TAYS Sydän­sairaala ottaa Numeronista kaiken irti

Nyt Numeron auttaa keskittämään työvuorosuunnittelua ja tarjoamaan eri yksiköiden työvuorosuunnittelijoille kokonaisvaltaisen näkymän koko TAYS Sydänsairaalan henkilöstön työtilanteeseen. Näin työvuoroja voidaan tarjota ensin omille työntekijöille, ja vasta sitten hakea tarvittaessa apua keikkatyöntekijöiltä. 

Numeronista on myös suora integraatio palkkaohjelmaan.

- On tärkeää, että palkat menevät oikein maksuun, Oinonen painottaa. 

Oinonen antaa kiitosta myös henkilöstölle suunnatusta OmaNumeronista. Sen ansiosta työntekijöiden ei tarvitse toimittaa palkanlaskentaan tietoa tehdystä työstä paperilla, vaan tunnit voi työaikaleimausten lisäksi kirjata suoraan järjestelmään tietokoneella tai puhelimella. Edellä mainittujen lisäksi Numeronissa on rajapinnat myös työterveyshuoltoon ja HR-järjestelmään.

Työntekijät näkevät kännykästään myös heille suunnitellut ja hyväksytyt työvuorot, joten heidän ei tarvitse tulla katsomaan niitä työpaikalle.

Ongelmatilanteissa Oinonen on luottanut olemassa oleviin ohjeisiin. Vastaukset ovat yleensä löytyneet niistä. Mutta toisinaan on tarvittu myös ihmisiltä eli Numeronin asiakastuelta apua. 

- Olen saanut tosi nopeasti vastaukset ja tarvittaessa myös korjaukset. Yleensä asiat ovat selvinneet jo saman päivän aikana. 

Voi hyvin sanoa, että Numeron on yksi TAYS Sydänsairaalan henkilöstöhallinnon keskeisimmistä työkaluista. Nyt järjestelmä pääsee näyttämään kyntensä uudessa keskitetyn sijaishallinnan yksikössä, joka toimittaa jatkossa sijaisia viidelle eri osastolle. 

- Tätä yksikköä varten oltiin hankkimassa omaa työkalua. Kerroin, ettei tätä varten tarvita uutta järjestelmää. Myös keskitetyn sijaishallinnan voi hoitaa Numeronilla, Oinonen kertaa vuonna 2023 käytyjä keskusteluja.  

Oinosen valistuneisuus hyödytti koko organisaatiota. Ilman häntä olisi uudelle yksikölle todennäköisesti hankittu uusi järjestelmä, joka olisi vaatinut integraatioita ja manuaalista työtä. Nyt on selvitty sillä, että on koulutettu uusia ihmisiä käyttämään Numeronia. 

Oinosen mukaan Numeronin käyttö on todella yksinkertaista. 

- Töidenjärjestelyn näkymää on helppo silmäillä ja hahmottaa, ja työvoima on helposti siirrettävissä.

Alla olevasta kuvasta näkee, millainen näkymä työkalussa on. Kuvan alla kerrotaan, miten työvoimaa siirrellään eri yksiköiden välillä.

Kuvan alaosassa näkyvät sijaishallinnan yksikössä työskentelevien työntekijöiden työvuorot (valkoiset palat). Yläosassa taas ovat ne viisi yksikköä, jotka voivat varata omaan käyttöönsä sijaisia. Jokaisella yksiköllä on oma värikoodinsa. 

Jos Hatanpään yksikköön (keltainen) tarvitaan iltavuoroon sijaista, vaihtaa työvuoron koordinoiva hoitaja jonkun sijaisyksikön työntekijän kohdalla näkyvän valkoisen iltavuoropalan keltaiseen. Näin kaikki työkalua käyttävät näkevät, että tämä työntekijä on varattu iltavuoroon Hatanpäälle. Tällöin tätä työntekijää ei enää voi varata minkään muun yksikön käyttöön.

Yksiköiden koordinoivat hoitajat on koulutettu Numeronin käyttöön. Koska työkalun käyttö on helppoa, ovat koulutukset olleet enintään puolen tunnin sessioita. Koulutuksista on tehty myös tallennuksia, jotta kolmivuorotyötä tekevät koordinoivat hoitajat ovat voineet katsoa koulutukset itselle sopivaan aikaan. 

Visman Customer Success Managerin Marcus Svartbäckin mukaan TAYS Sydänsairaala on hyvä esimerkki siitä, miten tärkeässä roolissa hyvä pääkäyttäjäosaaminen on. 

- Kun pääkäyttäjä osaa asiansa, on arki sujuvaa ja työkalusta pystytään ottamaan irti mahdollisimman paljon. Ja kuten TAYS Sydänsairaalan tapauksessa, säästetään myös rahaa ja aikaa, Svartbäck sanoo. 

- Pääkäyttäjän valveutuneisuuden ansiosta uutta yksikköä varten ei turhaan ostettu uutta työkalua. 

Svartbäck toivoisikin, että kaikilla yrityksillä ja organisaatioilla olisi kaiken aikaa kattava näkyvyys omien työntekijöiden työtilanteeseen. 

- Töissä tapahtuu aina välillä nopeita muutoksia, kuten yllättäviä sairaslomia. Hyvä työvoiman hallinnan työkalu mahdollistaa, että poissaolot voidaan paikata omin voimin ja hommat hoituvat.