Personec F - Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Tausta

Kun käytät Personec F tai Personec F ESS -järjestelmää (“Personec F”), sinua koskevia henkilötietoja  käsitellään tuotteessa. Tämä tietosuojaseloste auttaa sinua ymmärtämään mitä henkilötietoja sinusta kerätään, miksi henkilötietoja kerätään ja miten Visma Aquila Oy (“Visma”) käsittelee, suojaa, säilyttää, siirtää sovelluksesta ja poistaa henkilötietosi.

Henkilötiedot ovat tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa, kuten sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero.

2. Miten voit olla yhteydessä Vismaan?

Mikäli sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai muita tietosuojaan liittyvää kysyttävää, voit olla yhteydessä:

Visma Aquila Oy
Keskuskatu 3
00100 Helsinki

Tietosuojavastaava: 
Johanna Vertanen, privacy.aq@visma.com

Vaihtoehtoisesti voit käyttää tätä lomaketta.

3. Visma henkilötietojen käsittelijänä

Työnantajasi on henkilötietojen rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, joita käsitellään Personec F -järjestelmässä. Näissä tapauksissa Visma on henkilötietojen käsittelijä ja käsittelee henkilötietoja työnantajasi puolesta ja tämän ohjeiden mukaisesti. Saadaksesi aiheesta lisätietoja, voit olla yhteydessä tuotteen asiakaspalveluun.

Mikäli haluat vedota henkilötietojen käsittelyyn liittyviin oikeuksiisi Personec F -järjestelmässä, sinun tulee olla yhteydessä työnantajaasi.

4. Visma henkilötietojen rekisterinpitäjänä

Tietyissä tapauksissa Visma toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä sovelluksessa käsiteltäville henkilötiedoille. Visma toimii rekisterinpitäjän silloin, kun Visma määrittelee mihin tarkoitukseen ja millä tavalla henkilötietoja käsitellään. Kun Visma toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä sovelluksessa käsiteltäville henkilötiedoille, soveltuu tämän tietosuojaselosteen kohta 4. Tämä tietosuojaseloste käsittelee vain suoraan tuotteeseen liittyvää henkilötietojen käsittelyä kohdan 4 mukaisesti. Muuta Visman suorittamaa henkilötietojen käsittelyä koskevan tietosuojaselosteen löydät täältä.

4.1 Käsittelytoimet

Visma käsittelee henkilötietojasi Personec F -järjestelmässä seuraavasti:

Tietoturva

Visma käsittelee henkilötietoja havaitakseen, mitigoidakseen ja estääkseen turvallisuusuhkia ja väärinkäytöksiä sekä suorittaakseen tarpeellisia ylläpito- ja korjaustoimenpiteitä. Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluvat nimi, sähköpostiosoite, käyttäjä- ja verkkoliikennetiedot, kuten kirjautumistunnus, käyttäjänimi ja IP-osoite.

Käsittelyperuste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etumme (GDPR 6. Artikla, kohta 1 f). Oikeutettu etumme on ylläpitää turvallista ympäristöä asiakkaillemme ja liiketoiminnallemme.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, ja henkilötietosi poistetaan normaalisti viimeistään 6 kuukauden kuluessa. 

Tuotteen parantaminen

Visma pyrkii jatkuvasti parantamaan ja kehittämään tuotteiden ja palveluiden laatua, toiminnallisuutta ja käyttäjäkokemusta. Tähän tarkoitukseen ei kerätä henkilötietoja. Käsiteltävä tieto on anonyymiä tilastotietoa, joka osoittaa, miten ohjelmistoa käytetään.

Käsittelemme tuotteen parantamiseen kerättyä tietoa vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Tietoja säilytetään kolme vuotta, jonka jälkeen kaikki tiedot poistetaan.

4.2 Kuinka henkilötietojasi jaetaan muille tahoille

Visma on osa Visma-konsernia, johon kuuluu useita yhtiöitä. Yleiskuvan ja läpinäkyvyyden ylläpitämiseksi saatamme jakaa henkilötietojasi Visma-konsernin eri yritysten kesken.

