Case: Meita ja Provincia

Henkilöstöhallinnon Personec F -järjestelmäkokonaisuus automatisoi ja sujuvoittaa palvelukeskusten palkanlaskennan prosessia hyvinvointialueiden, kaupunkien ja kuntien työntekijöille sekä tuo säästöjä julkiselle taloudelle. Onnistuneen järjestelmähankkeen taustalla on sitoutuneiden ja taitavien osaajien aito kumppanuus.

Kenelle enää tulee mieleen rakentaa autoa itse tai hartiapankkitaloa vaatimusten kiristyessä, kun markkinoilla on parempia, toimivaksi testattuja ja turvallisia ratkaisuja? Tietojärjestelmissä on sama tilanne. 

“Hyvin harvan kannattaa enää tehdä omaa tai vahvasti räätälöityä tietojärjestelmää. Julkisen sektorin kannattaa hakea tehoja ja toimivuutta hyväksi todistetuista valmisohjelmistoista”, toteaa Visma Finland Holdingin Director Juha Mäntylä.

Kunnille, kaupungeille ja hyvinvointialueille ICT‑, talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tarjoavat Meidän IT ja talous Oy (Meita) ja Provincia Oy ovat sopineet Visman kanssa yhteistyöstä, jossa Visma toimittaa palvelukeskuksille henkilöstöhallinnon Personec  F -järjestelmäkokonaisuuden aina toteutuksesta jatkuvaan tukeen ja kehittämiseen. 

Meitan toimitusjohtaja Salli Kortelainen kertoo ostajien hakeneen strategista kumppania, joka pystyy auttamaan yhtenäisten tuotantojärjestelmien ja toimintamallien toteuttamisessa sekä siirtää tuotannon onnistuneesti pilvipalveluksi.

“Odotamme vahvaa kumppanuusmallia, joka perustuu jatkuvaan vuoropuheluun, kuunteluun ja rehellisyyteen esimerkiksi kyvykkyyksien suhteen”, Kortelainen sanoo. 

”On hienoa, että olemme pystyneet vastaamaan hyvinvointialueen tarpeisiin automatisoidulla ja integroidulla järjestelmällämme, jota käytetään jo useamman hyvinvointialueen ja suuren kaupungin hallinnossa. Automatisoitu ja integroitu ohjelma tuo säästöjä, joita hyvinvointialueilla tarvitaan.”

Järjestelmähankkeessa otettiin käyttöön Personec F-palkkajärjestelmä sekä Personec F ESS-itsepalveluominaisuus, jonka ansiosta ilmoitukset voidaan tallentaa palkkajärjestelmään eri puolilla organisaatiota reaaliaikaisesti. Järjestelmä tarjoaa käyttöä ohjaavia prosessitoimintoja, jotka mahdollistavat sujuvan käytön ilman hr-osaamista. Tämä on ollut hyvin oleellista projektissa haettujen tehokkuushyötyjen saavuttamisessa. Järjestelmän loppukäyttäjiä ovat esimerkiksi lääkärit, sairaanhoitaja ja erityisasiantuntijat.

Hyvinvointialueen järjestelmäkokonaisuuteen liitettiin lisäksi ESS:än avulla luottamustoimikokouksista syntyvä maksuliikenne, kertakirjautumisratkaisu Visma SSO sekä sähköiset allekirjoitukset mahdollistava Visma Sign. 

Monetra Pohjois-Savo Oy tuottaa talous- ja palkkahallinnon palvelut Pohjois-Savon hyvinvointialueelle. Personec F valikoitui palkkahallinnon palveluiden käyttöön luotettavana ja jo vaativassa käytössä koeteltuna järjestelmänä, kertoo Monetra Pohjois-Savon toimitusjohtaja Satu Keskitalo-Makkonen. Monetra on tuottanut palkkahallinnon palveluita Kuopion kaupungille Personec F:n avulla jo useiden vuosien ajan.

”Keskeinen vaatimus järjestelmää valittaessa oli ohjelman kyvykkyys tehostaa palkkahallintoa. Aiempi kokemuksemme järjestelmästä sekä hyvä yhteistyömme Visma Aquilan kanssa painoi lisäksi paljon vaakakupissa palkkajärjestelmää valittaessa”, Keskitalo-Makkonen kertoo.

