Opettajien palkkatiedot hallintaan – Auran kunta vähensi manuaalista työtä Personec F ESS -toiminnallisuudella

Auran kunnassa palkkahallinto toimii osin ulkoistetusti, ja tiedon sujuva kulku eri toimijoiden välillä on kriittistä arjen sujuvuuden kannalta. Erityisesti opettajien palkkatiedoissa manuaalisten ratkaisujen koettiin vievän paljon aikaa ja aiheuttavan epävarmuutta. Kunnallisen opetusalan virka- ja työehtosopimus (OVTES) tuo palkkahallintoon oman erityispiirteensä, sillä palkkaus perustuu monimutkaisiin tunti- ja tehtäväkohtaisiin tietoihin, jotka usein muuttuvat lukuvuoden aikana.

Kun tietoa hallittiin aiemmin Excelien ja erillisten tiedostojen avulla, kokonaiskuvan ylläpito oli työlästä ja altista virheille, erityisesti tilanteissa, joissa muutoksia tuli paljon ja nopeasti. Virheitä tai puutteita saatettiin usein huomata vasta jälkikäteen, kertoo Auran kunnan talous- ja palkkasihteeri Arja Kima.

“Tiedot olivat hankalasti löydettävissä, Excel sisälsi paljon turhaa ja sen kaavat menivät helposti rikki. Muutokset eivät päivittyneet sinne luotettavasti, joten tiedot eivät pysyneet ajan tasalla”, Kima tiivistää haastetta.

Ratkaisuksi löytyi opettajien palkkatieto -toiminnallisuus, osana käytössä olevaa ohjelmistokokonaisuutta: palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä Personec F sekä henkilötietojen hallinnan ohjelmisto Personec F ESS. Uusi toiminnallisuus otettiin käyttöön syksyllä 2025.

Tavoitteena oli yksinkertaistaa palkkaprosessia ja varmistaa, että kaikki tarvittava tieto kulkee palkanlaskentaan ilman erillisiä tiedostoja tai manuaalisia välivaiheita. Keskeistä oli myös se, että ratkaisu toimii olemassa olevassa järjestelmässä ilman uusia erillisiä työkaluja.

“Exceliä olisi tietysti voinut kehittää, mutta se olisi silti tarkoittanut käsin tehtävää naputtelua ja laskeskelua. Meille oli varmempi ratkaisu, että tiedot tehdään suoraan tuttuun järjestelmään ilman välivaiheita ja ylimääräisiä palikoita”, Kima kertoo.

Käytännössä rehtori täyttää opettajien palkkatiedot Personec F ESS -järjestelmän lomakkeille, joiden kautta tiedot siirtyvät suoraan palkanlaskentaan. Käytössä oleva lomake rakennettiin huolellisesti alusta alkaen vastaamaan kunnan omia tarpeita. Palkanlaskenta käy lomakkeet läpi varmistaakseen, että niissä on kaikki tarvittavat tiedot. Lomakkeet myös tulostetaan, jolloin opettajat ja rehtori voivat yhdessä tarkastella, että opetustyön kannalta oikeat tiedot ovat mukana.

Tiedot siirtyvät palkanlaskentaan esihenkilön hyväksyminä, ja sähköinen lomake poistaa tarpeen erillisiltä allekirjoitus- ja ilmoitusviesteiltä. Näin kaikki palkkatietoon vaikuttavat tiedot – kuten opetustunnit, tehtävät ja lisät – kerätään yhteen paikkaan, jolloin ne ovat kerralla oikein ja ajantasaisia.

“Voin luottaa siihen, että tiedot tulevat nyt helpommin ja varmemmin palkanlaskentaan. Ohjelmaan tiedot purkautuvat suoraan oikeisiin palkkatekijöihin”, Kima sanoo.

Arjessa toiminnallisuus on tällä hetkellä vakiintunut muutostilanteisiin, Kima kertoo. Muutoksia tulee jatkuvasti, ja rehtori hyödyntää muutoslomakkeita tietojen päivittämiseen järjestelmään. Näin ne kulkevat hallitusti eteenpäin palkanlaskentaan.