Matka- ja kululaskujen käsittely nopeutui 45 prosenttia ja automaattihyväksyntä vie tarkastuksen taas askeleen eteenpäin. Solveon M2 -järjestelmän tuotejohtaja Jani Vertanen avaa blogissa, mistä tulokset syntyvät.
Harva taloushallinnon prosessi on yhtä tuttu aikasyöppö kuin matka- ja kululaskujen tarkastaminen. Ilman automaatiota lasku pomppii helposti työntekijän ja tarkastajan välillä kuin pingispallo: puuttuva kuitti, vajaa selite tai väärä tiliöinti, ja lasku palaa takaisin lähtöruutuun. M2-järjestelmästä saatavan datan mukaan lähes 10 prosenttia laskuista on päätynyt korjattavaksi, ja yhden laskun matka luonnista hyväksyntään on venynyt helposti useaan vuorokauteen, joskus kokonaiseen työviikkoon.
Viime vuosina tekoäly on tuonut haasteeseen täysin uusia ratkaisuja, esimerkiksi uusia tapoja tarkastaa laskujen oikeellisuus jo ennen hyväksyntään lähettämistä. M2-järjestelmän M2 Tarkka -palvelu hyödyntää sääntöjä ja tekoälyä juuri tähän: se tarkastaa laskun jo ennen hyväksyntään lähettämistä ja huomauttaa puutteista heti. Näin lasku lähtee kiertoon kerralla kunnossa, ja sekä käyttäjä että tarkastaja säästävät aikaa.
Tuloksena 45 % nopeampi läpimenoaika
Tärkein mittari, jolla seuraamme Tarkan vaikutusta, on laskun läpimenoaika, eli aika siitä, kun käyttäjä aloittaa järjestelmässä uuden laskun siihen, kun lasku on lopullisesti hyväksytty.
Kun vertaamme alkuvuotta 2026* samaan ajankohtaan vuotta aiemmin, laskun läpimenoaika on asiakkaillamme lyhentynyt M2 Tarkan avulla 45 prosenttia. Luku perustuu yli 30 Tarkkaa päivittäin käyttävän organisaation laskuihin, joita kertyi tältä ajalta yhteensä yli 100 000 kappaletta.
Mistä näin iso parannus syntyy? Ennen kaikkea siitä, että laskuja palautuu matkustajalle korjattavaksi entistä harvemmin. Kun lasku on kunnossa jo lähtiessään, se etenee suoraan maksuun eikä jää kulkemaan edestakaisin.
Hyöty on suurin isommissa organisaatioissa, joissa laskuja on paljon ja tarkastus on keskitetty yhteen paikkaan, kuten matkahallintoon.
* Laskudata ajalta 1.1.2026 - 8.6.2026, verrattuna samaan ajanjaksoon vuonna 2025.
Automaattihyväksyntä vie prosessin uudelle tasolle
Entä jos lasku, jossa kaikki on kohdallaan, voisi edetä maksuun ilman että kenenkään tarvitsee sitä erikseen kuitata? Juuri tähän vastaa M2 Tarkan uusi automaattihyväksyntä.
Automaattihyväksyntä tarkoittaa, että lasku voidaan hyväksyä valituilla tasoilla ilman hyväksyjien kirjautumista M2:een, kun se läpäisee tietyt organisaation itse määrittelemät säännöt.
Olennaista on, että säännöt pysyvät aina organisaation omissa käsissä: jokainen päättää itse, mitkä ehdot tai rajat laskun on täytettävä, ennen kuin se voi edetä automaattisesti eteenpäin prosessissa.
Samalla ihmisen rooli pysyy tärkeänä silloinkin, kun automaatio hoitaa rutiinin. Organisaatio voi itse asettaa pistokoeprosentin, jonka mukaan osa laskuista ohjautuu silti tarkastajalle, vaikka ne täyttäisivät kaikki vaaditut ehdot. Näin organisaatio voi seurata automaation toimintaa ja varmistaa, että se toimii jatkuvasti niin kuin pitää.
