Milloin yrityksesi tarvitsee HR-järjestelmän?

Onko yrityksesi HR vielä exceleissä ja sähköposteissa? Jos näin on, HR-järjestelmän hankinta voi olla ajankohtaisempi kuin arvaat. Visma Aquilan asiakkuuspäällikkö Jesse Vainio avaa blogissa, miten moderni järjestelmä kokoaa tiedot yhteen, vähentää virheitä ja vapauttaa keskittymään siihen, mikä oikeasti vie yritystä eteenpäin.

Millaisia järjestelmiä henkilöstön hallintaan on tarjolla?

Tehdäänkö yrityksessänne matkalaskuja? Tarvitaanko erillinen järjestelmä tuntikirjauksille? Miten palkanmaksu hoidetaan?

Henkilöstön hallintaan on tarjolla monenlaisia järjestelmiä:

• Palkanlaskentajärjestelmällä
  hoidetaan palkanmaksut ja viranomaisvelvoitteet kuten vuosi-ilmoitukset. Selkeät raportit tukevat seurantaa.
• Matka- ja kuluhallintajärjestelmällä
  hallitaan muun muassa matkakulujen seurantaa, kuten päivärahoja, matkalaskuja sekä helpotetaan matkavuorokausien laskemista. Ohjelmistoihin kuuluu myös muiden kulujen seuranta riippumatta kustannusten suuruudesta. Niin neuvottelukahvipullien kuin tietokonehankintojenkin kustannuksia on helppo hallinnoida.
• Työajan- ja työvoimanhallintajärjestelmää hyödyntämällä varmistat, että työtuntihallinta ja -seuranta hoituu helposti ja tuntien korvaukset tulevat kirjattua. Eri työehtosopimusten ehdot tulevat huomioiduksi yksinkertaisesti. Myös lomien ja muiden poissaolojen suunnittelu sujuu kätevästi.
• Henkilöstönhallintajärjestelmässä
  vuorostaan hallitaan henkilö- ja työsuhdetietoja, sekä sovelletaan niitä yrityksen kehittämiseen.

Ideaalitilanteessa nämä järjestelmät muodostavat kokonaisuuden, jossa henkilöstön tiedot löytyvät yhdellä kirjaamisella kaikista tarvittavista paikoista. Usein totuus on kuitenkin toinen, ja yrityksen henkilöstönhallintajärjestelmät muodostavat loogisen kokonaisuuden sijasta abstraktin järjestelmähimmelin.

Se ei välttämättä ole ongelma pienessä yrityksessä, mutta mitä enemmän organisaatiossa on henkilöstöä, sitä hankalammaksi henkilöstötiedon hallinta ja ylläpitäminen muuttuu, jolloin virheiden riski kasvaa.

Lue lisää: ​​HR-työkalut puntarissa – mitä kaikkia järjestelmiä kasvavan yrityksen HR tarvitsee?

Milloin HR-järjestelmän hankinta kannattaa?

Monessa kasvavassa organisaatiossa HR-arki pyörii edelleen erillisissä tiedostoissa. Henkilötiedon säilyttäminen exceleissä ei ainoastaan lisää manuaalisen työn määrää ja virheiden riskiä, vaan saattaa myös olla vastoin EU:n tietosuoja-asetusta, joka velvoittaa noudattamaan tietosuojaperiaatteita henkilötietojen käsittelyssä.

Useimmiten sähköisen henkilöstöhallinnon työkalujen tehostamistarpeeseen herätään kun:

• yritys on kasvanut nopeasti
• henkilöstön tietoja häviää
• työntekijöiden tietojen etsimiseen kuluu liian paljon aikaa
• yrityksen toimintaan tarvitaan parempaa ennustettavuutta
• yritystoiminnasta tarvitaan selkeämpi kuva

Kokosimme alle listan haasteista, jotka hyvin rakennettu henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus ratkaisee. Jos tunnistat nämä merkit, saattaa olla aika harkita HR-järjestelmän käyttöönottoa.

1. Henkilöstötiedot ovat hajallaan ja tiedonhallinta vaikeutuu

Epäjärjestys ei haittaa ainoastaan esteettistä silmää silloin kun kyseessä on työntekijätietojen hallinta. Tiedon etsintään kuluu turhaa aikaa, mikä on pois HR:n muusta tekemisestä.

