Choose language

Opas

Muutos tarvitsee johtamista – opas onnistuneeseen muutoshallintaan

Organisaatiot elävät jatkuvassa muutoksessa. Tällä sivulla saat käytännön rungon muutoksen johtamiseen: mitä tehdä ennen muutosta, muutoksen aikana ja miten varmistaa, että uusi toimintatapa oikeasti juurtuu arkeen.

250520_23672_Photo_PasiSalminen_com 250520_23693_Photo_PasiSalminen_com

Miksi muutoshallinta on ratkaisevaa?

Muutoksen hallinta on silta tavoitteiden ja käytännön tulosten välillä. Vain hallittu muutos varmistaa, että uudet järjestelmät tai toimintatavat eivät jää kulueriksi, vaan tuottavat aitoa arvoa asiakkaille. Kyse ei ole vain projektista tai teknologiasta, vaan ihmisistä, kulttuurista ja arjen tekemisestä.

Esimerkiksi pelkkä uuden järjestelmän käyttöönotto ei vielä tuo hyötyjä, vaan hankinta on osa laajempaa organisaation muutosta. Arvo syntyy vasta silloin, kun ihmiset hyväksyvät muutoksen ja uusi tapa toimia juurtuu pysyväksi osaksi organisaation arkea. Tätä kokonaisuutta kutsutaan muutoshallinnaksi.

Muutos vaatii johtamista eri tasoilla:
🔧 Prosessit ja rakenteet – työnkuvat, resurssit, järjestelmät
👥 Ihmiset – tunteet, osallistaminen, osaaminen
🌱 Kulttuuri – toimintatavat, luottamus, jatkuva kehitys

Tämä opas auttaa ymmärtämään, mitä muutoshallinta käytännössä tarkoittaa ja miten muutos viedään läpi hallitusti, inhimillisesti ja tuloksellisesti. 

Pirjo_Ketola_1200x800
Kun uskallamme muuttua, varmistamme tulevaisuuden.

Pirjo Ketola

Pre-Sales -konsultti, Visma Aquila

Trendit kertovat suunnan

Miksi muutos tarvitsee johtamista?

Muutoksen johtamisen tarve kasvaa sitä mukaa, mitä laajemmin muutos vaikuttaa ihmisten työhön, rooleihin ja totuttuihin toimintatapoihin. Erityisen kriittistä muutosjohtaminen on silloin, kun muutos koskee koko organisaatiota tai sen ydintoimintaa.

Muutos on ihmisille vaativa, koska se edellyttää rutiinien muuttamista, uuden oppimista ja luopumista tutusta ja turvallisesta. Tämä herättää luonnollisesti epävarmuutta, kysymyksiä ja tunteita. Ilman johtamista nämä tunteet ohjaavat keskustelua ja toimintaa – usein väärään suuntaan.

Mitä muutoshallinta tarkoittaa käytännössä?

Muutoshallinta yhdistää muutoksen rakenteellisen ja inhimillisen puolen ja onnistunut muutos edellyttää, että molemmat näkökulmat ovat tasapainossa. Tekninen toteutus ilman muutoshallintaa johtaa usein siihen, että muutos jää pintapuoliseksi.

  • aikataulut ja resurssit

  • projektin eteneminen

  • järjestelmät ja toimintamallit

  • miten ihmiset suhtautuvat muutokseen,

  • ymmärtävätkö he muutoksen tarkoituksen,

  • kokevatko he tulevansa kuulluiksi ja

  • sitoutuvatko he uuteen toimintatapaan

Muutoksen eri näkökulmat

 

Muutoksen_johtamisen_kolme_vaihetta_1200x630

 

250520_22782_Photo_PasiSalminen_com

🧩 Esimerkki muutosjohtamisen tarpeesta: Autonomisesta työvuorosuunnittelusta siirrytään tekoälyavusteiseen suunnitteluun

Organisaatiossa otetaan käyttöön tekoälyä hyödyntävä työvuorosuunnittelu, jossa henkilöstö osallistuu suunnitteluun yhteisten toivekäytäntöjen ja pelisääntöjen mukaisesti. Uusi ratkaisu valvoo näiden sääntöjen toteutumista. Aiemmin osa työntekijöistä on hyödyntänyt yhteisöllistä suunnittelua, josta nyt luovutaan, ja muutos koskee laajaa työntekijäryhmää.

Muutos herättää epäilyksiä kuulluksi tulemisesta ja omien vaikutusmahdollisuuksien säilymisestä. Tämänkaltaisessa laajassa muutoksessa jatkuva johdon tuki ja aktiivinen rooli ohjausryhmässä ovat ratkaisevia. Johdon tehtävänä ei ole vain ottaa käyttöön uutta järjestelmää, vaan rakentaa viestinnän ja omalla esimerkillä toimintakulttuuri, jossa luottamus uuteen tapaan toimia on uusi normi.

