Kun uuden järjestelmän käyttöönotto takkuaa, on helppoa syyttää teknologiaa. Visma Aquilan kaupallinen johtaja Janne Suomalainen kertoo, miksi todellinen syy löytyy useimmiten muutosjohtamisesta – ja miksei organisaation muutos tapahdu hetkessä.
Syytä uuden järjestelmän käyttöönoton haasteisiin haetaan hyvin usein järjestelmästä. Se on helppo selitys, mutta usein väärä. Syy käyttöönoton ongelmissa ei yleensä ole teknologiassa, vaan siinä, että muutos uuteen on huonosti valmisteltu eikä ihmisiä otettu siihen mukaan. Tällöin syyttävä sormi osoittaa järjestelmää, vaikka kyse olisi oikeammin muutosjohtamisen puutteesta.
Eivät järjestelmätkään ole aina virheettömiä. Joskus kyseessä voi olla aidosti tekninen puute, joskus kilpailutuksessa on päädytty ratkaisuun, joka ei sovi käyttötarkoitukseen kovin hyvin ja joskus taas järjestelmä on otettu väärin käyttöön. On tärkeää ymmärtää juurisyy sille, miksi järjestelmä ei toimi. Jos todellinen ongelma on toimintatavoissa, muutoksen hallinnassa ja projektin johtamisessa, ja ratkaisua haetaan vaihtamalla järjestelmää, korjataan väärää asiaa kalliisti, ja usein turhaan.
Miksi muutosjohtaminen epäonnistuu?
Muutosjohtamisen epäonnistuminen johtuu useimmiten siitä, ettei organisaatio ole viestinyt työntekijöilleen tulevasta muutoksesta tai motivoineet heitä siihen. Me järjestelmätoimittajana varmistamme, että toimittamamme järjestelmä vastaa sitä, mitä on yhdessä asiakkaan kanssa sovittu. Pyrimme aina käyttöönotoissa korostamaan muutosjohtamisen merkitystä, mutta lopullinen vastuu siitä jää asiakkaalle.
Järjestelmä voi hyvinkin vaihtua kerralla – tänään käytetään vanhaa järjestelmää, huomenna uutta. Se ei kuitenkaan tarkoita, että organisaatiossa muutoksen pitäisi tapahtua samalla tavalla.
Ihmiset eivät lähtökohtaisesti rakasta muutoksia, varsinkaan sellaisia, jotka eivät ole heistä itsestään lähtöisin. Osa omaksuu uuden nopeasti, mutta osa tarvitsee enemmän aikaa sulatella ja jäsentää asiaa sekä sitoutua muutokseen. Kun muutos johdetaan hyvin, erilaiset tavat ottaa muutos vastaan huomioidaan ja organisaatiolle annetaan aikaa liukua liitoskohdan yli, vaikka itse järjestelmä vaihtuukin hetkessä.
Puhu ihmisten kieltä
Yksi asia, johon johtajat sortuvat isoissa muutosprojekteissa lähes poikkeuksetta, on ajallisen etumatkan unohtaminen. Kun johto on ollut jo kuukausien ajan valmistelemassa hanketta ja käsitellyt asiaa pitkään, ajatustyö on ehtinyt jalostua ja hanke tuntuu jo itsestäänselvältä. Sen sijaan kun johto viestii työntekijöille, he kuulevat siitä ensimmäistä kertaa. Tämä voi synnyttää kuilun. Johto puhuu euroista, tuottavuudesta ja prosesseista, kun taas työntekijää kiinnostaa ensisijaisesti se, mitä uusi järjestelmä tarkoittaa hänen arjessaan. Jos muutoksesta ei puhuta ihmisläheisesti, ei viesti mene perille – oli järjestelmä kuinka hyvä tahansa.
Jos saisin antaa yhden neuvon kuntapäättäjälle tai hyvinvointialueen johtajalle ennen seuraavaa järjestelmähanketta, kannustaisin suunnittelemaan viestinnän yhtä huolellisesti kuin itse järjestelmähankinnan – sekä huolehtimaan myös viestinnän toteutuksesta. Johdon ei kannata työstää järjestelmähankintaa kuplassa vaan mahdollisuuksien mukaan osallistaa myös työntekijöitä. Mitä enemmän he pääsevät osallistumaan ja vaikuttamaan, sitä paremmin he myös sitoutuvat muutokseen.
Luota myös toimittajaan
Eläköitymisaalto, kovat kustannuspaineet ja vaatimukset kurittavat julkisen sektorin organisaatioita, jolloin myös järjestelmät hankitaan pitkäksi aikaa. Tämän vuoksi pitäisi osata ennakoida huomisen ja ylihuomisen tarpeita eikä hankkia järjestelmää eilisen tarpeisiin. Yksi lähivuosien isoimmista muutoksista tulee olemaan tekoäly ja agenttiset työkalut, jotka eivät vain nopeuta nykyisiä työvaiheita, vaan muuttavat itse työn luonnetta. Kun agenttinen järjestelmä alkaa hoitaa aiemmin ihmisen tekemän tehtävän alusta loppuun, ihmisen rooli muuttuu suorittajasta valvojaksi. Myös tämä muutos vaatii johtamista ja aikaa totutella uuteen rooliin. Pelkkä tekninen käyttöönotto ei riitä varmistamaan, että muutos oikeasti tapahtuu.
Mekään emme näe tulevaan, mutta laajan asiakaskuntamme ja kokemuksemme ansiosta näemme paljon erilaisia haasteita ja onnistumisia järjestelmähankkeissa. Sen ansiosta voimme tuoda näkemystämme hyödyksi myös muille asiakkaille siinä, minkälaisiin asioihin tulevaisuudessa kannattaa varautua. Toivoisin, että asiakkaat kuuntelevat järjestelmätoimittajaa ja luottavat rohkeammin sen näkemykseen sekä kykyyn neuvoa ja auttaa. Vaikka asiakkaat usein ajattelevat heidän tilanteensa olevan ainutlaatuinen, todellisuudessa suuri osa haasteista ratkeaa hyvin samalla tavalla organisaatiosta riippumatta ja silti jää tilaa myös organisaatiokohtaisille toiveille. Kun toimittaja ja asiakas luottavat toisiinsa, käyttöönotosta ja siirtymisestä uuteen järjestelmään tulee liukuma – ei hyppy tuntemattomaan.
