Julkisen sektorin järjestelmähankinnoissa keskitytään liian usein pitkiin vaatimuslistoihin, kun pitäisi miettiä todellisia ongelmia ja niiden ratkaisuja. Visma Aquilan liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki haastaa muuttamaan tavan, jolla teknologiaa ostetaan.
Olen johtanut Visma Aquilan HRTech-liiketoimintaa useamman vuoden, ja yhä useammin törmään samaan ristiriitaan: julkinen sektori tarvitsisi kipeästi tehokkaita järjestelmiä, mutta hankintaprosessit johtavat usein päinvastaiseen lopputulokseen.
Järjestelmä itsessään ei tuo arvoa, vaan sen arvo syntyy siitä, mitä sillä saadaan aikaan, miten järjestelmä palvelee organisaatiota sekä viime kädessä veronmaksajia ja koko Suomea.
Vanhanaikaisessa hankintaprosessissa asiakas määrittelee halutuista ominaisuuksista ja toiminnallisuuksista pitkän, yksityiskohtaisen ostoslistan sen sijaan. Mitä enemmän vaatimuksia, sen parempi – tai niin ainakin ajatellaan. Pitkä feature-lista johtaa valtavaan määrään asiakaskohtaista räätälöintiä, mikä hidastaa ja pirstaloi kehittämistä. Yksittäiset vaatimukset eivät välttämättä ole loppuun saakka mietittyjä ja tarve voi vaan olla jonkin aikaisemman prosessin digitointi, mikä itsessään on usein jo pelkkää hukkaa.
Sen sijaan, että asiakasorganisaatio laatii pitkän listan vaatimuksia, olisi luontevampaa, että me toimittajana esittelemme palvelukuvauksen, joka esittelee palvelumme toiminnan ja sisällön ja jonka pohjalta asiakas voi tehdä hankintapäätöksen.
Haastankin julkisen sektorin opettelemaan ostamaan SaaS-palveluita ja luottamaan siihen, että ohjelmistotoimittaja on kehittänyt palvelun jo monien muiden asiakkaiden tarpeisiin ja pyrkii miettimään kokonaisuuksia koko asiakaskunnan hyväksi. Kun kehitysresurssit voidaan keskittää vakioituun palveluun räätälöinnin sijaan, siitähän hyötyvät yhdellä kertaa monet asiakkaat.
Konkreettinen esimerkki: yksi asiakkaistamme on pystynyt tehostamaan palkanlaskentatyötään 33 prosenttia vakioidun SaaS-palvelumme ja uudelleen mietityn prosessin avulla. Se on valtava määrä vapautunutta aikaa.
Jos olet päättäjä, joka miettii seuraavaa teknologiahankintaa, aloita näistä:
Elämme mielenkiintoista aikaan, kun hankintalakiuudistus tuo muutoksia, ja monet organisaatiot saattavat kilpailuttaa järjestelmiä lähes samanaikaisesti. Hyvin toteutettu markkinavuoropuhelu on keino säästä paitsi kustannuksia, myös aikaa. Kun SaaS-palvelut ovat valmiiksi mietittyjä, siitähän hyötyvät kaikki. Projektit ovat kompakteja ja niitä pystytään skaalaamaan tehokkaasti.
Vaikka hankintalakiuudistus herättää huolta, vaihtoehtoja on monia. Organisaatio voi kumppanoitua muiden organisaatioiden kanssa, muodostaa palveluallianssin, ostaa palvelukumppanilta koko hallinnon palvelun tai hoitaa kaiken itse. Yksityinen sektori on varustautunut palvelemaan myös niitä organisaatioita, jotka ovat tähän asti olleet inhouse-yhtiöiden asiakkaina eli huoli tyhjän päälle jäämisestä on turha.
Vakioidut SaaS-ratkaisut eivät ole este innovaatiolle, vaan sen mahdollistaja. Ne vapauttavat resurssit siihen, mikä on oikeasti tärkeää: palveluiden kehittämiseen, ihmisten auttamiseen ja koko yhteiskunnan hyvinvoinnin edistämiseen.
Pyrimme jatkuvasti haastamaan status quoa ja ratkaisemaan oikeita ongelmia. Asiakkaat eivät välttämättä aina itse tiedä tai osaa sanoa, mikä todellinen ongelma on. Siinä me olemme kumppanina. Kun prosessit toimivat fiksusti ja järjestelmät tukevat oikeita asioita, maailma muuttuu paremmaksi.
➡️Lue lisää: Viisi trendiä, jotka muokkaavat julkisen sektorin työelämää 2026