Visma voi myös jakaa henkilötietojasi ulkopuolisten kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa yhteyksissä:

Käsittelijät

Visma käyttää käsittelijöitä henkilötietojen käsittelyssä. Nämä käsittelijät ovat tyypillisesti pilvipohjaisten palvelujen tai muiden IT-palvelujen toimittajia. Kun käytämme käsittelijöitä, Visma solmii tietojenkäsittelysopimuksen turvatakseen tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi. Jos käsittelijä sijaitsee EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme lailliset perusteet tällaisille kansainvälisille siirroille puolestasi, esimerkiksi käyttämällä EU:n mallilausekkeita. Voit pyytää lisätietoja käsittelijöistämme ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 2. "Ota yhteyttä" kuvatulla tavalla.

Liikekumppanit

Visma voi jakaa henkilötietojasi kumppaneiden kanssa, jos tämä on liiketoiminnallisesta näkökulmasta perusteltua ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaista.

Viranomaiset

Poliisi ja muut viranomaiset voivat pyytää meiltä pääsyä tietoihin. Tämä saattaa sisältää sekä henkilötietoja että muita tietoja. Kaikissa tällaisissa tapauksissa noudatamme tiukkoja sisäisiä käytäntöjä ja menettelytapoja arvioidessamme tietopyyntöjä ja konsultoimme juridisia neuvonantajiamme. Jaamme tietoja vain, jos laki sitä ehdottomasti edellyttää, ja toimitamme tietoja vain voimassa olevien tuomioistuimen määräysten tai vastaavien oikeudellisten asiakirjojen perusteella.

Estääksemme luvattoman pääsyn hallussamme oleviin tietoihin käytämme myös teknisiä toimenpiteitä, kuten salausta ja pääsynhallintaa. Visman tietoturvaohjelma varmistaa korkean tietoturvan ja luottamuksellisuuden. Lisäksi varmistamme alihankkijoita koskevissa sopimuksissamme, että myös alihankkijamme noudattavat vastaavanlaisia organisatorisia ja turvallisuutta koskevia toimenpiteitä kuin me.

Jos saamme tietopyynnön ETA:n ulkopuolisilta viranomaisilta, varmistamme datasäädöksen 32 artiklan noudattamisen. Sisäiset käytäntömme ja rutiinimme ovat tämän asetuksen mukaisia.

4.3. Sinun oikeutesi

Voit vedota seuraaviin oikeuksiin siltä osin kun Visma käsittelee henkilötietojasi rekisterinpitäjän:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin. Sinulla on oikeus pyytää kopio niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta.
• Oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista. Sinulla on myös oikeus pyytää henkilötiedoissasi olevien virheiden oikaisemista. 
• Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää Vismaa poistamaan sinua koskevat henkilötiedot.
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista. Sinulla on oikeus pyytää Vismaa rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Oikeus pyytää tietojen siirtämistä. Sinulla on oikeus pyytää meitä luovuttamaan sinulle tai muille sinua koskevat henkilötiedot jäsennellyssä,  yleisesti käytössä olevassa ja koneluettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä. Sinulla on oikeus vastustaa Visman tekemää henkilötietojesi käsittelyä kun henkilötietoja käsitellään yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, Vismalle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi tai Visman oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tai suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Huomaathan, että edellä mainittuihin oikeuksiin saattaa liittyä tiettyjä poikkeuksia tai rajoituksia, jotka voivat olla voimassa riippuen kunkin yksittäistilanteen olosuhteista. Tällaisissa tapauksissa annamme sinulle yksityiskohtaista tietoa sovellettavasta poikkeuksesta tai rajoituksesta ja autamme sinua käyttämään oikeuksiasi mahdollisimman laajasti sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti.

Voit lähettää tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt sähköpostiosoitteeseen privacy.aq@visma.com tai käyttää tätä lomaketta.

Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle Visman toteuttamasta henkilötietojesi käsittelystä.

5. Päivitykset

Kannustamme sinua lukemaan tietosuojaselosteen tasaisin väliajoin. Mikäli teemme merkittäviä muutoksia tietosuojaselosteeseen, jotka olennaisesti vaikuttavat tietosuojaan liittyviin käytäntöihinmme, ilmoitamme sinulle näistä muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 26.9.2025.