Kun ohjelmistojen kilpailutuksessa puhutaan älykkyydestä, ajatellaan helposti tekoälyä. Visma Aquilan myyntijohtaja Merja Peltola kääntää katseen toisaalle: ratkaisumyynnin älykkyys alkaa jo ennen kuin tarjouspyyntöä on edes tehty.
Älykäs tarjouspyyntö lähtee tavoitteesta
Julkisen sektorin ohjelmistohankinnoissa toistuu usein sama kuvio: tarjouspyyntö on rakennettu hyvällä tarkoituksella, mutta ohuella taustatyöllä. Vaatimuslistassa voi olla lukuisia teknisiä yksityiskohtia, mutta ydinkysymys – mitä tällä hankinnalla halutaan saavuttaa – on jäänyt sanoittamatta. Visma Aquilan myyntijohtaja Merja Peltolan mukaan juuri tähän kohtaan kannattaisi käyttää enemmän aikaa.
”Kun puhutaan ratkaisumyynnistä, emme ole myymässä vain järjestelmää. Se edellyttää, että käymme paljon keskusteluita asiakkaiden kanssa – ja erityisesti nyt, kun puhutaan kilpailutuksesta, markkinavuoropuhelut korostuvat”, Peltola kertoo.
Älykkyys ei ole vaatimus vaan tavoite
Peltola näkee jatkuvasti tilanteita, joissa esimerkiksi palkkahallinnon järjestelmän kilpailutuksessa edellytetään, että jokin yksittäinen toiminnallisuus on hoidettava tekoälyllä, vaikka muunlainen älykkyys toimisi todellisuudessa paremmin.
"Meillä on esimerkiksi palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec F:ssä paljon automatiikkaa. Jos vaatimukseen on nimenomaan kirjoitettu ‘tekoälyllä toteutettu’ ja meidän järjestelmässämme on käytössä automatiikka, mennään tavallaan vähän vikaan”, Peltola kertoo.
Älykäs tarjouspyyntö lähtee Peltolan mukaan siitä, mitä tilaaja haluaa saavuttaa. Tilaajan on syytä miettiä, onko tavoitteena esimerkiksi
- pienentää ratkaisulla palkanlaskennan virhemarginaalia
- antaa esihenkilöille enemmän aikaa esihenkilötyölle ja
- vähetää hallinnollista pyörittelyä vai
- ennustaa työvoimatarvetta ja optimoida resursseja
“Pitäisi keskittyä siihen, mitä ratkaisun halutaan tuottavan, eikä niinkään rajata heti pois erilaisia, järjestelmään jo aiemmin rakennettuja tapoja, kuten automatiikkaa tai jotain muuta, jolla sama asia toteutuu.”
Markkinavuoropuhelu luo edellytykset älykkyydelle
Hankintalain uudistus tuo markkinavuoropuhelut entistä tärkeämmäksi osaksi kilpailutuksia. Peltolan mielestä mahdollisuus käydä vuoropuhelua eri toimittajien kanssa on molemmille osapuolille on hyvä uutinen. Kun vuoropuhelua käydään useita kierroksia, toimittajaa saa usein tilaisuuden ymmärtää syvällisemmin, mitä tilaaja oikeasti tavoittelee ja mikä on todellinen kipupiste, jota varten ratkaisua ollaan hankkimassa.
”Asiakas saattaa nostaa vain ne aivan selvät oleellisimmat asiat, mutta ei mennä syvemmälle, että mitä muita asioita siellä todellisuudessa voi olla. Sanotaan vaikka, että data on huonolaatuista eikä se liiku eri järjestelmien välillä, mutta mistä se johtuu? Saattaa olla, että järjestelmäkenttä on liian hajallaan eri toimittajien kesken, jokin integraatio on rikki tai lähdejärjestelmä tuottaa huonolaatuista dataa”, Peltola kertoo.
Ilman markkinavuoropuhelua riskinä on Peltolan mukaan se, että toimittaja vastaa vahingossa väärin, koska on ymmärtänyt kysymyksen toisin kuin tilaaja tarkoitti. Lopputuloksena saatuja tarjouksia ei voi vertailla keskenään, ja päätös tehdään vajavaisilla tiedoilla.
Visma Aquilalla myös myynnin omat työkalut tukevat tätä työtä. Tekoälyä hyödynnetään esimerkiksi monen markkinavuoropuhelun kierroksen vertailussa, jolloin ristiriitaisuudet löytyvät ennen kuin ne päätyvät lopulliseen tarjoukseen.
Kumppanin valinta ratkaisee mammuttiprojektin
Yksi yleinen syy, miksi julkisen sektorin mammuttiprojektit viivästyvät tai budjetti ylittyy, on jaettu vastuu. Kun samassa kokonaisuudessa on monta toimittajaa, vastuunjako hämärtyy: missä kohtaa integraatio on rikki, kuka vastaa datan laadusta, ketä soitetaan kun jokin pettää? Henkilöstön arjessa tämä näkyy manuaalityönä, virhemarginaalin kasvuna ja resurssipulana.
