“Säästäminen on yksipuolinen näkökulma kustannustehokkuuteen”, kirjoittaa Visma Aquilan talousjohtaja Pasi Harjula. Kestävä tuottavuus syntyy turhan työn karsimisesta sekä tiedon laadun ja kulun parantamisesta talouden, HR:n ja toiminnan johdon välillä.
Kun puhutaan kustannustehokkuudesta, keskustelu kääntyy turhan usein kulujen leikkaamiseen ja ruuvin kiristämiseen. Talousjohtajana en allekirjoita tätä. Säästäminen on hyvin yksipuolinen näkökulma, joka unohtaa täysin tuottavuuden toisen puolen.
Parempi tuottavuus tarkoittaa, että työn lopputulos on parempi ja laadukkaampi sekä samalla työpanoksella pystytään tuottamaan enemmän. Prosessit ja tietojärjestelmät pitäisi kehittää tuottavuuden tukemista, ei vain kulujen leikkaamista varten.
Hajallaan oleva tieto on talousjohtajan painajainen
Mistä arjen kitka sitten syntyy? Tyypillisesti monimutkaisista prosesseista sekä tiedon liikkeestä prosessien sisällä ja niiden välillä. Harvassa ovat organisaatiot, joissa prosessit ja datavirrat toimivat saumattomasti. Tämä konkretisoituu talousjohdon pöydälle laskutuksen ongelmina tai ennusteiden epätarkkuutena – eli siinä, miten tehokkaasti organisaatio pystyy toimimaan. Laskutukseen tulee väärää tietoa, minkä vuoksi lähetetään vääriä laskuja, joita pitää hyvittää. Ostolaskuja ihmetellään ja kierrätetään eri puolilla organisaatiota, kunnes ne maksetaan myöhässä viivästyskorkojen kera. Tämä kaikki vie rahaa vain siksi, ettei prosessien ja datan liitos ole täydellinen.
Tehottomuutta on vaikea mitallistaa, mutta sen näkee, jos asioita ei saada ulos niin nopeasti kuin halutaan tai jos tiedon tai prosessien puutteita paikataan ylimääräisellä työllä. Se aiheuttaa lisäkustannuksia, joita ei ole voitu ennakoida budjetissa. Jos esimerkiksi HR-data ei ole kunnossa, minkä päälle ennusteen voi rakentaa? Jos tieto on puutteellista, talousjohtaja joutuu jatkuvasti selvittämään, mistä luvut johtuvat. Monissa organisaatioissa tiedon puute tulee ilmi jälkikäteen kalliina yllätyksenä, kun kirjanpidossa on esimerkiksi liian pieni kuluvaraus. Yllätys realisoituu silloin, kun siihen ei ole varauduttu.
Talousjohtajan pahimpia painajaisia ovat riskit, joita ei ole tunnistettu etukäteen. Talousluvut ovat aina tapahtuneiden asioiden lopputulema. Siksi talousjohtajan pitää pystyä katsoa lukujen taakse sekä nähdä, mitkä ovat juurisyyt. Aukoton kirjausketju eli audit trail antaa varmuuden, että asiat ovat kunnossa, ja luvut voidaan tarkistaa nopeasti.
Yhteinen tilannekuva ei synny erillisistä exceleistä
Yhtenäinen järjestelmä, tilannekuva ja data ovat vastalääke, joka vähentää yllätyksellisyyttä ja antaa mahdollisuuden ennakoida. Kun taloudella, HR:llä ja operatiivisella johdolla on yhteinen tilannekuva, kaikilla on sama realistinen käsitys yhtiön luvuista – olivat ne HR-mittareita tai talouslukuja. Päätöksenteko paranee, kun tieto yhdistyy ja kokonaiskuva on ajantasainen.
Yhteinen tilannekuva lähtee siitä, että samaa dataa katsotaan samasta järjestelmästä, ei erillisistä exceleistä. Jos käytämme eri lähteitä, puhumme helposti toistemme ohi. Sama tieto voi eri ihmisten käsittelemänä saada eri muotoja ja tulkintaeroja. Kun esimerkiksi palkkadata tulee aina samasta lähteestä, keskustelu yhtenäistyy ja päätöksenteko paranee.
Hankintahinta kertoo vain osan totuudesta
Kun teknologiavalintoja arvioidaan, hankintahinta on merkittävä tekijä, mutta se ei kerro koko totuutta. Tärkeämpää on nähdä, mitä järjestelmä mahdollistaa arjessa pitkällä aikavälillä. Miten se näkyy niiden ihmisten arjessa, joilla työkalu on käytössä? Kuinka paljon se vähentää manuaalityötä ja virheitä sekä parantaa tiedonkulkua ja ennustettavuutta?
Halvalla voi saada halvan järjestelmän, joka tuottaa hyvin paljon ylimääräistä työtä. Lisäksi maailma muuttuu nopeasti, joten valinnan pitää kestää useamman vuoden. Järjestelmä, joka kehittyy, on aivan eri asia kuin se, joka jää paikalleen.
Solveon on alusta, joka yhdistää talouden, HR:n ja operatiivisen tiedon. Talousjohtajan näkökulmasta se tarkoittaa, että käytössä on yksi yhtenäinen paketti, josta voi seurata ja ohjata organisaation tilannetta. Myös audit trail on selkeä: tiedämme, mistä luvut muodostuvat, ja voimme seurata asioita alkulähteille asti.
Katso lopputulosta, älä kiristä ruuvia
Jos antaisin yhden neuvon säästöpaineiden kanssa painivalle päättäjälle, se olisi tämä: miettikää asiaa lopputuloksen näkökulmasta – mitä halutaan saada aikaan? Lähtekää siitä pohtimaan, mitä järjestelmät ja prosessit mahdollistavat uudella tavalla. Vanha tapa ei toimi, jos vaaditaan lisää tehostamista.
Sujuva arki on tuottavuustekijä. Kun prosessit, data ja työkalut ovat kunnossa, hukkatyötä on vähemmän ja jokainen euro menee arvoa tuottavaan tekemiseen. Se on se yhtälö, joka talousjohtajaa kiinnostaa.