Pahimmillaan työntekijöiden tietoihin liittyvät dokumentit, kuten työsopimukset,
sovitut ja käytetyt lomat, käytettävät työkalut sekä osaamisen ja koulutuksen tiedot ovat hajallaan. Niitä säilytetään eri järjestelmissä, HR-vastaavan mapeissa ja sähköposteissa. Pitkien työsuhteiden aikana työntekijöiden tiedot ovat saattaneet jopa hävitä. Etenkin tällaisessa tilanteessa investointi henkilöstöhallintojärjestelmään kannattaa.

👉 HR-järjestelmä kokoaa master datan yhteen näkymään, jolloin kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta ajantasaisina:

• kaikki työsuhdetiedot kuten palkat, lomat, poissaolot, osaaminen ja koulutus löytyvät yhdestä paikasta
• työntekijöiden palkkakehitystä ja esimerkiksi sitä, minkälaisiin koulutuksiin he ovat ottaneet osaa työsuhteen aikana, on helppo seurata
• myös työntekijät pääsevät itse katsomaan omia tietojaan yhdestä ja samasta paikasta, eli kaikilla työsuhteen osapuolilla on samat tiedot käytettävissään
• koska kaikki tiedot ovat pilvipalvelussa, niiden säilyvyys on varmistettu eikä erillisiä varmuuskopiointeja tarvita
• henkilöstön työtyytyväisyys säilyy ja kasvaa

Lue lisää: Näin säilöt HR-dataa fiksusti: HR master datan ABC

2. Manuaaliset HR-prosessit kuormittavat arkea

Kun lomapyyntöjä käsitellään sähköpostilla ja sopimuksia laaditaan eri tiedostotyökaluissa, virheet ja viiveet lisääntyvät. HR:n aika kuluu rutiineihin, eikä kehittämistyölle jää tilaa.

Monesti yrityksen henkilöstöhallinnolla on vastuu kaikista henkilöstön tietojen muutoksista ja päivityksistä. Uusien työsopimusten laatiminen, palkkamuutoksista tiedon saaminen ja välittäminen eteenpäin palkanlaskentaan, sekä vaikkapa henkilöstön poissaolojen seuranta ja raportointi vievät paljon tehokasta työaikaa.

👉 Kun annat HR-järjestelmän hoitaa perusasiat ja automatisoit HR-arkesi, voit keskittyä itse siihen, millä on oikeasti merkitystä: henkilöstön kehittämiseen, työntekijäkokemukseen ja liiketoiminnan tukemiseen.

HR-järjestelmä auttaa jakamaan työtaakkaa useamman vastuuhenkilön kesken:

• käyttöoikeuksien avulla työtä voidaan jalkauttaa yrityksen muille vastuuhenkilöille, kuten esihenkilöille, assistenteille tai IT-tuelle
• hyväksynnät voidaan ohjata halutulle henkilölle, jolloin tiedon kierrättäminen ja informointi muutoksista hoituu järjestelmän kautta
• henkilöstöhallintoon liittyvän työn jakaminen muille toimijoille luo järjestelmän avulla toimivat prosessiketjut, jolloin kaikkien toimijoiden työaikaa säästetään ja vapautetaan muulle työlle

Lue lisää: Case Rakennuttajatoimisto HTJ: Saima HR -järjestelmällä tiedot pysyvät HR-osaajien hyppysissä ja aina ajan tasalla

3. Nykyinen HR-ratkaisu ei vastaa tietoturvalle ja tietosuojalle asetettuja vaatimuksia

GDPR velvoittaa yrityksiä käsittelemään henkilöstötietoja läpinäkyvästi ja turvallisesti. Jos tietoja säilytetään erillisissä kansioissa ja sähköposteissa, riski kasvaa. Tietoturvalla on myös laajempi merkitys: mahdollinen tietovuoto voi koitua organisaatiolle kalliiksi, ei vain taloudellisesti, vaan myös maineen puolesta. Siksi tietoturvaan ja yksityisyyden suojaan panostaminen on erityisen tärkeää juuri HR-järjestelmissä, joissa käsitellään runsaasti henkilötietoja ja muuta sensitiivistä dataa.

👉 Moderni HR-järjestelmä varmistaa, että tiedot tallentuvat turvallisesti, käyttöoikeudet ovat roolipohjaisia ja lokit kertovat, kuka on tehnyt mitäkin.

