Personec F automatisoi Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palkkahallinnon yhdellä kertaa

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue vastaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palveluiden järjestämisestä Etelä-Pohjanmaan maakunnassa. Kahteen toimipisteeseen keskitetyt palkanlaskennan ja HR:n palvelut vastaavat noin 11 000 palkansaajan palkanlaskennasta, joten tehokkaat järjestelmät ja prosessit ovat välttämättömyys.

Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa vuoden 2023 alussa manuaaliset prosessit hidastivat arkea. Palkanlaskentaa tehtiin käsin ja palkanmaksuaineistot olivat paperilla, joten Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue tarvitsi ratkaisun, joka ei ainoastaan uudistaisi teknisiä järjestelmiä, vaan muuttaisi koko organisaation toimintamallin.

"Tunnistimme nopeasti prosessien kehitystarpeet sekä tarpeen käydä toimintamallit perusteellisesti läpi. Toimintamalleja oli varmasti yhtä paljon kuin hyvinvointialueelle siirtyneitä organisaatioita. Meillä oli tavoitteena löytää yhtenäinen tapa toimia", kertoo Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen palkkapalveluiden esihenkilö Elina Muhonen.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja Visma Aquilan yhteistyö alkoi syksyllä 2023, kun uuden palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistyi. Siihen sisältyi kolme järjestelmää: palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmisto Personec F sekä HR-järjestelmä Personec F ESS ja osaamisen hallinnan järjestelmä Solveon Talentti (entinen Personec F OSS). Kokonaisuus valittiin sen kattavuuden ja joustavuuden ansiosta.

“Kun järjestelmäuudistus alkoi, varmistuimme siitä, että järjestelmäkokonaisuus tulee mahdollistamaan meille suuren siirtymän eteenpäin palkanlaskennan ja HR:n prosessien kehittämisessä”, Muhonen kertoo.

Käyttöönotto kesti 1,5 vuotta ja eteni vaiheittain määrittelystä testaamiseen, käyttöönottoon ja lopulta onnistuneeseen palkanmaksun käynnistykseen. Käyttöönottoon osallistettiin useita palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon ammattilaisia, jotka rakensivat järjestelmäkokonaisuuden vastaamaan juuri hyvinvointialueen tarpeita.

Kun ensimmäinen 11 000 palkansaajan ja noin 20 miljoonan euron palkanmaksu lähestyi, jopa media seurasi jännityksellä, onnistuuko hyvinvointialue palkanmaksussa uudella järjestelmällä. Kaikki meni hyvin, palkat maksettiin onnistuneesti ja virheiden määrä oli marginaalinen.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen muutosprosessi ja uudistus ei ollut pelkkä tekninen hanke, jossa otettiin käyttöön uusi järjestelmä, vaan samalla tapahtui suurempi, koko organisaation toimintamallin muutos työprosessien uudistamisen kautta. Tavoitteena oli saavuttaa sujuvat, automatisoidut, nykyaikaiset ja kustannustehokkaat palkanlaskennan ja HR:n prosessit.

“Tavoitteet olivat aika kunnianhimoiset, kun lähdimme sähköistämään aikamoista paperiviidakkoa uuden, täysin erilaisen toimintalogiikan järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, mutta näimme asian myös niin, että suurin muutos on joka tapauksessa tulossa, niin tehdään se nyt samalla kokonaisprosessiin ja otetaan järjestelmistä saatava hyöty käyttöön”, Muhonen kertoo.

Yksi keskeisimmistä muutoksista oli eri virka- ja työehtosopimuksiin sekä yli 30 erilaiseen paikalliseen sopimukseen perustuvien palkanmaksun lomakkeiden sähköistäminen Personec F ESS:iin. ESS:in kattavalla hyödyntämisellä tavoiteltiin sähköistä palkanlaskennan ja HR:n kokonaisprosessia, jossa työ tehdään siellä, missä se syntyy, eikä sitä enää toimiteta paperilla eteenpäin tehtäväksi muualle. Näin aikaa jää rutiinien sijasta kehittämiseen ja asiakkaiden palvelemiseen. Koska sadat esihenkilöt käyttävät järjestelmää, panostettiin merkittävästi kouluttamiseen ja ohjeistamiseen.

"Teimme paljon töitä kouluttamisen ja ohjeistamisen eteen, jotta varmistimme, että aineisto esihenkilöiltä tulee oikein", Muhonen korostaa.

Prosessin sähköistäminen sekä Personec F:n ja ESS:n käyttöönotto ovat tuottaneet Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueelle konkreettisia ja mitattavia hyötyjä paitsi palkkapalveluissa, myös yksiköissä läpi organisaation.

Toiminnan tehokkuus on kasvanut merkittävästi. Siinä missä aiemmin 27 palkkasihteeriä hoiti 10 000 palkansaajan palkanlaskenta, nyt 18 palkkasihteeriä hoitaa 11 000 palkansaajaa. Modernien järjestelmien ansiosta toiminnan tehokkuus on kasvanut merkittävästi.

Sähköisten prosessien hyödyt ovat muuttaneet työn tekemisen tapaa ja nopeuttaneet tiedonsiirtoa merkittävästi. Esihenkilöt syöttävät tiedot suoraan järjestelmään, ja palkkatapahtumat siirtyvät nopeasti maksuun ESS:n sähköisten lomakkeiden kautta. Myös tieto ja dokumentit hallitaan sähköisesti, ne ovat helposti haettavissa ja jaettavissa.

“Palkkapalveluissa pystytään tämän myötä hoitamaan laajempia kokonaisuuksia, kun aikaa ei enää mene papereiden käsittelyyn. Ajankäytön näkökulmasta palkanlaskennan työ on muuttunut isosti. Aikaa jää asiantuntijatyöhön ja muihin kehittamistehtäviin.”

Tehty digiloikka on tuonut valtavan hyödyn ja uuden toimintatavan, jotka vaikuttavat koko organisaation toimintaan. Siirtymisellä moderneihin järjestelmiin on myös ollut merkittävä vaikutus kustannustehokkuuteen. Toiminnan alkaessa toimipisteitä oli neljä, nyt kaksi. Samaan aikaa palkansaajien määrä on kasvanut tuhannella, ja se pystytään hoitamaan pienemmällä henkilöstömäärällä.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue ei pysähdy saavutettuihin tuloksiin, vaan työ jatkuu maksuun menevien palkkatapahtumien tarkastamisen tehostamisen ja nopeuttamisen parissa. Ajastetut raportit on jo otettu käyttöön tarkastustyön helpottamiseksi, ja suunnitteilla on ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen osana palkanlaskentaa. Lisäksi työvuorosuunnitteluohjelmiston kehittäminen ja keskittäminen kilpailutuksen kautta tuleeedistämään automatisointia entisestään.

"Yhdessä modernin teknologian ja oman rohkeutemme ansiosta olemme ottaneet ison askeleen kohti sujuvampaa arkea", Muhonen summaa.