Jos uusi toimintamalli kohtaa vastarintaa, johdon on tärkeä puuttua tilanteeseen nopeasti ja johdonmukaisesti. Yhteisistä pelisäännöistä kannattaa pitää kiinni, mutta samalla kuunnella perusteltua palautetta ja kehittää toimintamallia edelleen yhdessä.

Tekoäly tuo uusia mahdollisuuksia, mutta myös vaatimuksia johtamiselle

Muutosviestinnän rooli osana onnistunutta muutoksen johtamista

Muutosviestinnän tehtävänä on luoda ymmärrys, suunta ja turvallisuuden tunne muutoksen keskelle. Ihmiset eivät sitoudu muutokseen pelkän tiedon perusteella, vaan silloin, kun he ymmärtävät miksi muutos tehdään ja mitä se tarkoittaa omassa työssä. Avoin, johdonmukainen ja toistuva viestintä vähentää epävarmuutta, ehkäisee huhuja ja rakentaa luottamusta. Muutokselle ja muutokseen sopeutumiselle on varattava myös riittävästi aikaa.

Muutoksessa yksi vaativimmista asioista on ihmisten ajattelun ja tunteiden muuttaminen. Epäröinti, pelot ja vastustus ovat inhimillisiä, koska muutos vie ihmiset läpi koko tunneskaalan innostuksesta epävarmuuteen. Muutosviestinnän tehtävänä on paitsi jakaa tietoa, myös tukea ihmisiä muutoksen keskellä, Pre-Sales -konsultti, Visma Aquilan Pre Sales -kosnultti Pirjo Ketola muistuttaa: “Muutos voi käydä järkeen, mutta tapahtuessaan se käy myös tunteisiin. Muutoksen johtamisen tehtävänä on luoda suunta, merkitys ja turva muutoksen keskelle.”

Hyvä muutosviestintä vastaakin toistuvasti ja eri muodoissa samoihin ydinkysymyksiin: Mitä muuttuu? Miksi ja kenelle? Milloin ja miten?

Esimerkki käytännöstä:

Photo_PasiSalminen_com_1200x800

Muutosviestinnän muistilista:

Uuden järjestelmän käyttöönotto on erinomainen tilaisuus kehittää toimintaa ja sujuvoittaa arkea. Jotta muutos tuo aidosti lisäarvoa, viestinnässä ja johtamisessa on hyvä varmistaa seuraavat asiat:

  • Kirkasta tavoitteet ja sanoita ne organisaation omalla kielellä

  • Perustele miksi – avaa muutoksen taustalla olevat syyt ymmärrettävästi

  • Osallista ja kuuntele eri sidosryhmiä, kerro miten palautetta kerätään ja hyödynnetään

  • Varaa aikaa projektityöhön osallistuville henkilöille

  • Määritä mittarit, joilla muutoksen vaikutuksia seurataan

  • Viesti aktiivisesti ja yhtenäisesti – onnistumiset, edistyminen ja arjen esimerkit näkyviksi

  • Varmista johdon sitoutuminen – esimerkillä johtaminen ja avoin kuuntelu

  • Siedä keskeneräisyyttä – kaikkea ei saada valmiiksi kerralla, ja se on hyvä sanoittaa myös henkilöstölle

  • Kerää palaute projektin päättyessä ja kirjaa kehitysehdotukset jatkoa varten

Muutosvastarinnan tunnistaminen ja tuki

  • Tunnista yksilön muutosvastarinta tai pelko

  • Keskustele ja kuuntele aktiivisesti

  • Kerro, mistä muutokseen liittyvää tietoa löytyy koko muutosmatkan ajan

  • Tarjoa turvallinen kanava kysymyksille ja huolien esiin tuomiselle

Muutoksen perustelu ja osallistaminen

  • Kerro, miten uusi ratkaisu hyödyttää ihmisiä heidän omassa työssään

  • Osallista henkilöstöä eri sidosryhmistä ja kuuntele palautetta

  • Anna positiivista palautetta uusien toimintatapojen omaksumisesta

  • Tunnista ennakoiden tuen tarve ja tarjoa tukea

Muutoksen johtamisen kolme vaihetta

Kun muutosta tuetaan systemaattisesti koko matkan ajan, teknologia ja toimintakulttuuri alkavat aidosti tukea toisiaan ja muutoksesta syntyy kestäviä hyötyjä. Muutoshallinta voidaan jäsentää kolmeen selkeään ja toisiaan tukevaan vaiheeseen: valmistelu, muutos ja jalkautus.

