Järjestelmähankinnassa ei valita vain teknologiaa vaan kumppania, jonka kanssa rakennetaan yhteistä arkea vuosiksi eteenpäin. Visma Aquilan myyntijohtaja Merja Peltola avaa, miksi kotimaisuus on strateginen valinta ja mitä paikallinen osaaminen tarkoittaa käytännössä.
Kun julkisen sektorin organisaatio kilpailuttaa palkka-, HR- tai työvuorojen hallinnan järjestelmää, valinta tuntuu usein tekniseltä. Vertaillaan ominaisuuslistoja, hintaa ja referenssejä. Todellinen strateginen valinta tehdään kuitenkin syvemmällä tasolla. Valitaanko kumppani, joka ymmärtää suomalaisen työelämän erityispiirteet ja elää samaa arkea asiakkaidensa kanssa?
Olen työskennellyt yli 15 vuotta HR- ja palkkahallinnon ohjelmistojen parissa, ja yksi asia on tullut selväksi. Paikallinen osaaminen ei ole vain kilpailuetu – se on edellytys sille, että ohjelmisto aidosti palvelee käyttäjiään ja tuo konkreettista lisäarvoa.
Suomessa on satoja työehtosopimuksia ja työnlaisäädäntö, jotka muuttuvat jatkuvasti. Julkisen sektorin toimijoilla, kuten hyvinvointialueilla, kunnilla ja palvelukeskuksilla, on omat rakenteensa ja tarpeensa. Ei ole olemassa yhtä julkista sektoria, vaan monimuotoinen kokonaisuus, jossa jokainen organisaatio toimii omassa ympäristössään.
Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelmistotoimittajan täytyy ymmärtää näitä rakenteita syvällisesti. Ei riitä, että järjestelmä täyttää tietyt tekniset vaatimukset, vaan pitää esimerkiksi ymmärtää, mitä muutos työehtosopimuksessa tarkoittaa käytännössä, miten se vaikuttaa palkanlaskentaan ja mitä ohjelmiston pitää tukea. Tämä vaatii jatkuvaa vuoropuhelua asiakkaiden kanssa – keskustelua siitä, mitä muutoksia on tulossa, miten ne otetaan käyttöön ja miten ohjelmisto voi parhaiten tukea arkea.
Globaali ohjelmistotoimittaja voi tarjota laajan tuotevalikoiman, mutta pystyykö se tarjoamaan syvää, kohdennettua asiantuntemusta juuri suomalaisen julkisen sektorin tarpeisiin? Paikallinen toimija elää samassa toimintaympäristössä, seuraa lainsäädännön kehitystä ja ymmärtää, mitä muutokset tarkoittavat asiakkaan arjessa.
Julkisen sektorin hankinnat ovat usein pitkiä prosesseja. Kilpailutus voi kestää vuoden tai ylikin. Käyttöönotto vie oman aikansa. Ja sitten alkaa varsinainen yhteistyö, joka parhaimmillaan kestää vuosia.
Juuri siksi hankintavaiheessa tehdyt valinnat ovat niin ratkaisevia. Paikallinen kumppani tuntee hankintalainsäädännön, ymmärtää julkisen sektorin käytänteet ja toimintaympäristön. Tämä vähentää riskiä ja nopeuttaa päätöksentekoa.
On kuitenkin tärkeää katsoa myös pidemmälle. Se, mikä näyttää halvimmalta tällä hetkellä, voi osoittautua kalleimmaksi ratkaisuksi myöhemmin. Jos toimittajalta puuttuu osaamista tai kokemusta, käyttöönotossa voi syntyä viivästyksiä tai pahimmillaan projekti joudutaan keskeyttämään. Siksi laadullisten kriteerien pitää olla mukana arvioinnissa – ei pelkkä hinta. Olen nähnyt tilanteita, joissa tarjouspyyntöön on kerätty vaatimuksia sieltä täältä, ikään kuin rusinat jokaisesta pullasta. Lopputuloksena on niin kovat vaatimukset, ettei yhtään tarjousta tule, tai syntyy ratkaisu, joka ei lopulta vastaa todellisia tarpeita.
