Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu ei säästä vain kustannuksia, vaan myös aikaa. Se varmistaa, että ICT-hankinta perustuu ajantasaiseen markkinatietoon ja realistisiin odotuksiin. Hankintalain uudistus korostaa sen roolia entisestään.
Markkinavuoropuhelusta keskustellaan nyt vilkkaasti hankintalain uudistuksen yhteydessä. Vaikka se ei ole kaikissa hankinnoissa muodollisesti pakollinen osuus, käytännössä sen merkitys tulee kasvamaan, kertoo Visma Aquilan myyntijohtaja Merja Peltola.
Markkinavuoropuhelu tarkoittaa hankintayksikön ja toimittajien välistä keskustelua ennen kilpailutusta. Se eroaa markkinakartoituksesta siten, että vuoropuhelussa voidaan tarkemmin testata tarpeita, ratkaisuja ja toteutusvaihtoehtoja, ei pelkästään kartoittaa tarjontaa.
Markkinavuoropuhelun päätavoite on varmistaa hankinnan onnistuminen, lisätä tietoa markkinoiden ratkaisuista ja vähentää epäonnistuneiden kilpailutusten riskiä.
Mitä hyötyä on hyvin toteutetusta markkinavuoropuhelusta?
Hankintalain uudistus tuo mukanaan velvoittavuutta etenkin suurissa hankinnoissa. Esimerkiksi yli 10 miljoonan euron hankinnoissa analyysi ja markkinakartoitus ovat osa velvoitteita. Lisäksi markkinavuoropuhelun asema vahvistuu lähtökohtaiseksi osaksi hankinnan valmistelua.
Hyödyt ovat selkeitä:
- Laadukas tarjouspyyntö: Vuoropuhelu antaa hankintayksikölle realistisen kuvan markkinoiden tarjonnasta ja tarpeista, jolloin myös tarjouspyynnön selkeys ja ymmärrettävyys paranevat.
- Vähemmän muutoksia ja riskejä: Vuoropuhelulla voidaan vähentää hankinnan riskejä ja välttää tarpeettomia muutoksia sen rakenteeseen. Kun tarpeet ja markkinoiden kyvykkyys tunnistetaan ajoissa, vältetään hankinnan jakaminen osiin tai tarjouspyynnön uusiminen.
- Innovaatioiden hyödyntäminen: Toimittajien kanssa käytävä dialogi voi tuoda esiin ratkaisuja, joita hankintayksikkö ei yksinään osaisi tunnistaa tai kokeilla. Samalla kilpailun lisääntyminen kannustaa palveluntarjoajia kehittämään yhä tehokkaampia ja innovatiivisempia ratkaisuja.
“Olemme nähneet käytännössä, miten markkinavuoropuhelulla voidaan merkittävästi vähentää epäselvyyksiä erityisesti vaativuusmäärittelyissä ja siten sujuvoittaa kilpailutusta. Kun vaatimuksia täsmennetään yhdessä toimittajien kanssa, vältetään monia hankintaan liittyviä riskejä”, Peltola kertoo.
Olemme nähneet käytännössä, miten markkinavuoropuhelulla voidaan merkittävästi vähentää epäselvyyksiä erityisesti vaativuusmäärittelyissä ja siten sujuvoittaa kilpailutusta. Kun vaatimuksia täsmennetään yhdessä toimittajien kanssa, vältetään monia hankintaan liittyviä riskejä.
Käytännössä markkinavuoropuhelu voi siis vähentää valitusten määrää ja kilpailutusten uusimista, sekä lisätä onnistuneiden kilpailutusten todennäköisyyttä. Kun hankintayksikkö käy suunnitelmallista dialogia markkinoiden kanssa, vältetään todennäköisemmin kalliit virheet ja löydetään realistiset ratkaisut.
Mitä ovat hyvän markkinavuoropuhelun elementit?
Hyvä markkinavuoropuhelu ei synny sattumalta, vaan edellyttää suunnitelmallisuutta ja selkeää prosessia. Valtiovarainministeriön ICT-hankintojen pelikirja nostaa esiin markkinavuoropuhelun kolme keskeistä elementtiä:
- Suunnitelmallisuus: määritellään aikataulu ja tavoitteet jo ennen vuoropuhelua.