Entä sitten laskun tarkastaja, jolta osa rutiinityöstä poistuu automaation myötä? Liikematkustuksessa riittää aina sellaista selvitettävää ja ohjeistettavaa, mihin automaatio ei tuo ratkaisua. Kun perustarkastus hoituu automaattisesti taustalla, asiantuntijalle jää enemmän aikaa työntekijöiden neuvontaan, prosessien parantamiseen ja niihin haastavampiin tapauksiin, jotka tarvitsevat ihmisen aikaa ja harkintaa.
Mitä automaatio tarkoittaa eri rooleille
Nopeampi läpimenoaika ja automaattihyväksyntä näkyvät arjessa eri tavoin riippuen siitä, missä roolissa laskujen kanssa työskentelee:
-
Talousjohtaja: Laskut päätyvät nopeammin kirjanpitoon, ja talouden ennustettavuus paranee. Samalla syntyy selvää säästöä, kun asiantuntijoiden työaika ei kulu laskujen selvittelyyn.
-
Tarkastaja ja taloushallinnon asiantuntija: Aikaa vapautuu rutiinista työhön, joka tuo organisaatiolle enemmän arvoa – neuvontaan, prosessien kehittämiseen ja hankalampien tapausten ratkaisemiseen.
-
Matkustava työntekijä: Kun lasku etenee sujuvasti, omilla rahoilla maksetut kulut palautuvat tilille nopeammin.
Säännöt ja tekoäly toimivat yhdessä
Kun lasku saapuu tarkastukseen, sitä ei katso pelkkä tekoäly. Tarkka yhdistää asiakaskohtaiset säännöt ja tekoälyn, ja parhaat tulokset syntyvät, kun nämä kaksi toimivat yhdessä.
Periaate on yksinkertainen: jos jokin asia tarkastuksessa voidaan hoitaa ilman tekoälyä, se kannattaa hoitaa ilman tekoälyä. Tavallinen automaatiosääntö on aina tekoälyä nopeampi, ja siihen liittyy vähemmän epävarmuutta. Tekoäly otetaan avuksi siellä, missä se tuo jotain, mihin säännöt eivät yllä.
Käytännössä tekoäly auttaa esimerkiksi näin:
-
Selitteen ja kululajin vertailu. Kun käyttäjä kirjoittaa laskulle selitteen, tekoäly osaa verrata sitä valittuun kululajiin ja arvioida yllättävän tarkasti, oliko valinta oikea. Tällaista ei tavallisilla säännöillä ole aiemmin pystytty tekemään.
-
Verohallinnon ohjeiden tulkinta. Ohjeet ovat usein monisyisiä: edustustilaisuudesta on esimerkiksi käytävä ilmi osallistujat, heidän organisaationsa ja tilaisuuden luonne. Näiden tarkastaminen ilman tekoälyä olisi työlästä.
- Käyttäjän opastus chatissa. Tekoäly vastaa järjestelmän käyttäjän kysymyksiin suoraan chatissa, ja vastaukset perustuvat organisaation omiin materiaaleihin. Näin käyttäjä ei jää yleisten ohjeiden varaan, vaan saa juuri sen tiedon, joka pätee hänen omassa organisaatiossaan.
Mihin automaatiomatka vie seuraavaksi
Tekoäly on tuonut matka- ja kuluhallintaan jo nyt aivan uudenlaisia ratkaisuja, mutta kehitys on vasta alkuvaiheessa. Seuraavaksi vuorossa ovat itsenäiset tekoälyagentit. Niiden ytimessä on muita agentteja ohjaava pääagentti (Task Orchestration and Planning Intelligence), joka osaa ottaa toimeksiannon vastaan käyttäjältä tai koota tarvittavat tiedot itse, ohjata muut agentit työhön ja viedä tehtävän loppuun – esimerkiksi laatia valmiin matkalaskun.
Näin yhä suurempi osa rutiinityöstä hoituu taustalla. Tavoitteenamme on, että jopa 80 prosenttia laskun tekemisestä ja 95 prosenttia laskujen tarkastuksesta ja hyväksynnästä hoituu automaattisesti.
90 prosentin automaatioaste matka- ja kuluhallinnassa on täysin saavutettavissa, ja se on tavoittelemisen arvoinen päämäärä. Sinne ei päästä hetkessä, mutta jokainen käyttöönotettu sääntö ja jokainen automatisoitu työvaihe vie lähemmäs – ja tuo hyödyt näkyviin jo matkan varrella.
