SaaS-ostajan opas: Onnistu SaaS-palvelun hankinnassa

SaaS-palvelun hankintaan ei ole yhtä ainoaa oikeaa polkua, mutta kokemuksemme pohjalta tiedämme, mitkä reittivalinnat johtavat onnistuneeseen lopputulokseen. Hyvin laadittu tarjouspyyntö on kuin hyvä kartta – se auttaa välttämään kilpailutusten kivikot ja viemään hankinnan mutkattomasti maaliin. Pakkaa tämä opas matkaasi ja lähde hallitusti kilpailuttamaan SaaS-palvelua!

Lue myös: Hankintalain muutos etenee - Mitä vaikutuksia sillä on julkisen sektorin hankintoihin?

SaaS-palveluissa hyvästä sopimuksesta hyötyvät molemmat osapuolet, niin myyjä kuin ostaja. Asiakassuhde on yhteinen matka, jossa SaaS-palveluntarjoajana kuljemme rinnallasi. Liiketoimintamme perustuu juuri näihin pitkäaikaisiin, jatkuviin kumppanuuksiin, joten haluamme pitää asiakkaamme tyytyväisinä ja suunnitella myös palvelun asiakastyytyväisyyttä silmällä pitäen.

Järjestelmähankinnassa ei valita vain teknologiaa vaan kumppania, jonka kanssa rakennetaan yhteistä arkea vuosiksi eteenpäin. Lue blogista miksi kotimaisuus on strateginen valinta ja mitä paikallinen osaaminen tarkoittaa käytännössä.

Kun lähdet kilpailuttamaan SaaS-palvelua, kannattaa huomioida sopimusehdoissa muutama seikka, jotta lopputulos on mahdollisimman hyvä.

❌ Jos kilpailutus on julkaistu sopimusehdoilla, jotka painottavat selvästi vain tilaajan etua, se karsii todennäköisesti joukosta vastuullisia palveluntarjoajia ja nostaa myös palvelun hintaa. 

Haluatko vinkin oikoreitistä SaaS-palvelun hankinnassa? Kannattaa hyödyntää sopimuksessa mahdollisimman paljon toimittajan palvelun tuottamiseen soveltuvia ehtoja ja kuvauksia, jotka on hiottu nimenomaisen palvelun tarpeisiin. SaaS-palveluun kuuluvat kiinteänä osana vakiomuotoiset sopimusehdot, koska tuotamme palvelua samanlaisena kaikille asiakkaille.

✅ Vakioehtojen avulla pystymme tarjoamaan palvelua kustannustehokkaasti sekä kehittämään sitä joustavasti asiakkaiden tarpeiden ja markkinan kehityksen mukaan.

❌ Vakioehdoista poikkeavat sopimukset aiheuttavat ylimääräistä hallinnollista työtä, joka nostaa palvelun hintaa ja vie resursseja esimerkiksi kehitystyöstä.

SaaS-palvelussa tilaaja ostaa aina käyttöoikeuden ohjelmistoon, ei koko ohjelmistoa. Käyttöoikeus on rajoitettu, sillä samaa palvelua myydään ja tuotetaan myös muille asiakkaille.

Tilausta ei siis voi siirtää toiselle taholle tai myydä eteenpäin. Tilauksen voi peruuttaa sopimuksessa mainittujen irtisanomisehtojen mukaisesti.

SaaS-palveluiden toimittajana meidän tulee huolehtia, etteivät uuden asiakkaan ehdot heikennä nykyisten asiakkaiden palvelua. Siispä pidä mielessä palvelutasovaatimuksia laatiessasi, että palvelua tuotetaan kaikille asiakkaille samanlaisena.

Olemme automatisoineet saatavuuden ja ratkaisuaikojen seurannan palvelukanavaan. Siksi asiakaskohtaisten mallien toteuttaminen ja raportointi voi olla työlästä – tai jopa mahdotonta.

Huom! Jos asetat kriittisten ja vakavien häiriöiden ratkaisuajat mahdollisimman lyhyiksi, tämä voi tarkoittaa turhia versiopäivityksiä.