- Dokumentointi ja avoimuus: kirjataan saadut näkemykset ja varmistetaan, että prosessi on tasapuolinen kaikille tarjoajille.
- Monikanavaisuus: hyödynnetään eri tapoja, kyselyjä, työpajoja ja kahdenvälisiä keskusteluja, jotta näkökulmat saadaan laajasti esiin.
Voiko markkinavuoropuhelusta tehdä hallitun prosessin?
Moni hankintayksikkö saattaa pohtia, miten markkinavuoropuhelusta saisi järjestelmällisen ja hallitun osan omaa hankintaprosessia.
Ratkaisu voisi olla valmiin mallin hyödyntäminen: prosessi, jonka avulla kunnat, kaupungit ja hyvinvointialueet saavat käyttöönsä selkeän toimintatavan ja työkalut. Tämä säästää aikaa ja muita resursseja, ja varmistaa, että prosessi on sekä lainmukainen että vaikuttava.
Julkisten hankintojen asiantuntija ja kouluttaja Jussi Pyykkösen mukaan markkinavuoropuhelulle voidaan kuvata kolme eri mallia, joissa tärkeintä on mitoittaa malli hankinnan kokoon ja tavoitteisiin:
- Pikajuoksu eli kevyt vuoropuhelu: nopea ja kevyt keskustelu muutaman viikon tai korkeintaan kuukauden aikana.
- Juoksulenkki eli kattava vuoropuhelu: muutaman kuukauden (2-4kk) kattava prosessi.
- Maraton eli analysoiva vuoropuhelu: laaja, useita kuukausia (5-9kk) kestävä analyysi.
“Mitä useammasta ohjelmistosta tai laajemmasta kokonaisuudesta on kyse, sitä enemmän tulee varata aikaa kattavaan vuoropuheluun. On tärkeää, että toimittajilla on riittävästi aikaa perehtyä tarjouspyyntömateriaaleihin ja että ne voidaan kommentoida mahdollisimman aikaisessa vaiheessa”, Peltola painottaa.
Mitä useammasta ohjelmistosta tai laajemmasta kokonaisuudesta on kyse, sitä enemmän tulee varata aikaa kattavaan vuoropuheluun.
Myös käyttötapausdemojen huolellinen suunnittelu on Peltolan mukaan tärkeää: kun varmistetaan, että erityispiirteet ja tarpeet on sisällytetty ohjelmistojen demoihin, voidaan myös vaativuusmäärittelyjä tarkentaa ja välttää myöhemmät väärinymmärrykset.
“Onnistuneen markkinavuoropuhelun kannalta on tärkeää, että toimittajille toimitetaan agenda hyvissä ajoin – mitä asioita halutaan käydä läpi ja mihin erityisesti keskittyä yhteisissä tapaamisissa. Näin toimittajat voivat valmistautua oikeisiin asioihin ja varmistetaan, että keskeiset tarkennukset tulevat käsitellyiksi”, Peltola korostaa.
Markkinavuoropuhelu on onnistuneen hankinnan selkäranka
Markkinavuoropuhelusta ei ehkä tule muodollisesti pakollista, mutta ilman sitä hankinnat ovat riskialttiimpia. Hyvin valmisteltu vuoropuhelu voi ratkaista ongelmia ennen kuin ne syntyvät, säästää kustannuksia ja lisätä myös kilpailua.
“Me Solveonilla toimitamme mahdollisimman aikaisessa vaiheessa kattavan paketin kilpailutuksen tueksi. Siihen sisältyvät mm. ostajan opas, tarkat järjestelmäratkaisu- ja palvelukuvaukset sekä ohjeet laadullisten tekijöiden pisteytykseen, vaativuusmäärittelyyn, hinnoitteluun ja sopimusehtoihin. Kun tämä yhdistetään hyvin suunniteltuun markkinavuoropuheluun, kilpailutus sujuu huomattavasti riskittömämmin”, Peltola tiivistää.
Suosituksemme hankintayksiköille onkin: rakentakaa vuoropuhelulle oma malli ja hyödyntäkää asiantuntijatukea. Näin ICT-hankinnat voidaan toteuttaa laadukkaasti, kustannustehokkaasti ja riskit halliten.
.jpg)
