Työelämän mullistukset ja teknologian kehitys kannustavat kehittämään palkkahallintoa uudella tavalla. Samalla kun nuoret työntekijät vaativat helppokäyttöisiä digitaalisia ratkaisuja, lainsäädäntö korostaa palkka-avoimuutta. Solveonin asiantuntijat avaavat, miten älykäs palkkahallinto yhdistää työntekijäkokemuksen ja kustannustehokkuuden tietoturvaa unohtamatta.
Työelämän ja työsuhteiden muutokset vaikuttavat myös julkisen sektorin palkkahallintoon. Palkanmaksua ei nähdä enää pelkästään pakollisena pahana, jotta organisaation työntekijät saavat korvauksen tekemästään työstä, vaan tärkeänä osana henkilöstöhallinnon kokonaisuutta ja työntekijäkokemusta.
Solveonin henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmä Personec F:n tuotepäällikkö Marjo Nupponen ja tuotealueen johtaja Mari Laitinen pureutuvat siihen, mitkä työelämän, teknologian sekä yksilöllisten tarpeiden muutokset vaikuttavat palkanmaksuun ja miten tulevaisuuden palkkahallinto niihin vastaa.
Joustavuus on avainsana tulevaisuuden palkanmaksussa
Uuden ajan palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien teknologia mahdollistaa reaaliaikaisen palkanmaksun sekä erilaiset syklit ja mallit. Jo nyt moni julkisen sektorin organisaatio on kehittänyt joustavampia malleja esimerkiksi lyhyiden työsuhteiden palkanmaksuun.
"Sen tyyppiset järjestelyt selkeästi yleistyvät, että esimerkiksi keikkatyöntekijöille voidaan maksaa palkka joka viikko", Nupponen kertoo.
Erityisesti kuukausipalkkaisille työntekijöille muutos on kuitenkin hidasta. Esimerkiksi julkisen sektorin kustannuspaineet haastavat organisaatioita vähentämään palkkojen ja lisien maksukertoja. Myös työehtosopimukset säätelevät yhä palkanmaksua voimakkaasti.
“Palkanmaksun kehittyminen vaatisi monessa organisaatiossa kulttuurimuutoksen lisäksi muutosta työehtosopimuksiin”, Nupponen huomauttaa.
On tavallista, että työntekijät sopeuttavat oman taloutensa palkkapäivään. Mutta mitä, jos asia olisikin toisinpäin, Laitinen pohtii:
“Tulevaisuudessa palkansaaja voisi itse päättää, milloin hän nostaa palkan, ja valita palkkapäivän joustavasti, jos tarvitsisi vaikka viikkoa aikaisemmin palkan.”
Laitinen uskoo, että jos työntekijä saisi itse määrittää palkkapäivän, joustavalla palkanmaksulla voisi olla monipuolisia, jopa yhteiskunnallisia vaikutuksia talousvaikeuksien ja rahan käytön hallinnan haasteiden ehkäisyssä.
Uusi sukupolvi vaatii uudenlaista palkkahallintoa
Kun digiajassa kasvaneet työntekijät ovat astuneet työelämään, myös odotukset palkkahallintoa kohtaan ovat muuttuneet merkittävästi. Nuorille työntekijöille palkanmaksun selkeys, helppous ja nopeus ovat itsestäänselvyyksiä. Myös järjestelmiltä odotetaan paljon älykkyyttä ja automaatiota.
“Uusi sukupolvi odottaa, että tiedot palkasta ja sen muodostavista tekijöistä ovat helposti ja selkeästi saatavissa mobiilisovelluksesta. Tämän päivän palkkalaskelmaa lukiessa nämä asiat eivät ehkä välttämättä tule selkeästi esille”, Laitinen toteaa.
Nupposen mukaan myös arvopohjalla on suuri merkitys: "Nuoret työntekijät tuovat esiin myös palkanmaksun tasapuolisuutta ja läpinäkyvyyttä vahvasti sekä haluavat, että koko organisaatio tukee omaa arvopohjaa."
Vaikka nuoret työntekijät ovat usein diginatiiveja, se ei tee heistä kaikista IT-alan ammattilaisia.
"He käyttävät sujuvasti digitaalisia palveluita, mutta eivät välttämättä ymmärrä järjestelmien toimintalogiikkaa", Nupponen huomauttaa.
Lainsäädäntö edellyttää niin tiedon avoimuutta kuin suojaamista
Palkoista keskustellaan nykyään avoimemmin kuin aiemmin ja myös lainsäädäntö, kuten viimeistään kesällä 2026 Suomessa voimaan astuva EU:n palkka-avoimuusdirektiivi, edellyttää suurempaa läpinäkyvyyttä.
"Myös meidän asiakkaamme valmistautuvat tällä hetkellä palkka-avoimuuteen ja tekevät toimia palkkaerojen tasaamiseksi. Myös työehtosopimusten tasolla on ohjattu, että mitä lisiä ja malleja tulisi käyttää tasa-arvoisen palkan saavuttamiseen", kertoo Nupponen.
Lainsäädäntö ja direktiivit edellyttävät myös järjestelmätasolla muun muassa kehittyneitä raportointityökaluja, saavutettavuutta sekä korkeaa tietosuojaa.
