Muutosmatkalla kohti toimivaa teknologia-arkea – Selviytymisopas muutosjohtamiseen

Organisaatiot uudistavat järjestelmiään jatkuvasti, mutta tekninen käyttöönotto ei vielä takaa, että toimintatavat muuttuvat. Suurin muutos tapahtuu ihmisten ajattelussa ja arjessa, ja siellä myös ratkaistaan, kannattiko investointi.

Webinaarissa pureudutaan siihen, miten järjestelmämuutoksia johdetaan niin, että uusi toimintatapa juurtuu aidosti osaksi arkea – ihmiset, teknologia ja organisaation tavoitteet huomioiden. Mukana ovat Sydänsairaalan tieto- ja tekoälypalveluiden kehityspäällikkö Juuso Koivula-Miina, työelämän muutosten asiantuntija ja Guidinin toimitusjohtaja Johanna Pystynen sekä Visma Aquilan HR-teknologiaratkaisujen tuotejohtaja Hanna-Mari Kinnunen jakamassa konkreettisia oivalluksia siitä, miten järjestelmäuudistus kannattaa viedä läpi ennen muutosta, sen aikana ja sen jälkeen.

Moni järjestelmäuudistus lähtee liikkeelle teknologiasta: halutaan uusi ratkaisu, uusia ominaisuuksia tai tehokkaampia prosesseja. Onnistumisen kannalta ratkaisevaa on kuitenkin se, että organisaatio määrittelee jo varhain, mitä ollaan oikeasti muuttamassa ja miksi.

“Yleinen haaste on, että lähdetään liian nopeasti ratkomaan asioita työkaluilla, ennen kuin on tarpeeksi tarkalla tasolla mietitty, mikä se haluttu muutos ja meidän tavoitetila oikeasti on”, Hanna-Mari Kinnunen kiteyttää.

Pelkkä tekninen projekti ei siis vielä johda toimivampaan arkeen. Jos tavoite jää epäselväksi tai ihmiset kokevat muutoksen irrallisena omasta työstään, uusi järjestelmä voi jäädä helposti pintapuoliseksi ratkaisuksi.

Viestinnällä on tässä tärkeä rooli. “Muutosviestinnän tarve alkaa siitä hetkestä, kun muutos mainitaan ensimmäisen kerran”, Johanna Pystynen muistuttaa. Muutokseen liittyvä tarina, tunteet ja tulkinnat alkavat muodostua ihmisten ajatuksissa heti, ja avoin sekä oikea-aikainen viestintä ohjaa niitä rakentavaan suuntaan.

Muutoksen onnistumista ei voi arvioida pelkästään sillä, otettiinko järjestelmä käyttöön tai kuinka moni sitä käyttää. Olennaista on, muuttuuko toiminta oikeasti.

"Käyttöönottovaiheessa projekti on takana, mutta kehitystyö vasta alkaa. Olisi tärkeää organisaatiossa nimetä omistajuus jatkossakin ja jatkaa palautteen keräämistä ja mittarointia”, Kinnunen tiivistää.

Muutoksen juurtumista voi mitata yksinkertaisillakin mittareilla, kunhan lähtötilanne ja tavoitteet ovat selvillä. Pystynen nostaa esiin yhden kysymyksen taktiikan: luottavatko ihmiset siihen, että asiat onnistuvat uuden järjestelmän avulla esimerkiksi seuraavan kvartaalin aikana? Vastaus voi paljastaa nopeasti, mitä esteitä pinnan alla on ja mihin seuraavaksi kannattaa keskittyä.

Toinen muutoksen onnistumisesta kertova signaali on rinnakkaisten toimintamallien näkyminen – tai niiden vähittäinen poistuminen. Jos uuden järjestelmän rinnalla käytetään edelleen Excel-taulukoita tai vanhoja toimintamalleja, kyse ei välttämättä ole teknisestä ongelmasta, vaan siitä, ettei uusi toimintatapa ole vielä aidosti muuttunut osaksi työtä. “Pitää ymmärtää, mitä ihminen tarvitsee voidakseen luopua siitä vaihtoehtoisesta tavasta ja siirtyä uuteen ratkaisuun”, Koivula-Miina kiteyttää.

Parhaimmillaan järjestelmäuudistus on siis jatkuva kehitysmatka, ei yksittäinen projekti. Kun palautteelle on selkeä kanava ja kumppani ymmärtää arjen muutostarpeita, teknologia kehittyy samaan suuntaan organisaation tavoitteiden kanssa – ja tukee toimivaa teknologia-arkea myös käyttöönoton jälkeen.