Tässä markkinavuoropuhelu on avainasemassa. Kun hankkiva organisaatio käy keskustelua toimittajien kanssa jo ennen tarjouspyynnön julkaisua, syntyy ymmärrys siitä, mitä ollaan oikeasti hankkimassa. Toimittajat voivat jakaa näkemystään ja kokemustaan, ja hankintaa tekevä organisaatio saa realistisen kuvan markkinasta. Me käymme mielellämme näitä keskusteluja ja jaamme osaamistamme julkisiin kilpailutuksiin liittyen.
Usein ajatellaan, että järjestelmän käyttöönotto on alkupiste yhteiselle taipaleelle, mutta todellisuudessa asiakaskokemus ja kumppanuus alkavat jo paljon ennen kuin nimet ovat paperissa. Näissä kohtaamisissa lähtee rakentumaan kumppanuus, joka parhaimmillaan vie molempia osapuolia eteenpäin.
Pitkäjänteinen kumppanuus tarkoittaa jatkuvaa vuoropuhelua, kuuntelua ja arjen ymmärtämistä. Se tarkoittaa luottamusta siihen, että kun olosuhteet muuttuvat nopeasti ja tulee haastavia tilanteita, kumppani on tukena. Se tarkoittaa myös sitä, että toimittaja ei vain reagoi muutoksiin, vaan ennakoi niitä ja tarjoaa näkemyksiä tulevasta.
Kun puhutaan esimerkiksi kustannussäästöistä, ne eivät synny pelkästä järjestelmästä. Ne syntyvät siitä, että prosesseja kehitetään yhdessä, toimintatapoja uudistetaan ja muutosjohtamiseen panostetaan. Tämä vaatii kumppania, joka ymmärtää kokonaisuuden ja pystyy tukemaan asiakasta myös siinä, mitä heidän itse pitäisi tehdä.
Paikallinen kumppaniverkosto tukee tätä. Kun kaikki toimijat – ohjelmistotoimittaja, palvelukeskukset ja muut kumppanit – tuntevat suomalaisen julkisen sektorin rakenteet ja käytännöt, yhteistyö on sujuvampaa. Valmiit suhteet ja rakennettu luottamus madaltavat kynnystä ja nopeuttavat asioiden etenemistä.
Vaikka teknologia globalisoituu, suomalainen työlainsäädäntö, työehtosopimukset ja julkisen sektorin käytänteet pysyvät kansallisina. Itse asiassa uskon, että paikallisen osaamisen merkitys tulee entisestään korostumaan.
Maailman tilanne vaikuttaa myös siihen, miten dataan ja tietoturvaan liittyviä päätöksiä tehdään. Tietoturva ja -suoja, datan säilyttäminen ja käsittely – näissä asioissa pitää olla vahva ymmärrys sekä kansallisella että EU-tasolla. Ja ennen kaikkea läpinäkyvä toiminta.
Hankintalain uudistukseen valmistaudutaan jo nyt. Muutokset tuovat uusia mahdollisuuksia, mutta myös uusia vaatimuksia. Juuri tällaisissa murroskohdissa paikallinen kumppani, jolla on pitkä kokemus ja syvä ymmärrys toimintaympäristöstä, on arvokas.
Jos saisin antaa yhden neuvon päättäjälle, joka pohtii ohjelmistokumppanin valintaa, se olisi tämä: valitse kumppani, joka tuntee Suomen julkisen sektorin ja jolla on siitä näyttöä ja kokemusta. Varmista, että ratkaisu huomioi ja ennakoi lainsäädännön ja työelämän muutoksia sen sijaan, että se tulee aina jälkijunassa.
Kotimainen ohjelmistokumppani on strateginen valinta siksi, että elämme samaa arkea asiakkaidemme kanssa. Ymmärrämme lainsäädäntöä ja sen vaikutuksia. Ymmärrämme toimintaympäristöä, joka on alati muuttuva. Emme tarjoa vain työkalua, vaan kumppanuutta, jossa rakennetaan yhteistä strategiaa – sellaista, johon molemmat osapuolet sitoutuvat.
Mikä on seuraava askeleesi? ➡️ Tilaa Kasvupolulla -uutiskirje