Kun työvuorot suunnitellaan manuaalisesti ja sopivaa miehitystä arvailemalla, niin esihenkilöt kuin työntekijätkin kuormittuvat turhaan. Solveon-alustaan kuuluva Numeron tuo työvuorosuunnitteluun tarkkuutta ja tasapainoa, ja Visma Aquilan Pre Sales Manager Pirjo Ketola avaa blogissaan, miltä se näyttää käytännössä
Mitä osaamisen ja työkuorman tasapaino tarkoittaa käytännössä työpaikan arjessa? Se tarkoittaa hyvin yksinkertaisesti sitä, ettei työtä ole liikaa mutta ei myöskään liian vähän.
Työntekijän kannalta tasapaino on tunne siitä, ettei hän joudu jatkuvasti stressaaviin tilanteisiin, kuten sammuttamaan tulipaloja tai tekemään tehtäviä, joihin ei ole saanut koulutusta tai perehdystä. Toisaalta tasapaino tarkoittaa mielestäni myös sitä, ettei työssä ole myöskään tyhjäkäyntiä, vaan työkuorma on mitoitettu oikein, se on inhimillinen, ja myös osaaminen on huomioitu.
Esihenkilön näkökulmasta tasapaino on luottamusta siihen, että työvuorossa on juuri oikea määrä osaavaa henkilökuntaa ilman, että tarvitsee jatkuvasti murehtia, ketä pyytää ylitöihin tai miten sairauspoissaoloja paikataan. Tämä jatkuva palapelin kokoaminen syö esihenkilöä enemmän kuin moni tulee ajatelleeksi.
Neljä tapaa, joilla Numeron tuo tasapainon työvuorosuunnitteluun
Työvoiman hallinnan järjestelmä Numeron auttaa poistamaan arvuuttelua ja tuomaan tasapainoa työvuorosuunnitteluun. Numeron voi hyödyntää myös asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmän dataa, jolloin työvuorosuunnittelun mitoitukseen saadaan vielä enemmän tarkkuutta.
1. Läpinäkyvyyttä resursointiin
Sote-alalla seurataan tarkasti esimerkiksi lakisääteistä hoitajamitoitusta, joka kertoo, kuinka monta osaavaa työntekijää tulee olla vuorossa asiakasta kohti. Kun organisaation omista järjestelmistä tuodaan palveluasumisyksikössä olevien asiakkaiden määrä työvuorosuunnitteluun, voidaan lukua käyttää hoitajamitoituksen laskentaan paitsi työvuorosuunnitelman tekemisessä ennakoivasti, kuten myös arjessa juuri nyt. Numeron laskee hoitajamitoitusta automaattisesti reaaliajassa ja kertoo, mikäli vuorossa on ylimääräistä resurssia tai vajetta suhteessa asiakasmäärään. Tämä läpinäkyvyys helpottaa sekä esihenkilöitä että niitä johtajia, jotka vastaavat mitoituksesta lain edessä.
2. Osaaminen automaattiseksi osaksi työvuorosuunnittelua
Numeron ei katso vain henkilöstön nuppilukua, vaan myös sitä, minkälaista osaamista kullakin työntekijällä on. Järjestelmä tietää tarkasti, kuka työntekijä hallitsee minkäkin osaamisen, taidon, pätevyydet tai voimassa olevan luvan. Tämä auttaa asiakkaita tunnistamaan henkilöstöresurssit, parantamaan laadunvarmistusta ja kohdentamaan osaamista oikein vuorosuunnittelussa. Numeron on osa laajempaa Solveon-alustaa, joka kattaa myös palkanlaskennan ja HR:n. Näin osaamis- ja henkilöstötieto pysyy ajan tasalla automaattisesti, kun kaikki kulkee samalla alustalla.
3. Reaaliaikainen näkymä koko organisaatioon
Hyvin usein luullaan, että työvoiman hallinnan järjestelmällä tehdään pelkästään tulevia työvuorolistoja, mutta Numeronin yksi merkittävä hyöty on apu arjen sujuvuuden varmistamiseen. Numeron tarjoaa reaaliaikaisen yksiköiden tilannekuvan, josta voidaan tarkastella koko organisaation resurssi- ja mitoitustilannetta – kuin lennonjohdossa, joka näkee koko kentän tilanteen suoraan yhdeltä näytöltä. Näin esimerkiksi sairastumistilanteessa voidaan hakea heti sopivinta osaajaa omasta yksiköstä, naapuriyksiköistä tai sijaispooleista. Reaaliaikaisuudella varmistetaan, että vuorovaatimukset täyttyvät ja palvelun laatu pysyy sovitulla tasolla.
4. Aikaa vapautuu henkilöstötarpeiden ennakointiin
Aikaisemmin suuri osa esihenkilön ajasta kului manuaaliseen työhön ja mekaaniseen tarkasteluun. Pahimmillaan tulevien viikkojen työvuorosuunnittelu vei viikkoja, jotta kaikki toiveet ja lain edellyttämät mitoitukset, työehtosopimusten vaatimukset ja lepoajat sai sovitettua työvuorolistalle. Kun nämä työvuorosuunnitteluun liittyvät hallinnolliset tehtävät ja sovittelut voidaan automatisoida Numeronilla, vapautuu esihenkilöiden aikaa esimerkiksi ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun. Numeron luo vuorolistan nopeasti huomioiden valmiit säännöt, osaamisvaatimukset ja työehtosopimuksen tulkinnat. Esihenkilön tehtäväksi jää tarkistaa ja hienosäätää valmista ehdotusta sen sijaan, että hän aloittaisi puhtaalta pöydältä työvuorolistan teon.
Sama pätee myös äkillisiin muutoksiin. Ennen työntekijän sairastuminen aamulla käynnisti puhelinrallin. Esihenkilö soitti tai lähetti viestejä kymmenille työntekijöille etsien osajaa, joka osaisi paikata vuoron. Nyt koko prosessi on parin klikkauksen takana. Järjestelmä ehdottaa sopivimmat sijaiset automaattisesti ja lähettää sopiville ehdokkaille työtarjouksia. Vaihtoehtona on myös malli, jossa sijainen voi varata avoimia vuoroja suoraan Numeronin vuorotorilta.
Työntekijän osalta vuorolista oli ennen pelkästään kahvihuoneen seinällä ja vuoronvaihto tehtiin muistilapuilla tai yhteisissä viestiryhmissä. Numeronissa vuoronvaihto onnistuu nyt siellä, missä työntekijä itse on.
Näin oikea mitoitus näkyy organisaatiossanne
Jos tunnistat itsesi osaajapulan puristuksessa, tulipalojen sammuttajana tai arvailemassa huomisen miehitystä, Numeron auttaa: se laskee henkilömitoitusta automaattisesti ja tuo tarkkuutta arvailun tilalle. Tämä vaikuttaa suoraan siihen, jaksavatko työntekijät, täyttyvätkö lakisääteiset velvoitteet ja riittääkö esihenkilön aika myös laadukkaaseen johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen.
Tapaan sanoa asiakkaille: älkää ostako pelkkää IT-järjestelmää, vaan ostakaa yhteiset toimintatavat ja niihin kytketty valmis automaatio. Hankintaan liittyvä kokonaisuus ja käyttöönotto pitää myös johtaa ihmiset ja arki edellä, ei tekniset ominaisuudet edellä.
Kun osaaminen ja työkuorma ovat tasapainossa, se näkyy sekä työntekijän arjessa että esihenkilön ajankäytössä heti, kun arvailun tilalle tulee tarkkaa tietoa.