Kuka omistaa mitäkin SaaS-maailmassa? Immateriaalioikeuksien omistajuus on hyvä selventää heti alkuun. Kokemuksemme perusteella selkeät pelisäännöt tekevät yhteistyöstä sujuvampaa ja antavat tilaa kehitykselle.

Näin SaaS-palveluun liittyvät immateriaalioikeudet jakautuvat:

1. Sinä eli tilaaja: oma aineisto

2. Me eli toimittaja: ohjelmisto, sen muutokset, päivitykset ja dokumentaatio

SaaS-palvelussa ohjelmistoa kehitetään tuotestrategian mukaisesti. Se perustuu asiakkaiden eli tilaajien tarpeisiin ja toiveisiin sekä meidän eli toimittajan näkemykseen siitä, mikä hyödyttää asiakaskuntaamme pitkällä aikavälillä eniten.

SaaS-palvelun toimituksesta ei synny varsinaisia tuloksia. Joissain tapauksissa voi syntyä esimerkiksi asiakaskohtaisia määrittelydokumentteja ja muuta projektimateriaalia, joihin tilaaja voi saada oikeudet. Uusien toiminnallisuuksien immateriaalioikeudet säilyvät aina toimittajalla.

Hyvässä yhteistyössä kukin osapuoli kantaa oman vastuunsa. Sopimuksen vastuunrajoitusten kannattaa olla molemmille osapuolille kohtuulliset ja sopivassa suhteessa palvelun arvoon.

Tavallisesti toimittajan kokonaisvastuu on rajattu tiettyyn rahamäärään: esimerkiksi niin, että summa on palvelujen laskennallinen kuukausihinta kerrottuna kuudella (6). Vakiintunut käytäntö markkinoilla on, että toimittaja vastaa vain välittömistä vahingoista.

Tietojenkäsittelysopimuksen rikkomukset kannattaa sisällyttää saman vastuunrajoituksen piiriin.

✅ Hyvä selvennys on, että kumpikin osapuoli vastaa omista tuomioistuimen määräämistä hallinnollisista ja rekisteröidyille maksetuista sanktioista.

✅Osapuolten keskinäiseen vastuuseen sovelletaan sopimuksen yleistä vastuunrajoitusehtoa.

Yhteisellä matkalla on hyvä pysähtyä välillä ja varmistaa, että suunta on edelleen oikea. Olemme tunnistaneet asiakkaidemme kanssa, että kerran vuodessa tehty auditointi on useimmille riittävä.

SaaS-palveluissa auditointioikeus on tyypillisesti kerran kalenterivuoden aikana, ja tilaaja vastaa sen kustannuksista. Tämä johtuu siitä, että SaaS-palvelun toimittajalla voi olla jopa tuhansia asiakkaita. Muista myös, ettei kansainvälisiä pilvipalveluiden tarjoajia voi velvoittaa asiakkaan teettämään auditointiin.

Datan hyödyntäminen kannattaa sallia esimerkiksi anonyymin datan keräämisessä, tilastoinnissa ja analysoinnissa. Tämän avulla varmistat omalta osaltasi palvelun jatkuvan kehittämisen.

Voimme hyödyntää dataa palvelumme käyttöpiikkien seuraamiseen ja näin varmistaa optimaalinen toiminta myös poikkeustilanteissa. Datan ansiosta tuotekehitysresurssejamme voidaan suunnata asiakkaiden eniten käyttämiin toiminnallisuuksiin tai mahdollisten prosessin pullonkaulojen parantamiseen.

Onnistuneen projektin salaisuus on yleensä realistinen suunnitelma sen toteutukseen. Myös käyttöönottoprojektit alkavat huolellisella suunnittelulla ja odotusten hallinnalla.

Käyttöönottoprojektin sopimusehdot kannattaa suhteuttaa projektin kokoon nähden: jos käyttöönotto edellyttää vain muutamien päivien koulutuksen ja vähän konfigurointia, siihen ei kannata soveltaa samoja ehtoja kuin kuukausia kestävään projektiin.

Projektin toteutukseen kannattaa valita toimittajan projektimalli, joka on suunniteltu juuri kyseisen projektin toteutukseen ja on todennäköisesti tehokkaampi sekä edullisempi tilaajalle. Tilaajan mukana tuleva projektimalli tuottaa toimittajalle aina ylimääräistä työtä.