organisaatiossa on jo valmiiksi kertynyt”, Buss kertoo.
Asiakkaillamme mitattu säästö on 5 minuuttia per lasku ostoreskontran ja tiliöinnin osalta, ja euromääräinen kustannussäästö on 2,67 euroa per lasku. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi 10 000 laskun vuosivolyymilla säästöä kertyy noin 833 työtuntia ja yli 26 000 euroa, ja asiantuntijat vapautuvat rutiineista enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin.
Asiakkaamme raportoivat 80–90 prosentin automaatiotason, mikä tarkoittaa laadukkaampia tiliöintejä, vähemmän virheitä ja enemmän yhdenmukaisia kirjauksia läpi organisaation. Ostoreskontran arki muuttuu: sen sijaan että päivä kuluu tiliöintiin, aika jää poikkeamien käsittelyyn, kehittämiseen ja yhteistyöhön.
Ostolaskuäly on valmis SaaS-palvelu. Me Solveonilla hoidamme teknisen käyttöönoton ja järjestelmien väliset yhteydet, ja kumppanimme Snowfox vastaa tekoälyn kouluttamisesta historiadatalla, sekä asiakastuesta tekoälyn osalta.
Tekoälyn kouluttamiseen tulee varata aikaa 4-8 viikkoa, mutta organisaation omaa aikaa tarvitaan vain yksittäisiä tunteja: aloituspalaveriin, testaukseen ja koulutukseen.
Käyttöönottoa varten kannattaa nimetä vastuuhenkilö, joka tuntee ostolaskujen kierrätysprosessin kokonaisuuden ja huolehtii muutosviestinnästä organisaation sisällä. Kun pohjatyö on tehty huolella, tekoäly oppii nopeasti ja prosessi vakiintuu.