Taloushallinnon järjestelmää ei vaihdeta vuosittain eikä välttämättä edes viiden vuoden välein, joten kokemusta ei kerry, ja se näkyy hankintaosaamisessa. Wintime-tuotejohtaja Linda Buss on ollut mukana kymmenissä kilpailutuksissa ja avaa blogissaan, mitä on niistä oppinut.
Kuntatalous ei toimi samoin periaattein kuin yritystalous, mutta yhteistäkin löytyy enemmän kuin moni luulee. Esimerkiksi kirjanpidossa ja ostolaskujen käsittelyssä pätevät samat lainalaisuudet ja päivittäinen arki on monilta osin tuttua. Pohja kaiken alla on kuitenkin täysin erilainen ja nämä lähtökohdat määrittävät sen, mitä kunnan taloushallinnon järjestelmältä pitää vaatia.
Näistä taloushallinnon järjestelmässä ei kannata tinkiä
1. Talousarvion jatkuva seuraaminen
Talousarvion seuranta on kunnalle lakisääteinen velvoite, ei vain hyvä käytäntö. Se näkyy myös siinä, mitä järjestelmältä pitää vaatia. Taloushallinnon järjestelmän pitää tukea sekä talousarvion laadintaa että sen helppoa seurantaa arjessa. Koska kunnan johto raportoi tilanteesta valtuustolle säännöllisesti, luvut pitää saada ulos ymmärrettävässä muodossa ilman suurta käsityötä.
2. Moniulotteinen tiliöinti lähtökohtana
Viranomaisvaatimusten vuoksi jo yksittäisen hankinnan tiliöinti vaatii kunnan kirjanpidon rakenteelta useita ulottuvuuksia enemmän kuin yrityksissä. Tilin ja kustannuspaikan lisäksi kunnassa tiliöintiin voidaan lisätä esimerkiksi palveluluokka, hanke, rahoituslähde ja muita erilaisia kohteita. On tärkeää, että nämä ulottuvuudet ovat taloushallinnon järjestelmässä määrämuotoisina kenttinä, jotta tieto saadaan heti alusta asti oikein. Näin myös raportointi saadaan oikein eikä tilinpäätöksen hetkellä jouduta turvautumaan excel-harjoituksiin.
3. Lakisääteinen viranomaisraportointi muuttuu lähes vuosittain
Kunnilla ja kuntayhtymillä on lakisääteinen velvollisuus raportoida taloustiedot muun muassa valtiokonttorille tarkasti määritellyssä muodossa. Raportointivaatimukset muuttuvat lähes joka vuosi, jolloin järjestelmän tehtävä on pysyä muutoksissa mukana. Meillä Wintime-taloushallintojärjestelmässä raportointivaatimusten mukaiset muutokset sisältyvät palveluun tuotepäivityksinä, jolloin erillistä tarjousta tai muutosprojektia ei tarvita.
4. Hyväksymiskäytännöt ja tiedon jäljitettävyys
Kuntapuolella viranhaltija on usein ainoa, jolla on toimivalta tiettyihin päätöksiin ja niiden hyväksymiseen. Jokainen kirjanpidon muutos pitää hyväksyttää, ja siitä pitää jäädä jälki: kuka on tarkastanut, milloin ja millä valtuuksilla.
Kuntien talous on julkista tietoa, ja jokainen veronmaksaja on tavallaan omistaja, jolla on oikeus nähdä, miten rahaa on käytetty. Siksi tiedon pitää olla jäljitettävissä myös taloushallinnon järjestelmässä: minne rahat menivät ja minkä päätöksen ohjaamina.
5. Kustannusten kohdistaminen ei ole kunnassa sisäistä laskentaa
Kunnassa kustannuslaskenta ei ole sisäistä laskentaa. Se on ulkoista raportointia, joka vain tehdään sisäisillä välineillä. Yrityksessä kustannusten kohdistaminen on johtamisen väline ja sen tarkkuus on oma valinta. Kunnassa tämä on osa viranomaisraportoinnin vaatimuksia, ei sisäinen valinta. Lisäksi on huomioitava, että osassa palveluista kustannus määrittää myös sen, mitä kuntalaiselta saa periä, kuntalain nojalla perittävän maksun enimmäismäärä voi olla määritelty enimmillään palvelun tuottamisesta aiheutuvien kustannusten suuruinen. Käytännössä tämä tarkoittaa, jokaisen euron pitää löytää oikea osoite. Kunnassa sama rakennus tai tila voi palvella montaa tarkoitusta yhtä aikaa, kuten päivällä koulua ja illalla harrastustoimintaa. Kustannukset pitää pystyä jakamaan kaikille toimijoille oikein ja niin, että jakoperuste on dokumentoitu ja pysyy samana vuodesta toiseen, koska vertailtavuus on koko raportoinnin tarkoitus.
