Kun julkinen sektori on ostanut HR-järjestelmänsä in-house-yhtiöiden kautta, työntekijäkokemus on jäänyt sivurooliin. Nyt se muuttuu – ja se on mahdollisuus, kirjoittaa Visma Aquilan HR-ratkaisujen liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki.
Meillä on tapana puhua HR-järjestelmistä palkanlaskennan, kirjanpitäjien ja HR-ammattilaisten näkökulmasta. Miten se tehostaa hallinnollisia prosesseja, miten tieto kulkee järjestelmien välillä ja kuinka paljon aikaa se säästää. Nämä kysymykset ovat oikeita, mutta ne kattavat vain osan totuudesta.
Järjestelmää käyttävät myös tuhannet työntekijät, joille se näkyy vaikkapa kerran viikossa tai kuukaudessa, kun pitää ilmoittaa sairastumisesta, jättää lomapyyntö tai tarkistaa työvuorotoive. Työntekijöiden kokemus järjestelmän käytöstä jää usein näkymättömäksi.
Kenen tarpeisiin HR-järjestelmä ostetaan?
Tähän asti julkisen sektorin HR-järjestelmät ovat useimmiten tulleet palvelukeskusten ja in-house-yhtiöiden kautta. Kun palvelu tupsahtaa valmiina kunnan tai hyvinvointialueen käyttöön, ei ostaja ole välttämättä pystynyt miettimään, millainen on työntekijän kokemus järjestelmästä.
Hankintalain muutos vaikuttaa tilanteeseen. Kun kunta tai hyvinvointialue vastaa järjestelmähankinnasta itse, heillä on vapaus valita. Se tarkoittaa myös mahdollisuutta painottaa työntekijäkokemusta.
Työntekijöiden tarpeet järjestelmälle ovat usein arkisia, mutta juuri siksi pienetkin arjessa toistuvat hankaluudet kasautuvat. Esihenkilö, joka saa työvuorotoivomukset sähköpostilla ja vie ne järjestelmään itse, ei tee sitä työtä, minkä takia hänet on palkattu. Työntekijä, joka jättää toiveensa suullisesti, koska järjestelmää on hankala käyttää, kuormittaa esihenkilöä turhaan. Nämä ovat pieniä hankauksia, mutta kasautuessaan ne vievät paljon työaikaa.
Mitä hyvä loppukäyttäjäkokemus tarkoittaa käytännössä?
Kun loppukäyttäjäkokemus on hyvä, roolin mukainen näkymä järjestelmään on erilainen: työntekijällä on yksinkertainen, selkeä näkymä omiin asioihinsa, esihenkilöllä on koko tiimin tilannekuva ja HR-ammattilaisella laajempi kokonaisuus.
Hyvä loppukäyttäjäkokemus tarkoittaa myös sitä, että tieto kulkee ilman välittäjiä. Työvuorotoive menee suoraan järjestelmään eikä sähköpostiketjun kautta esihenkiölle, joka vie sen manuaalisesti eteenpäin. Kun työntekijät käyttävät järjestelmää itse eli kirjaavat omat tietonsa tai ilmoittavat omat toiveensa, myös data paranee.
Konkreettinen tiedolla johtaminen alkaa siitä, että tieto syntyy oikeassa paikassa eikä kiertoteiden kautta. Esihenkilö saa oikeampaa tietoa päätöksentekonsa tueksi ja organisaatiolle muodostuu tilannekuva, joka perustuu todellisuuteen, ei arvauksiin.
Siispä kun hankit järjestelmää, mieti, miten järjestelmä näkyy sille työntekijälle, joka käyttää sitä kerran kuussa. Onko näkymä selkeä ja roolin mukainen? Voiko tavallisimmat asiat tehdä muutamalla klikkauksella?
Järjestelmästä ei ole hyötyä, jos sitä ei käytetä, ja sitä ei käytetä, jos se ei ole tehty kaikille käyttäjäryhmille helpoksi.
