Mitä useampia järjestelmiä organisaatiolla on käytössään, sitä enemmän järjestelmäintegraatioiden merkitys korostuu. Miten sadat eri järjestelmät ja ohjelmistot saadaan pelaamaan yhteen?
Kuvittele, että tehtävänäsi olisi koota palapeli, mutta osan palojen liitännäiset olisivat täysin erimuotoisia keskenään. Miten palapelin kasaaminen tällöin onnistuisi?
Mitä useampia järjestelmiä organisaatiolla on käytössään, sitä enemmän niiden integraatioiden merkitys korostuu, sillä niiden avulla tieto siirtyy ohjelmien välillä vaivattomasti. Erityisesti vuonna 2023 toimintansa aloittaneet hyvinvointialueet ovat olleet suuren työn äärellä, kun jopa tuhannet ohjelmistot palkanlaskennasta potilasjärjestelmiin on pitänyt saada pelaamaan yhteen.
Visma Aquilan Director of Product Management Kim Hisinger alleviivaa, että kartoitus ja järjestelmällisyys ovat avainasemassa järjestelmien hankinnassa ja integraatioissa. Viimeistään käyttöönotossa on ensisijaisen tärkeää selvittää, mitä tarvetta ne palvelevat, ja millaista hyötyä niiden käyttöönotosta voi saada.
”Järjestelmäintegraatioissa suunnitelmallisuus on äärimmäisen olennaista. Siksi integraatiot kannattaa aloittaa piirtämällä järjestelmäkartta. Se näyttää, miten ohjelmat kytkeytyvät toisiinsa, mitä integraatiossa on tarkoitus siirtää ja minne. Samalla organisaatio määrittelee, kuka vastaa tiedon siirrosta ja integraatioiden valvonnasta”, Hisinger selittää.
Järjestelmäkartan avulla organisaatio huomaa, mitkä palapelin osaset pitää kiinnittää toisiinsa ja missä integraatiot, eli palapelin erimuotoiset liitännäiset, kaipaavat eniten hiomista.
”Järjestelmäkartat ovat usein kuin hämähäkinseittejä, joihin on sotkeutunut kärpänen: seittiä kulkee paikasta toiseen ilman symmetriaa. Hyvinvointialueilla puhutaan sadoista tai jopa tuhansista ohjelmistoista, kun mukana ovat muun muassa potilas- ja lääkejärjestelmät”, kuvailee Hisinger.
Järjestelmissä menneisyys ja nykyisyys kohtaavat
Yksityiskohtiin ei voi integraatiotilanteissa kiinnittää liikaa huomiota, Hisinger toteaa. Vaikka integrointi päällisin puolin vaikuttaisi helpolta tehtävältä, matkaan voi tulla mutkia. Viime vuosina tuotetut järjestelmät ovat jo melko valmiita erilaisille integraatioille, mutta vanhimmat käytössä olevat järjestelmät ovat 1980-luvulta, jolloin tiedon yhteensopivuus voi kärsiä.
”Täydellisessä maailmassa integraatio olisi nopea ja helppo prosessi, jossa vain vaihdettaisiin API-avain ja kaikki toimisi moitteettomasti. Pisimmillään integraatiot vievät satoja työtunteja, vaikka modernien järjestelmien joustavuus mahdollistaa integraatiot jopa tunneissa”, Hisinger kuvailee.
Integraatioita tehdessä on kriittisen tärkeää sopia vastuuasiat, etenkin jos mukana on useampia ohjelmistotoimittajia ja kumppaneita. Vastuuasioilla viitataan esimerkiksi siihen, kuka vastaa tiedon liikkumisesta ja vikatilanteessa tekee asiasta ilmoituksen – missään tapauksessa ei saa jäädä oletukseen, että ”joku” hoitaa asiat kuntoon.
Ymmärrä kokonaisuutta ja panosta osaavaan henkilöstöön
Toinen tärkeä asia on kokonaisuuden ymmärtäminen. Visma Aquila tarjoaa asiakkailleen integraatiokartoitusta, jossa kokonaisuus kartoitetaan ja integraatiot priorisoidaan. Myös osaavaan henkilöstöön kannattaa aina panostaa.
”Nykyisin kaivataan työntekijöitä, jotka ymmärtävät tekniikkaa, projektien vetämistä ja aikataulutusta, sekä tulevat hyvin toimeen ihmisten kanssa. Vaikka integraatiot koskevatkin koneita ja järjestelmiä, ihmiset lopulta toteuttavat nämä projektit”, Hisinger vinkkaa.
Järjestelmäintegraatioiden siintäessä edessäpäin kannattaakin projekti aloittaa huolellisella suunnittelulla ja kartoituksella – ja sille kannattaa varata aikaa. Hisinger toteaakin, ettei integraatioprosesseihin voi koskaan varmistautua liian varhain.