Solveonin ratkaisumyynnissä lähdetään liikkeelle yhden luukun periaatteesta. Sama henkilö, joka käy myyntivaiheen keskustelut, jatkaa asiakasvastaavana niin käyttöönottovaiheessa kuin yhteistyössä sen jälkeenkin.
”Ratkaisumyyjältä ei näy perävalot sen jälkeen, kun nimet on saatu paperiin, vaan sama henkilö kulkee matkassa mukana ja varmistaa, että me tuotamme sitä arvoa, mistä olemme yhdessä sopineet”, Peltola tiivistää.
Vastuunjaon lisäksi suuren kokoluokan projekteissa kannattaa toimittajan kokemus korostuu.
”Kun puhutaan isoista käyttöönottoprojekteista, korostuu se, että täytyy olla toimialaosaamista ja ymmärrystä asiakkaan arjesta ja ympäristöstä sekä kokemusta sen kokoluokan projekteista.”
Käytännön kilpailutuksessa tämä tarkoittaa Peltolan mukaan sitä, että referensseissä kannattaa edellyttää näyttöjä vastaavanlaisista hankkeista. Lisäksi pitää huomioida riittävät resurssit ja eri rooleissa tarvittava erityisosaaminen. Yksi henkilö ei vie HVA-tasoista käyttöönottoa maaliin, vaan tarvitaan tiimi, jossa on osaamista monelta osa-alueelta.
Yksi näkökulma jää Peltolan mukaan kilpailutuksissa usein liian vähälle huomiolle: itse järjestelmien tekninen kapasiteetti.
”Hyvinvointialueilla tai isoilla kaupungeilla on valtava määrä dataa ja kymmeniä tuhansia työntekijöitä. Se edellyttää järjestelmiltä sitä, että kapasiteettia riittää – ja että siihen voi luottaa ja se toimii virheettömästi.”
Esimerkkeinä Peltola nostaa Solveonin omat ratkaisut, kuten työvoiman hallintajärjestelmä Numeronin, jossa pyörii valtavia datamääriä joka päivä. Älykkyyden lisäksi vaaditaan luotettavuutta – sitä, että järjestelmä tekee mitä lupaa, kymmenien tuhansien työntekijöiden tasolla.
Halvin tarjous voi olla kallein investointi
Säästöpaineiden keskellä halvin tarjous on houkutteleva vaihtoehto. Peltolan neuvo julkisen sektorin päättäjälle on kuitenkin tämä: älä katso vain hintaa tarjouksen viivan alla.
”Sen sijaan, että ajatellaan tässä hetkessä, mitä euromäärä siellä viivan alla on, pitäisi ajatella pidemmällä aikavälillä, että mitä säästöjä ja tehokkuutta se ratkaisu tuo. Säästöt tulevat pitkällä aikavälillä — siihen liittyy tekoäly, automatiikka, muutosjohtaminen ja prosessien kehittäminen.”
Tämän vuoksi kumppanilta kannattaa mukaan vaatia pidemmän aikavälin näkymää: mikä on strategia tekoälyn ja automaation suhteen sekä miten kumppani sitoutuu kehittämään ratkaisua 5–10 vuoden tähtäimellä. Yksittäiset tekoälytoiminnallisuudet voivat näyttää kilpailutuksessa hyviltä, mutta ne vanhenevat nopeasti, kun taas kumppanin sitoutuminen jatkuvaan kehitykseen kestää pidempään.
Muutosjohtaminen on inhimillistä työtä
Kun puhutaan älykkäistä järjestelmistä, datasta ja prosesseista, unohtuu Peltolan mukaan usein se kaikkein tärkein: ihmiset, jotka järjestelmiä käyttävät joka päivä. Muutosjohtaminen on osa ratkaisumyyntiä, ja sen pitäisi alkaa jo siinä vaiheessa, kun hankintaa suunnitellaan.
Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa kannattaa pysähtyä sanoittamaan henkilöstölle, miksi muutos tehdään, mikä vanhassa prosessissa ei toiminut ja mitä järjestelmä uusi tuo tilalle. Jos tämä jää tekemättä, henkilöstö saattaa kokea, että vika on järjestelmässä, vaikka todellisuudessa organisaatio olisi tietoisesti päättänyt muuttaa toimintatapaa.
”Hyvin sanoitettu muutos kasvattaa todennäköisyyttä, että käyttöönotto menee onnistuneesti maaliin”, Peltola lisää.
Peltola kannustaa kysymään kumppanilta suoraan, tukeeko tämä muutosjohtamista käytännön työkaluilla. Solveonin omat muutosjohtamisen tarkistuslistat ovat aina osa keskustelua jo ennen kilpailutusta.
Peltolan mukaan todellista älykkyyttä on lopulta se, että yksittäisten teknisten vaatimuslistojen sijaan mietitään, mitä arvoa älykkyyden pitää tuottaa organisaatiolle.
”Sillä päästään maaliin – ja sinne pääsee, kun uskaltaa pysähtyä taustatyön äärelle ennen kuin tarjouspyyntö lähtee”, Peltola tiivistää.
.png)
