Asiakastarina
Hämeenkyrön kunnassa taloushallinnon arki sujuu Wintimellä
Pirkanmaalla sijaitsevassa reilun 10 000 asukkaan Hämeenkyrössä koko kunnan laskentatoimi hoituu osaavalla neljän hengen tiimillä. Taloushallinnon järjestelmä oli tarve uudistaa ja Wintime otettiin käyttöön tammikuussa 2026.
Nykyaikainen ratkaisu tutulta ohjelmistokumppanilta
Laskentapäällikkö Lotta Salmela kertoo, että taloushallintojärjestelmän uudistaminen tuli ajankohtaiseksi, kun aiemmin käytössä ollut työkalu Intime oli tullut elinkaarensa päähän. Kunnassa haluttiin ohjelmisto, joka vastaa tämän päivän vaatimuksia. Ratkaisuksi valikoitui tutun toimittajan Wintime-järjestelmä.
“Halusimme nykyaikaisen ohjelmiston, ja näimme etuna sen, että otamme uuden sukupolven ohjelman samalta toimittajalta, jotta siirtymävaihe ja konversiot sujuisivat mahdollisimman joustavasti. Yhteistyö oli sujunut niin hyvin ja meidän ympäristömmekin oli jo tuttu”, Salmela kertoo.
Wintime on julkiselle sektorille suunniteltu taloushallinnon ohjelmisto, joka automatisoi talouden prosessit ja tarjoaa reaaliaikaisen tiedon päätöksenteon tueksi. Hämeenkyrössä se toimii taloushallinnon pääjärjestelmänä, jolla hoidetaan kunnan koko laskentatoimi: kirjanpito, ostoreskontra ja ostolaskujen kierrätys, myyntireskontra ja laskutus, käyttöomaisuuden hallinta, sähköinen arkistointi sekä raportointi, joka tuo taloustiedon laskentatoimen lisäksi myös kunnan muiden viranhaltijoiden käyttöön.
Wintimen tiedonsiirrot ovat pitkälti automaattisia. Ei ole enää manuaalista tiedostojen siirtoa palvelimelta toiselle, jotta toinen ohjelma pystyisi lukemaan niitä, vaan siirrot sujuvat taustalla. Työ on sujuvoitunut siltä osin paljon.
Lotta Salmela
laskentapäällikkö, Hämeenkyrön kunta
Vähemmän manuaalista työtä, enemmän ajantasaista tietoa
Arjessa suurin muutos näkyy Salmelan mukaan siinä, mitä ei enää tarvitse tehdä itse käsin. Kuntataloudessa tietoa syntyy monessa paikassa: esimerkiksi vesihuollon ja varhaiskasvatuksen laskutus hoidetaan omissa järjestelmissään, joista asiakas- ja laskutustiedot siirtyvät reskontraan. Wintime on suunniteltu varmistamaan saumaton tiedonkulku juuri tällaisten järjestelmien välillä.
“Wintimen tiedonsiirrot ovat pitkälti automaattisia. Ei ole enää manuaalista tiedostojen siirtoa palvelimelta toiselle, jotta toinen ohjelma pystyisi lukemaan niitä, vaan siirrot sujuvat taustalla. Työ on sujuvoitunut siltä osin paljon”, Salmela kertoo.
Selainpohjainen käyttöliittymä on helpottanut myös etätyötä: aiemmin tiedostosiirtoihin tarvittiin VPN-yhteys, jota nyt ei tarvita.
Laskentatoimen ulkopuolella hyöty näkyy ennen kaikkea raportoinnissa - esihenkilöt ja johto saavat taloustiedon käyttöönsä silloin, kun sitä tarvitaan.
“Esihenkilöt ja johto käyttävät itse raportointityökalua ja sinne rakennettuja raportteja. Taloustiedot siirtyvät Wintimestä reaaliajassa, joten ne ovat katsottavissa päivittäin. Raportointi on helpottunut kyllä huomattavasti”, Salmela iloitsee.
Yksittäistä järjestelmän ominaisuutta hänen on vaikea nostaa ylitse muiden. Perusasiat sujuvat, ja se on kunnan laskentatoimessa juuri se, mitä järjestelmältä odotetaan.
“Wintimessä on nykyaikainen käyttöliittymä, se on modernin näköinen ja nopea, ja sitä on sujuva käyttää. Tykkään valikoista, joissa on selkeä puurakenne ja joista löytyvät helposti ne osiot, joissa työtä tehdään. Kyllä sieltä löytyvät kaikki perusominaisuudet, mitä laskennassa tarvitaan”, Salmela kiteyttää.
Wintimessä on nykyaikainen käyttöliittymä, se on modernin näköinen ja nopea, ja sitä on sujuva käyttää.
