Case Schetelig: Tiiman työajanseuranta tarjoaa luotettavat tiedot helposti

“Vanha työajanseurantajärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2016, kun paperin pyörittämisestä siirryttiin digitaaliseen maailmaan. Se järjestelmä palveli siinä hetkessä hyvin. Mutta matkan varrella havaitsimme, että tiedot eivät olleet luotettavia”, talousjohtaja Jarmo Westervik kertoo.

Westervik kartoitti vuoden 2023 keväällä, mitä vaihtoehtoja markkinoilla oli tarjolla. Loppujen lopuksi valinta oli helppo ja yksinkertainen prosessi. 

“Meillä on monimutkainen työajantulkinta. Tiima oli ainoa, joka pystyi vastaamaan meidän tarpeisiin. Se oli tärkein valintakriteeri, muilla ei ollut tarvittavia ominaisuuksia. ”

“Toinen kriteeri oli järjestelmän käytettävyys. Tiima on helppo ja selkeä loppukäyttäjille. Siinä yhdistyy monipuoliset ominaisuudet ja käytettävyys.”

Palkkatapahtumat ja poissaolot tuotetaan Tiiman monipuolisten raportointiominaisuuksien avulla. Liittymiä muihin järjestelmiin ei ole luotu. Tiimaan on toteutettu pieni palkkatulkinta, jonka pohjana on kaupan alan TES.  Uusien TESien päivittäminen on helppoa, eikä se edellytä koodiin kajoamista.

Kaupan alan työajantulkinta ei ole ihan yksinkertainen rasti, sillä työaika tasataan 52 viikon jaksoissa. Tämän päälle lisätyöt jaetaan perusosaan ja korotusosaan. Perusosa menee liukumasaldoon ja korotusosat siirretään työaikapankkisaldoon. 

“Tiima on hieno ja toimiva työkalu, sen avulla kertymät ja tasaukset menevät oikein”, Westervik sanoo.

Westervikilla on vain hyvää sanottavaa Tiimasta: prosesseja on pystytty suoraviivaistamaan, ja käyttö on helppoa ja selkeää. Tämän ansioista työntekijät ovat oppineet käytön nopeasti, ja he ovat olleet tyytyväisiä.

“En ole kuullut yhtään poikkipuolista sanaa, mikä on täysin poikkeuksellista. Yleensä, kun vaihdetaan järjestelmästä toiseen, tulee jotain sanomista. Nyt ei ole tullut mitään palautetta tai valituksia.”

Työntekijät tekevät itse merkinnät järjestelmään. Sieltä ne menevät esihenkilöille, jotka esimerkiksi hyväksyvät kaikki poissaolot. Näin esihenkilöt tietävät, missä työntekijät ovat, kuinka paljon vapaita heillä on ja milloin he ovat sairaana. 

Automaattiviestit kertovat, milloin jonkun pitää käydä hyväksymässä poissaolo tai ne varoittavat, että työajan enimmäismäärä on täyttymässä.

“Minun ei tarvitse enää muistutella ketään. Automaattisten viestien ansiosta minun ei tarvitse katsella asioiden perään”, Westervik kertoo. 

Westervikin mielestä Tiiman raportointiominaisuudet on tehty todella fiksusti.

“Käytän raportointia paljon. Vain taivas rajana, mitä Tiimasta saa ulos. Voin esimerkiksi tarkistaa helposti palkattomat poissaolot tai sairauspoissaolot.  Painan vain enter ja katson tulokset. “

Westervik pitää Tiiman etuna skaalautuvuutta. Hän voi luoda omat pankit liukuvalla työajalle, työajalle, loma-ajoille… Esimerkiksi työntekijät voivat tarkistaa helposti lomakauden kertymät, joten kaikki lomat tulee pidettyä.

“Arvostan myös Visman luotettavuutta. Suurelta toimittajalta saatu tuki on eri luokkaa kuin, mitä pienemmät toimijat tarjoavat.”

Schetelig on käyttänyt jo muutaman vuoden M2 -kulu- ja matkalaskuohjelmaa. Se on käytössä kaikilla, joilla on firman luottokortti. Toisin sanoen niillä, jotka liikkuvat ja matkustavat paljon eli käytännössä johto ja myyjät.

“Kuittirumba olisi ihan mahdoton ilman M2:a. Kun maksaa lennot ja hotellin sekä tarjoaa aterian asiakkaalle, taskut pursuaa kuitteja”, Westervik sanoo.

Mobiilisovellus on Westervikin mielestä M2:n paras ominaisuus. Kun ottaa valokuvan kuitista, se siirtyy suoraan järjestelmään.

“Matka- tai kululaskun tekeminen on todella yksinkertaista. Järjestelmä ehdottaa, että kuuluvatko nämä kulut yhteen. Sitten vain klik klik, ja lasku on siinä.”

Westervikin mukaan paperittomuus on parasta, koska kuitit eivät ole koskaan kadoksissa. Hän pääsee kiinni kuluihin, jos jälkikäteen tarvitsee etsiä jotain.

“Kun kaikki on sähköisessä muodossa, pystyn hakemaan yksittäistä tapahtumaa tai henkilöä ja kaivamaan esiin yksittäisen tositteen.”

Rahaliikennettä  ei tarvitse pyörittää manuaalisesti palkkojen kautta, koska M2:ssa on mukana maksuliitännät. Kun kulu on hyväksytty, raha lähtee napin painalluksella oikeaan osoitteeseen. Myös verottajalle menee automaattisesti tieto verovapaista korvauksista.

Millaisia vinkkejä antaisit järjestelmän vaihtoa harkitsevalle?

“Vahvasti suosittelen, että valitse tarpeeksi iso ja luotettava kumppani. Silloin voit olla varma, että kaikki toimii ja menee hyvin. Saat sen tuen, mitä tarvitset.”