“Tietosuoja on yksi iso asia, mikä korostuu myös raportoinnissa. On otettava huomioon, että vaikka puhutaan palkkatasa-arvosta ja -avoimuudesta, niin se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että raporteista olisi tunnistettavissa yksittäisten henkilöiden palkat”, Laitinen lisää.
Erilaiset tietoturvauhat ovat tänä päivänä yleisempiä kuin ennen. Erityisesti uusi sukupolvi olettaa, että järjestelmien tietoturva ja -suoja ovat lähtökohtaisesti kunnossa. He ovat myös tarkkoja siitä, mitä tietoa työntekijästä kerätään, miksi sitä kerätään ja missä sitä säilytetään.
“Nämä asiat korostuvat organisaatioissa koko ajan. Kaikelle säilytetylle tiedolle pitää olla perusteet”, Nupponen alleviivaa.
Palkkahallinnossa käsitellään paljon arkaluontoista tietoa, minkä vuoksi organisaatiossa pitää myös määritellä, ketkä tietoja saavat nähdä.
“Tietoturvasyistä myös meidän järjestelmissämme tapahtumalokien ja -historian seuranta korostuu tulevaisuudessa vielä entisestään”, Laitinen uskoo.
Tekoäly ja automaatio muovaavat palkkahallinnon roolia
Keskustelu tekoälystä on käynyt kuumana myös palkkahallinnossa. Nupposen mukaan keskustelussa olennaista on tekoälyratkaisuilla saavutettava hyöty, sillä se vaikuttaa paljon siihen, millaiset ratkaisut jäävät tulevaisuudessa elämään.
"Ei tehdä asioita vain tekoäly edellä, vaan ratkaisu ja hyöty ovat etusijalla. Pidämme tärkeänä, että ratkaisu luo oikeasti lisäarvoa", Nupponen painottaa.
Laitinen nostaa esille, että palkkahallinnon järjestelmissä on jo nyt paljon automaatiota rutiinitehtävissä, kuten lomapäivien laskennassa, mutta järjestelmän tuottamaan tietoon ei aina luoteta.
“Asiakkaat voisivat olla rohkeampiakin hyödyntämään järjestelmissä jo olevaa automaatiota ja tekoälyä”, Laitinen summaa.
Palkkahallinnossa tiedon luotettavuus on erityisen tärkeää, joten käyttäjän on tärkeä ymmärtää, missä kohtaa tekoälyn käytössä tarvitaan tarkastuspisteitä ja ihmisen harkintaa sekä milloin taas voi luottaa automaatioon.
"Pitää osata tarkistaa ja epäillä, mutta pitää myös pystyä luottamaan ratkaisuun ja sen antamaan tietoon, jotta järjestelmästä saadaan irti haettuja tehoja ja hyötyä", Nupponen selventää.
Henkilöstö- ja palkkahallinnon yhteistyö tiivistyy
Yksi mielenkiintoisimmista trendeistä on HR:n ja palkkahallinnon tiivistyvä yhteistyö. Nupposen mukaan tämä korostuu etenkin julkishallinnon organisaatioissa, joissa kustannussäästöjen paine on kova.
"On mielenkiintoista seurata, miten HR ja palkkahallinto pystyvät yhdessä hallinnoimaan niin sanottua isoa kuluerää, jonka henkilöstö muodostaa, sekä optimoimaan sitä digitaalisilla ratkaisuilla mahdollisimman tehokkaasti ja järkevästi nykyajan tarpeisiin", Nupponen pohtii.
Nupponen korostaa järjestelmien yhteensopivuuden merkitystä. Muiden henkilöstöhallinnon järjestelmien tiedot – myös virheet – periytyvät palkkahallintoon. Jos esimerkiksi tuntikirjausvirhe huomataan vasta palkkahallinnossa, ollaan jo myöhässä. Tulevaisuudessa on entistäkin tärkeämpää, että palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät toimivat saumattomasti yhteen ja mahdolliset virheet korjataan jo tiedon alkulähteillä.
"Solveonin järjestelmien suuri etu on se, ettei organisaation tarvitse kantaa huolta siitä, että keskustelevatko järjestelmät oikein toistensa kanssa. Kun mahdolliset virheet tiedoissa korjataan jo tiedon alkulähteillä ja asiat tulevat järjestelmään oikein, saavutetaan jo merkittäviä hyötyjä kokonaisprosessin näkökulmasta", Nupponen kertoo.
Kun järjestelmät ovat samasta tuoteperheestä, tulee henkilöstöhallintoon lisää automaatiota sekä aikaa ja resursseja vapautuu muihin tehtäviin. Integraatiot varmistavat, että yhteen paikkaan syötetty tieto siirtyy myös muihin järjestelmiin vakioidusti. Nupponen ja Laitinen kannustavat organisaatioita lähtemään rohkeasti mukaan palkkahallinnon digitaaliseen murrokseen uudistamaan toimintatapoja sekä sähköistämään palkkahallinnon kokonaisprosessia.
"Organisaatio voi aloittaa pienestä, mutta kuitenkin vaikuttavasta automatisoinnista, eli lähteä automatisoimaan manuaalista prosessia, mikä tuo pikkuhiljaa organisaatioon kokonaisvaltaisempaa palkkahallinnon uudistusta sekä lisää organisaation tuottavuutta ja kustannustehokkuutta", Laitinen rohkaisee.
