Suomen konttorin tarpeisiin sopivat HR-järjestelmät helpottivat työtä - case: R&M Ship Technologies Oy

Paikallisella HR-ratkaisulla helpompaa henkilöstötietojen hallintaa

Yrityksessä on vuosien aikana ehditty kokeilla useampaa eri HR-järjestelmää. Pari vuotta sitten konsernilta tuli päätös yhteisestä HR-järjestelmästä, joka tulisi kaikkien yhtiöiden käyttöön.

Uutta järjestelmää lähdettiin räätälöimään yritykselle sopivaksi, mutta käyttökokemus tuntui silti kankealta sekä pääkäyttäjälle että loppukäyttäjälle. Jopa perusasiat tuntuivat vaikeilta, eikä ohjelma täyttänyt Suomen toimintaympäristön vaatimuksia. Muokattavuus oli lähes mahdotonta, ja useat asiat löytyivät monen klikin päästä.

Järjestelmä ehti olla käytössä vain vuoden ajan, kun R&M:llä lähdettiin etsimään paremmin tarpeisiin sopivaa HR-järjestelmää.

– Oli tärkeää, että saimme itse valita käyttöönotettavan järjestelmän, koska käytännöt ja lainsäädäntö ovat täällä täysin erilaiset kuin emoyhtiöllä Saksassa. Tarvitsimme Suomen tarpeisiin soveltuvan HR-järjestelmän, kertoo R&M Ship Technologies Finland Oy:n HR- ja hallintopäällikkö Marjo Vähäsarja.

Yritys aloitti HR-järjestelmien kilpailutuksen ja päätyi lopulta Saima HR-järjestelmään alkuvuodesta 2022. Uuteen järjestelmään on oltu tyytyväisiä R&M:llä.

– Uuden työntekijän luominen vie Saimassa yhden minuutin, kun aiemmassa järjestelmässä se oli pahimmillaan puolen päivän jumppa , Marjo havainnollistaa.

Helppo ja reaaliaikainen työajanseuranta myös työntekijöille

Myös työajan kirjaukset hoidettiin ennen manuaalisesti, sillä aiempi järjestelmä ei tarjonnut reaaliaikaista työajankirjaamismahdollisuutta.

Toimiva työajanseurantamahdollisuus oli R&M:lle järjestelmän valinnassa edellytys, ja yritys ottikin Saima HR:n lisäksi käyttöön samanaikaisesti myös Tiiman työajanseurannan. Kyseiset järjestelmät päätettiin ottaa käyttöön, sillä molemmat saatiin käyttöön samanaikaisesti – samalta yritykseltä ja myyjältä.

– Jo myyntivaiheessa tuli ilmi, että Saima HR:n ja Tiima toimivat saumattomasti yhteen. Minua ei haitannut, että järjestelmät toimivat erillään, sillä ajattelen asiaa peruskäyttäjän näkökulmasta. Tärkeintä on, että järjestelmä on loppukäyttäjälle mahdollisimman simppeli, Marjo selventää.

Tällä hetkellä Saimassa hallitaan perusdataa, josta se siirtyy automaattisesti Tiimaan. Tiima on työntekijöiden käytössä työajan kirjauksissa ja poissaolojen hallinnassa.

Työntekijät ovat ottaneet Tiiman nopeasti käyttöön.

– Käyttäjät pitävät Tiimassa erityisesti siitä, että työajat ja poissaolot voi kirjata mobiilisti. Järjestelmän käyttö on helppo kouluttaa myös uusille työntekijöille. He saavat järjestelmän heti käyttöön ja jo heti seuraavasta päivästä osaavat käyttää sitä omillaan, Marjo iloitsee.

Käyttöönottoprojektille varattiin hyvin aikaa: projekti aloitettiin alkuvuodesta 2022 ja molemmat järjestelmät saatiin lopulta käyttöön marraskuussa 2022.

Joustava käyttöönottoaikataulu oli R&M:lle tärkeää, sillä Marjo on Suomen-yksikön ainut HR-asiantuntija. Käyttöönottoprojekti täytyi ottaa arkeen mukaan muiden tehtävien ohella hoidettavaksi. Tämän vuoksi yrityksessä oli varattu käyttöönotolle reilusti aikaa, jotta uutta järjestelmää ehditään rauhassa rakentaa ja testata. Lisäksi yrityksen projektiaikataulujen vuoksi oli tärkeää odottaa projektin loppumiseen saakka, jotta käyttöönottoon saatiin myös loppukäyttäjät mukaan.

– Käyttöönotto sujui hienosti ja yhteistyö Saima HR:n ja Tiiman konsulttien kanssa toimi hyvin. Käyttöönottoprojekti onnistui, kun sille oli varannut hyvin aikaa, Marjo summaa.

Kaiken kaikkiaan käyttöönotto oli onnistunut, eikä projektin jälkeenkään ole tarvinnut jäädä yksin. Marjo antoikin sekä käyttöönotolle että järjestelmille täydet viisi tähteä.

– Koko projekti on mennyt hienosti rakennusvaiheesta järjestelmien livetykseen asti. On hienoa, että tuki toimii nopeasti, ettei tarvitse puuhata uuden järjestelmän kanssa yksin, Marjo päättää.