Liian moni organisaatio kohtelee perehdytystä muodollisuutena – vaikka se on ensimmäinen ja tehokkain tapa vaikuttaa siihen, jääkö uusi työntekijä taloon. Talentin tuotepäällikkö Marja Eloranta avaa, missä useimmat organisaatiot kompastuvat perehdytyksessä.
Perehdytys on usein ensimmäinen asia, jonka uusi työntekijä käy läpi, ja sen aikana muodostuu käsitys siitä, millaista työpaikassa on olla töissä. Organisaatioiden perehdytyskäytännöt vaihtelevat kuitenkin paljon ja voivat olla hyvin kirjavia. Isoimmilla organisaatioilla saattaa olla käytössä oma perehdytysjärjestelmä, mutta useimmilla prosessit ovat manuaalisia. Käytössä on exceleitä ja valmiita runkoja, mutta ei automatisoitua järjestelmää, joka näyttäisi koko organisaatiolle, missä vaiheessa perehdytys kulloinkin on.
Mitä huonosta perehdytyksestä seuraa?
Organisaatiot epäonnistuvat perehdytyksessä useimmiten työntekijän kokemuksessa. Ilman perehdytyspohjia ja -suunnitelmia sekä selkeää, määrämittaista tapaa toimia, kokemus perehdytyksestä jää yksittäisen esihenkilön tai perehdyttäjän varaan.
Jos perehdytykseen ei panosteta tai se hoidetaan puolihuolimattomasti, uusi työntekijä ei tunne oloaan varmaksi eikä tervetulleeksi. Jos ensikokemus on huono, hän vaihtaa mieluummin paikkaa kuin jää. Rekrytointi maksaa aina työnantajalla, joten kun työntekijä on valittu tehtävään, yleensä halutaan, että hän jää. Silloin hyvä perehdytys on tärkeä pitovoimatekijä.
Perehdytys valmistaa työntekijää myös itse työtehtävään. Jos hän ei saa siitä tarvitsemaansa tietoa, hän joutuu selvittämään asioita itse. Se vie aikaa, näkyy tuottavuudessa ja lisää virheiden riskiä – ja virheet tulevat aina jollain tavalla kalliiksi.
Näin perehdytyksestä tulee tasalaatuista
Perehdytyksen laatu ei saisi koskaan olla kiinni siitä, kuka sattuu olemaan perehdyttäjänä.
Toiset perehdyttävät perusteellisesti, kun taas toisilla perehdytys jää muutaman ohjeen ja linkin varaan. Mitä suurempi organisaatio, sitä tärkeämpää olisi, että perehdytys olisi hallittua, tasalaatuista ja tasapuolista jokaiselle sitä tarvitsevalle.
Solveon Talentin ratkaisu tasapuoliseen perehdytykseen on järjestelmään rakennettu Perehdytys-moduuli, joka tuo perehdytyksen osaksi samaa kokonaisuutta kuin kehityskeskustelut ja osaamisen hallinta. Henkilöstöhallinto voi rakentaa valmiit perehdytyspohjat eri ammattiryhmille etukäteen, esihenkilö voi vastuuttaa perehdytystehtävät suoraan järjestelmässä, ja koko prosessi näkyy reaaliaikaisesti kaikille osapuolille. Näin kenenkään ei tarvitse jäädä miettimään, käytiinkö jokin asia oikeasti läpi vai ei. Moduuli sisältyy Talentin SaaS-maksuun, joten se ei vaadi nykyasiakkailta erillistä investointia – vain käyttöönottomaksun ja mahdollisen konsultoinnin sekä päätöksen alkaa käyttää perehdytysmoduulia.
Kun perehdytys ei ole enää kiinni yksittäisen ihmisen muistista tai ajankäytöstä, sen laatu ei myöskään vaihtele yhtä herkästi. Kunta-alalla, jossa eläköityminen ja henkilöstön vaihtuvuus ovat arkipäivää, valmis perehdytyspohja voidaan ottaa käyttöön kerta toisensa jälkeen aina, kun samaan ammattiryhmään palkataan uusi työntekijä. Hyvinvointialueilla kyse on useimmiten akuutista osaajapulasta, mutta perehdytyksen tarve on sama – ja usein vielä laajempi, sillä perehdytystä tarvitaan yhtä lailla silloin, kun työntekijä siirtyy tehtävästä toiseen saman organisaation sisällä. Molemmissa tapauksissa lopputulos on sama: kun ihminen tietää, mitä häneltä odotetaan, hän kokee tekevänsä merkityksellistä työtä, ja se näkyy suoraan myös työnantajamielikuvassa.
Siksi perehdytystä ei tule jättää sattuman varaan tai nähdä HR:n sisäisenä muodollisuutena, vaan koko organisaation menestyskysymyksenä, joka vaikuttaa suoraan kykyyn pitää kiinni osaajistaan.