Pohjois-Savon hyvinvointialueen volyymit ovat suuria; työntekijöitä on noin 12 500 ja palkanmaksupäiviä useita kuukaudessa. Hyvin toimivat prosessit ja niiden skaalautuvuus tuovat tuloksia, joita on Keskitalo-Makkosen mukaan syntynyt jopa yllättävän nopeasti.

”Prosessiohjauksen hyödyt näkyvät jo ensimmäisen toimintavuoden lopussa, mikä on hyvin positiivista. Olemme saaneet optimoitua prosesseja, mikä tarkoittaa selvästi pienentyvää henkilöresurssien tarvetta palkanmaksuun ensi vuonna.”

Monetran tavoitteena on tuoda seuraavaksi Pohjois-Savon hyvinvointialueen käyttöön VeroApi-palvelu, joka vähentää merkittävästi palkanlaskentaan liittyvää manuaalista työtä kuten muutosverokorttien käsittelyä erityisesti vuodenvaihteessa.  Kehityslistalla on myös esimerkiksi keikkatyöntekijöiden palkanmaksun kehittäminen niin, että se toteutuisi viikoittain, kertoo Pohjois-Savon hyvinvointialueen palvelussuhdepäällikkö Kaarina Halonen.  

”Kehitettävää on uudessa isossa organisaatiossa paljon ja tämä vaatii myös järjestelmän kehittämistä. Kokonaisuudessaan olemme tyytyväisiä uuteen järjestelmään. Yhteistyö Monetra Pohjois-Savon kanssa on ollut sujuvaa”, Halonen kertoo. 

Mittava hyvinvointialueen käyttöönottoprojekti vaati onnistuakseen hyvät projektikäytännöt.

”Palkanmaksun onnistuminen oli keskeinen tavoite hyvinvointialueiden aloituksessa. Hyvinvointialueiden perustaminen oli mittava muutos organisaatioille. Paineet onnistuneeseen starttiin olivat suuret, mitä lisäsivät vielä aiemmin julkisuudessakin laajalti esillä olleet epäonnistumiset järjestelmähankkeissa”, Keskitalo-Makkonen kertoo.  

Visma Aquilan ja Monetra Pohjois-Savon kokeneet projektipäälliköt hoitivat projektin tiiviissä yhteistyössä, minkä lisäksi työtä tukivat säännöllisesti kokoontuneet projektiryhmä ja ohjausryhmä. Projektiryhmässä oli koko ajan mukana myös uuden hyvinvointialueen edustaja. Kuluja pidettiin koko projektin ajan yhteisesti hallinnassa ja lisätilaukset sekä niistä syntyvät lisäkustannukset käsiteltiin yhdessä.

”Kirkkaana päätavoitteena oli luoda yhteinen toimintamalli hyvinvointialueen tarpeisiin. Halusimme välttää tilanteen, jossa jokainen siirtyvä organisaatio toisi mukanaan omat toimintamallinsa. Tämä oli yhteinen prioriteetti kaikkien osapuolten eli Pohjois-Savon hyvinvointialueen, Monetra Pohjois-Savon sekä Visma Aquilan kesken. Tavoite pyrittiin huomioimaan kaikissa projektin vaiheissa ja tehtävissä”, kertoo Visma Aquilan vanhempi konsultti ja hyvinvointialueen hankkeen projektipäällikkö Tuija Halkola.

”Ratkaisukeskeisyys oli yksi projektin vahvuuksista. Projektin aikataulu oli tiukka ja kaikki osapuolet olivat sitoutuneet etenemään tavoiteaikataulussa.”

Lisäksi muutoksenhallinnan tärkeyttä pidettiin hankkeessa esillä ja projektin kaikki osapuolet sitoutettiin järjestelmämuutosta tukeviin käytäntöihin. Vastuuta ennen käyttöönottoa tehtävistä tarkistuksista jaettiin laajasti kaikissa uuteen hyvinvointialueeseen liittyvissä organisaatioissa.

”Muutostenhallinta olisi ollut näin laajassa projektissa mahdoton työ, jos se olisi jäänyt liian pienen porukan hoidettavaksi”, Halkola painottaa.

”Käyttöönotto sujui vuoden alussa hyvin. Muutostöiden määrä on ollut projektin laajuuteen nähden hyvin pieni.”