“GDPR-vaatimusten noudattaminen on sisäänrakennettu Solveonin järjestelmiin, mikä helpottaa HR-ammattilaisten työtä varmistamalla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja riskit minimoidaan”, kiteyttää Personec F OSS ja Saima HR -tuotepäällikkö Sanna Jahkonen.

Sähköistä hallintajärjestelmää käyttävät yritykset pystyvät:

• säilyttämään ja suojaamaan työntekijöiden tiedot lain velvoittamalla tavalla
• noudattamaan henkilötietolakia kaikilta muiltakin osin
• toimimaan lain vaatimalla vastuullisella tavalla. Tätä myös yrityksen työntekijät arvostavat.
• hoitamaan asiat lain mukaisesti

Lue lisää: Näitä viittä asiaa HR-järjestelmältä odotetaan nyt

4. Johto tarvitsee ajantasaista dataa päätöksenteon tueksi

Yrityksen johdolla tulee olla kokonaisnäkemys yrityksen tilanteesta. Jos työntekijöihin liittyvät tiedot ovat epäjärjestyksessä, puutteellisia tai osittain vanhentuneita, työn johtaminen ja toiminnan kehittäminen ei ole yhtä tehokasta kuin se voisi olla. Kasvavassa organisaatiossa johdon on tärkeää nähdä selkeät raportit esimerkiksi henkilöstön palkkakehityksestä, osaamisesta ja poissaoloista.

👉 HR-järjestelmä tarjoaa reaaliaikaista raportointia ja analytiikkaa, joka tukee strategisia päätöksiä.

Henkilöstönhallintajärjestelmällä voidaan luoda erilaisia raportteja, joiden avulla reaaliaikaisen tilanneanalyysin laatiminen helpottuu. Ne auttavat johtoa ymmärtämään ja arvioimaan yrityksen kulurakenteita, ja kehittämään yritystä haluamaansa suuntaan.

Järjestelmä auttaa selvittämään muun muassa työntekijöiden:

• ikä- ja koulutusjakauman, joka tarvittaessa antaa osviittaa työtehtävien uudelleen jakamisesta ja koulutustarpeista
• palkkojen keskimääräiset suuruudet ja palkkakehityksen: kokonaisnäkemys auttaa johtoa paremmin käsittämään palkkojen vaikutuksen toimintaan ja tieto helpottaa myös alan palkkojen vertailua
• poissaolojen jakaumat, keskimääräiset pituudet sekä ajankohdat. Näitä tietoja tarkastelemalla johto helposti huomaa mahdolliset henkilöstöhaasteet.
• lomien pituudet ja ajoitukset. Nämä tiedot ovat tärkeitä muun muassa henkilöstön työkuormaa selvitettäessä.
• työhön käytettävien laitteiden ja työkalujen määrät ja niiden käyttäjät yhdellä silmäyksellä

Lue lisää: Analytiikka henkilöstöhallinnossa: mistä HR-dataa saa ja miten sitä voi käyttää?

5. Selkeä tiedonhallinta ja teknologia auttavat kehittämään työhyvinvointia

Kun tiedot eivät ole ajan tasalla, työntekijä voi joutua odottamaan palkkaansa, sopimusta tai lomahyväksyntää. Tämä voi heikentää työtyytyväisyyttä ja luottamusta yritystä kohtaan.

👉 Työhyvinvointia voi vahvistaa tehokkailla prosesseilla, automaatiolla ja älykkäillä työkaluilla, jotka keventävät turhaa kuormitusta.

Parhaimmillaan automaatio tekee työnteosta sujuvaa: tietoja ei tarvitse etsiä useista lähteistä tai kirjata moneen kertaan eri järjestelmiin, vaan ne ovat siellä missä kuuluukin.

Kun manuaalinen työ vähenee, jää enemmän aikaa asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin ja samalla inhimillisten virheiden riski pienenee.

Organisaatio, joka panostaa yhtä aikaa tuottavuuteen ja työhyvinvointiin, ei ainoastaan tehosta toimintaansa, vaan rakentaa myös kestävää kilpailuetua. Parhaat osaajat valitsevat työpaikan, jossa he voivat menestyä ammatillisesti ja voida hyvin. Siksi panostus työhyvinvointia tukevaan HR-teknologiaan on arvokas investointi, joka maksaa itsensä takaisin.

Lue lisää: Hyvinvoiva henkilöstö on tuottavuuden moottori – ja avain parhaiden osaajien houkutteluun