Lotta Salmela
laskentapäällikkö, Hämeenkyrön kunta
Käyttöönotto eteni aikataulussa – ja ilman näkyviä muutoksia ulospäin
Ohjelmiston käyttöönottoa valmisteltiin hyvissä ajoin suunnittelemalla ja varsinaista projektia tehtiin tiiviisti noin neljä kuukautta ennen käyttöönottoa. Projektin vaiheet aikataulutettiin yhdessä Solveonin asiantuntijoiden opastamana. Salmela veti projektia kunnan päässä ja pitää selkeää vaiheistusta yhtenä onnistumisen edellytyksenä.
“Projektipalavereissa saimme aina selkeät ohjeet siitä, mitä meidän kannattaa miettiä seuraavaksi. Aikataulu oli konsulteilla niin hienosti hallussa, että se helpotti omaa oloa: meiltä kysyttiin kysymykset siinä järjestyksessä, jossa niihin pitikin etsiä vastauksia”, hän kertoo.
Ohjelmiston käytön harjoittelu aloitettiin rohkeasti omassa testikannassa heti, kun se saatiin pystyyn. Kunnan toiveesta perustettu yhteinen työtila puolestaan piti kaikki dokumentit, muistiot ja aikataulut samassa paikassa – ja mahdollisti nopeat kysymykset kesken arjen.
“Oli hienoa, että meillä oli oma toimiva testikanta, jossa olivat omat numerot, suuruusluokat ja kustannuspaikat, niin ymmärsi asiat heti paljon paremmin”, Salmela muistelee.
Projektille nimettiin oma konsultti, joka ehti oppia tuntemaan sekä kunnan ympäristön että ihmiset. Kun eteen tuli tilanne, jota ei ollut osattu ennakoida, seuraavaan palaveriin oli jo valmisteltu vaihtoehtoisia ratkaisuja.
“Solveonin asiantuntijoilla oli osaamista paitsi ohjelmistosta ja kirjanpidosta, myös julkishallinnon ja kuntien talouden piirteistä. Meidän ei tarvinnut erikseen selittää, millaista kunnan taloushallinto on. Apua sai myös aina kun sitä tarvitsi”, Salmela avaa.
Yksi projektin tavoitteista kunnassa oli, ettei muutos juurikaan näkyisi ulospäin myyntilaskuasiakkaille tai eri toimittajille. Siinä onnistuttiin, ja aikataulussa pysyttiin.
Käyttöönoton jälkeen oppiminen on jatkunut omaan tahtiin. Hämeenkyrössä on hyödynnetty sekä Solveon Akatemian ohjevideoita että järjestelmän sisäänrakennettuja ohjeita, ja tarvittaessa apua saa tukipyynnöllä.
"Akatemian ohjevideot ovat olleet oppimisessa tosi hyviä, ja järjestelmän omista ohjeista löytyy neuvoja uusiin tilanteisiin. Tuesta saa apua nopeasti, oli kysymys sitten isompi tai pienempi", Salmela kertoo.
Solveonin asiantuntijoilla oli osaamista paitsi ohjelmistosta ja kirjanpidosta, myös julkishallinnon ja kuntien talouden piirteistä. Meidän ei tarvinnut erikseen selittää, millaista kunnan taloushallinto on. Apua sai myös aina kun sitä tarvitsi.
Lotta Salmela
laskentapäällikkö, Hämeenkyrön kunta
Vinkit muille kunnille
Salmela jakaa mielellään projektin varrella opittuja asioita eteenpäin ja tärkein niistä koskee ajankäyttöä:
“Varatkaa aikaa ja resurssia myös käyttöönoton jälkeisiin ensimmäisiin kuukausiin. Arki opettaa aina jotain, mitä testauksessa ei tule vastaan”, hän korostaa.
Toinen vinkki koskee roolitusta: yksi ihminen ei voi hoitaa, tietää eikä ehtiä kaikkea, joten tehtävät kannattaa jakaa selkeästi jo alussa.
Perusvarmuus arkeen löytyi Hämeenkyrössä muutamassa kuukaudessa, ja kehitystyö jatkuu yhdessä. Kunta on tehnyt kehitysehdotuksia matkan varrella, ja osan on määrä päästä tuotantoon jo tämän vuoden puolella.
Seuraava etappi on jo näköpiirissä. Nyt kun rutiinit ovat kohdallaan, Hämeenkyrössä on aikaa pysähtyä sen äärelle, mitä uusia toimintatapoja järjestelmä mahdollistaa.
“Wintimessä on varmasti ominaisuuksia, joita emme ole osanneet edes hakea. Nyt aletaan etsiä, miten asioita voisi tehdä vieläkin sujuvammin”, Salmela pohtii.
Sitä matkaa kuljemme mielellämme yhdessä.
Kiinnostuitko? Kerromme mielellämme lisää
Sujuvoita kunnan taloushallintoa automaation ja reaaliaikaisen tiedon avulla.