Järjestelmältä tämä vaatii kolmea asiaa: vyörytysten ja jakoperusteiden pitää olla määriteltävissä ja toistettavissa, jokaisen kohdistuksen pitää olla jäljitettävissä alkuperäiseen tositteeseen asti, ja kohdistuksen tulos pitää saada suoraan viranomaisraportoinnin muotoon. Jos jokin näistä puuttuu, kustannuslaskenta valuu tilinpäätöksen alla tehtäväksi käsityöksi.
6. Järjestelmää kehitetään kuntien tarpeet edellä
Jos järjestelmätoimittajan asiakkaat ovat pääasiassa yrityksiä, järjestelmän kehitys seuraa luonnollisesti sieltä tulevaa liikevaihtoa ja kuntien tarpeet jäävät kehitysjonossa toiselle sijalle. Kannattaa siis selvittää, onko kuntien asiakkuus toimittajalle strateginen painopiste, kuten meillä Solveonilla, vai ainoastaan osa asiakaskuntaa muiden joukossa.
On tärkeää, että järjestelmä on alun perin suunniteltu kuntien käyttöön kuin sovitettu niitä varten. Esimerkiksi moniuloitteista tiliöintiä ja tietomallia ei voi lisätä järjestelmään jälkikäteen. Jos järjestelmää ei ole rakennettu kuntaa varten, se näkyy viimeistään tilinpäätöshetkellä tai seuraavan lakimuutoksen yhteydessä.
Vaatimuslista voi olla ansa järjestelmähankinnassa
Vaikka hankintalaki ohjaa kuntien hankintatapoja, kymmeniä kilpailutuksia nähneenä uskallan sanoa, että yleisimmin haasteiksi kilpailutuksissa nousevat hankintaosaamisen ja hankintaan käytetyn ajan puute.
Taloushallinnon järjestelmähankinta on projekti, joka tulee kunnassa vastaan vain harvoin, minkä vuoksi siihen ei kerry kokemusta. Tämä näkyy selvimmin hankintaosaamisen puutteena. Koska hankintaan ei ehdi panostaa aikaa työarjen ohessa, tarjouspyyntö jätetään nopeasti ilman, että mietittäisiin perin pohjin, mitä uudella järjestelmällä halutaan saavuttaa.
Sen sijaan, että vanha tarjouspyyntö päivitetään ja jätetään Hilmaan, kannattaa aloittaa markkinakartoituksesta. Se antaa mahdollisuuden kunnalle keskustella toimittajien kanssa, kertoa suunnitelmistaan ja selvittää, mitä markkinoilla oikeasti on tarjolla. Tämä on mielestäni hankinnan laadun ja onnistumisen kannalta tärkeä vaihe jota ei kannata ohittaa.
Tarjouspyyntöjen vaatimuslistat ovat asia, jonka muuttamiseen käyttäisin aikaa. Vaatimuslistoilla pyydetään usein kyllä/ei-vastauksia kysymyksiin. Tällöin hyvien ratkaisujen erottelu huonoista on vaikeaa. Olen myös nähnyt tapauksia, joissa yksittäisten toiminnallisuuksien vaatimuksen on muotoiltu niin ahtaasti, että ne sulkee käytännössä kaikki toimittajat pois.
Jos saisin muuttaa yhden asian kuntien hankinnoissa, vaatimuksissa tulisi olla vähemmän yksityiskohtaista toimintalogiikkaa ja enemmän kuvausta siitä, mitä halutaan saavuttaa. Haastaisin kuntia miettimään myös omien prosessien aikasyöppöjä sekä pyytämään ratkaisuja niihin sen sijaan, että listataan toiminnallisuuksia. Kannattaa pyytää lopputulosta, joka tuottaa oikeasti arvoa. Perustoiminnallisuudet löytyvät lähes joka järjestelmästä.
SaaS on taloudellinen päätös
Kun budjettipaineet kasvavat ja sopeutusohjelmia väistämättä tulee, kunnan pitää pystyä tekemään enemmän vähemmällä väellä. Silloin järjestelmien kyvykkyydet erityisesti automaation osalta nousevat aivan eri tavalla esiin.
SaaS-ratkaisun arvo kunnalle on varsin konkreettinen. Ennustettava vuosikustannus, lainmuutokset osana palvelua ilman erillisiä projekteja, jatkuva kehitys sekä tietoturva, josta huolehtiminen ei jää yksin kunnan harteille.
SaaS-ratkaisun käyttöönotto kuitenkin edellyttää, että kunta on valmis yhdenmukaistamaan prosessejaan ja luopumaan räätälöinnistä. Se on hinta, joka hyödyistä maksetaan.
Taloushallinnon järjestelmä ei ole muutaman vuoden sopimus, vaan tyypillisesti pitkäaikainen kumppanuus. Kannattaa siis miettiä paitsi sitä, millainen järjestelmä on tänä päivänä, myös sitä, kenen kanssa haluaa kulkea eteenpäin. Järjestelmät kehittyvät ja painopisteet muuttuvat, jolloin kannattaa arvioida myös kumppania, ei pelkkää järjestelmää.
