Tiedon siiloutuminen on tuttu haaste monessa organisaatiossa – mutta ongelma ei välttämättä ole siellä, missä luulet sen olevan, kirjoittaa Visma Aquilan HR-ratkaisujen liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki.
Tiedon siiloutuminen on ilmiö, jonka moni tunnistaa. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä?
Kun organisaation eri osastot ja yksiköt siiloutuvat eli toimivat eristyksissä toisistaan, ne keräävät tietoa ja seuraavat sitä, mutta eivät välttämättä jaa sitä. Kun osastot ja yksiköt eivät tee yhteistyötä keskenään, on toiminta tehotonta eikä lopulta vasen käsi tiedä, mitä oikea tekee.
Tiedon siiloutumista ajatellaan usein teknisenä ongelmana, vaikka kyse ei ole pelkästään siitä, etteivät järjestelmät keskustele keskenään. Organisaatioissa saattaa olla yhteiset järjestelmät, mutta tapa käyttää niitä ja tulkita tietoa vaihtelee. Asioista ei käydä avointa keskustelua, data on eri muodoissa eikä se liiku paikasta toiseen. Nämä kaikki ovat siiloutumisen arkea.
Pahinta on, kun luullaan puhuttavan samasta asiasta
Siiloutumisen seuraukset näkyvät arjessa monella tavalla: aikaa tuhlaantuu, virheitä syntyy ja päätöksenteko hidastuu. Mielestäni pahin seuraus on kuitenkin se, että luullaan puhuttavan samasta asiasta, mutta ei puhutakaan. Kun samoja asioita seurataan vähän eri näkövinkkelistä, molemmat puhuvat kyllä hedelmistä, mutta toinen omenoista ja toinen appelsiineista. Jos esimerkiksi henkilöresurssit lasketaan laskijasta riippuen vähän eri tavoin, eivät luvut ole enää vertailukelpoisia, vaikka näennäisesti verrataan samaa asiaa.
Toinen haaste liittyy tiedon hakemiseen. Ihmiset hakevat tiedon niistä järjestelmistä, jotka ovat heille tuttuja. Myynti katsoo CRM:ää, taloushallinto kirjanpitojärjestelmää. Kun organisaatiossa ei ole sovittu, mikä on minkäkin tiedon master-järjestelmä, syntyy epäsymmetriaa – ja pahimmillaan puhtaita virheitä. Työskentely on myös tehotonta ja vie paljon aikaa, kun ihmiset hakevat tietoa sieltä täältä.
Ihminen on isoin haaste
Olen työskennellyt Business Intelligence -konsulttina sekä tehnyt töitä raportoinnin ja analytiikan parissa niin konsulttina kuin in-house-rooleissa. Pitkä työkokemus tiedolla johtamisen parissa on opettanut minulle jotain olennaista.
Vaikka olemme tehneet jo viimeiset parikymmentä vuotta töitä BI-ohjelmistojen avulla, me ihmiset olemme edelleen isoin haaste. Siitä huolimatta, että tieto on saatavilla, nähtävillä, visualisoitu ja helposti ymmärrettävää, me emme osaa hyödyntää sitä ja miettiä, mikä on milloinkin olennaista.
Uskon, että tämä on myös syy siihen, miksei kukaan ole vielä ratkaissut siiloutumisen ongelmaa kokonaan. Tiedon siiloutumista on ajateltu liian teknisenä ongelmana. Rakennetaan tietoaltaita ja -varastoja sekä tehdään hienoja visualisointeja, mutta ihmisten kyvykkyydet ymmärtää dataa ja johtaa tiedolla ovat jääneet vähemmälle huomiolle.
Solveon rakentaa yhtenäistä tietopohjaa
Solveonin ratkaisuja kehittäessä lähestymme tiedon siiloutumisen ongelmaa kokonaisuutena. Tavoitteenamme on rakentaa yhtenäistä tietopohjaa, jossa eri työsuhteen elinkaaren vaiheista kertyvä data ei ole hajallaan eri järjestelmissä. Esimerkiksi kun kunta ottaa käyttöön optimaalisesti hyödynnettyjä ohjelmistoratkaisuja ja tukee niiden käyttöönottoa muutosjohtamisella, työntekijöiden arki helpottuu ja hallinnollinen taakka vähenee. Autammekin asiakkaita jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa miettimään, mikä on minkäkin tiedon master. Näin järjestelmän loppukäyttäjällekin on selvää, mitä tietoa haetaan ja tallennetaan.
Jos tunnistat, että tiedon siiloutuminen on haaste omassa organisaatiossasi, suosittelen lähtemään liikkeelle eri järjestelmissä olevan tiedon tunnistamisesta sekä tekemään valinnan, mikä on minkäkin tiedon master-järjestelmä. Tieto ei saa jäädä pienen piirin tietoon, vaan asiat pitää käydä läpi ja kuvata prosessit.
Pikavoittoja ei kannata odottaa, mutta se ei tarkoita, etteikö voisi aloittaa heti. Kannattaa ottaa irti se tieto, mikä järjestelmistä on helposti saatavilla, ja lähteä rohkeasti liikenteeseen. Sekin on pikavoitto, että käyttää saatavilla dataa ja tunnistaa sen kautta puutteita. Kyvykkyydet hyödyntää tietoa kasvavat sitä mukaa, kun vaan lähtee liikkeelle.
Usein kysyttyä tiedon siiloutumisesta
Mitä tiedon siiloutuminen tarkoittaa käytännössä?
Tiedon siiloutuminen tarkoittaa sitä, että organisaation eri osastot ja yksiköt keräävät ja seuraavat tietoa, mutta eivät jaa sitä keskenään. Kyse ei ole pelkästään siitä, etteivät järjestelmät keskustele keskenään – myös tavat käyttää ja tulkita tietoa vaihtelevat. Data voi olla eri muodoissa, eikä se liiku paikasta toiseen.
Miten tiedon siiloutuminen näkyy organisaatioiden arjessa?
Tiedon siiloutuminen näkyy arjessa monella tavalla: aikaa tuhlaantuu, virheitä syntyy ja päätöksenteko hidastuu. Pahin seuraus on se, että luullaan puhuttavan samasta asiasta, mutta ei puhutakaan. Esimerkiksi samaa mittaria saatetaan laskea eri tavoin, jolloin luvut eivät ole vertailukelpoisia. Lisäksi ihmiset hakevat tietoa niistä järjestelmistä, jotka ovat heille tuttuja, mikä johtaa epäsymmetriaan ja tehottomaan työskentelyyn.
Estääkö tiedon siiloutuminen tekoälyn hyödyntämisen?
Tiedon siiloutuminen ei ole varsinainen este tekoälyn käyttöönotolle, vaikka toimiakseen tehokkaasti ja luotettavasti tekoäly tarvitsee laadukasta dataa. Organisaatioiden kannattaa lähteä rohkeasti liikkeelle ja ottaa askeleita tekoälyn hyödyntämiseen niillä reunaehdoilla, mitä kulloinkin on. Samalla voi kehittää tiedonhallintaa ja kokonaisuutta pikkuhiljaa. Tärkeintä on, ettei jäädä siihen miinaan, että ei tehdä mitään, koska tilanne ei ole täydellinen.
Miten tiedon siiloutumisen haasteita voidaan ratkaista?
Ensimmäinen askel on tunnistaa, mitä tietoa missäkin järjestelmässä on, ja tehdä valinnat siitä, mikä on minkäkin tiedon master-järjestelmä. Tieto ei saa jäädä pienen piirin tietoon, vaan prosessit pitää käydä läpi ja kuvata yhdessä. Pikavoittoja ei kannata odottaa, mutta liikkeelle voi lähteä heti hyödyntämällä sitä dataa, mikä on helposti saatavilla. Kyvykkyydet kasvavat sitä mukaa, kun lähtee rohkeasti liikkeelle.
Miten Solveon auttaa tiedon siiloutumisen haasteissa?
Solveonin ratkaisuja kehittäessä tiedon siiloutumisen ongelmaa lähestytään kokonaisuutena. Tavoitteena on rakentaa yhtenäistä tietopohjaa, jossa eri työsuhteen elinkaaren vaiheista kertyvä data ei ole hajallaan eri järjestelmissä. Asiakkaita autetaan jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa miettimään, mikä on minkäkin tiedon master-järjestelmä. Näin loppukäyttäjällekin on selvää, mitä tietoa haetaan ja tallennetaan mistäkin ja mihinkin.