 

Muutoksen_nakokulmat_1200x630

 

1. Valmisteluvaihe: periaatteet onnistuneelle muutokselle

Valmisteluvaiheessa ratkaistaan pitkälti se, miten muutos tullaan kokemaan. Muutos ei ole vain uuden järjestelmän käyttöönotto, vaan matka uuteen tapaan tehdä asioita. Huomioi tässä vaiheessa:

  • Aloita merkityksestä. Kirkasta, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä sillä tavoitellaan. Yhteinen suunta ja johdon esimerkki lisäävät sitoutumista enemmän kuin aikataulut tai tekniset yksityiskohdat.

  • Osallista aidosti. Käyttäjien osallistaminen jo suunnitteluvaiheessa vähentää vastarintaa ja rakentaa omistajuutta. Varmista myös, että asiantuntijoilla on aikaa osallistua.

  • Viesti avoimesti ja jatkuvasti. Kerro se, mitä tiedät nyt – avoimuus luo luottamusta ja vähentää epävarmuutta.

  • Varmista osaaminen ja tuki. Uusi toimintamalli muuttaa arkea. Roolikohtainen koulutus ja helposti saatavilla oleva tuki ovat kriittisiä, erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa.

  • Tunnista kaikki kohderyhmät. Huomioi koko muutoksen piiriin kuuluva henkilöstö sekä keskeiset sidosryhmät – muutoksen vaikutukset eivät usein rajoitu vain yhteen rooliin tai yksikköön.

  • Kuuntele valmisteluvaiheessa. Haastattele eri kohderyhmien edustajia, jotta tunnistat olennaiset teemat, löydät muutoksen avainhenkilöt ja saat mukaan puolestapuhujia jo ennen muutoksen käynnistymistä.

  • Mahdollista vaikuttaminen. Pyydä aktiivisesti mielipiteitä, ideoita ja huomioita eri kanavissa. Vaikka palautetta tulisi vähän, mahdollisuus osallistua vähentää muutosvastarintaa.

  • Aloita viestintä ajoissa. Muutoksesta viestiminen ei ala käyttöönotosta, vaan jo valmisteluvaiheessa – näin ihmiset ehtivät orientoitua ja valmistautua tulevaan.

1. Valmisteluvaihe: periaatteet onnistuneelle muutokselle

Valmisteluvaiheessa ratkaistaan pitkälti se, miten muutos tullaan kokemaan. Muutos ei ole vain uuden järjestelmän käyttöönotto, vaan matka uuteen tapaan tehdä asioita.

Lue viereiseltä listalta, mitä tässä vaiheessa on tärkeä huomioida.

  • Aloita merkityksestä. Kirkasta, miksi muutos tehdään ja mitä hyötyä sillä tavoitellaan. Yhteinen suunta ja johdon esimerkki lisäävät sitoutumista enemmän kuin aikataulut tai tekniset yksityiskohdat.
  • Osallista aidosti. Käyttäjien osallistaminen jo suunnitteluvaiheessa vähentää vastarintaa ja rakentaa omistajuutta. Varmista myös, että asiantuntijoilla on aikaa osallistua.
  • Viesti avoimesti ja jatkuvasti. Kerro se, mitä tiedät nyt – avoimuus luo luottamusta ja vähentää epävarmuutta.
  • Varmista osaaminen ja tuki. Uusi toimintamalli muuttaa arkea. Roolikohtainen koulutus ja helposti saatavilla oleva tuki ovat kriittisiä, erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa.
  • Tunnista kaikki kohderyhmät. Huomioi koko muutoksen piiriin kuuluva henkilöstö sekä keskeiset sidosryhmät – muutoksen vaikutukset eivät usein rajoitu vain yhteen rooliin tai yksikköön.
  • Kuuntele valmisteluvaiheessa. Haastattele eri kohderyhmien edustajia, jotta tunnistat olennaiset teemat, löydät muutoksen avainhenkilöt ja saat mukaan puolestapuhujia jo ennen muutoksen käynnistymistä.
  • Mahdollista vaikuttaminen. Pyydä aktiivisesti mielipiteitä, ideoita ja huomioita eri kanavissa. Vaikka palautetta tulisi vähän, mahdollisuus osallistua vähentää muutosvastarintaa.
  • Aloita viestintä ajoissa. Muutoksesta viestiminen ei ala käyttöönotosta, vaan jo valmisteluvaiheessa – näin ihmiset ehtivät orientoitua ja valmistautua tulevaan.

💡 Asiantuntijan vinkki:

2. Muutosvaihe: tue omaksumista arjessa

Muutoksen aikana uusi toimintamalli tai järjestelmä otetaan käyttöön ja muutos konkretisoituu ihmisten työssä. Keskeisiä onnistumisen tekijöitä ovat:

  • avoin ja säännöllinen viestintä

  • oppimisrauha uuden omaksumiseen

  • innostava ja yhteisöllinen lähestyminen

  • helposti saatavilla oleva tuki

Muutoksen aikana projektin katselmointiryhmä on tehokas tapa varmistaa uuden toimintamallin juurtuminen. Ryhmä tuo yhteen eri kohderyhmien näkökulmat ja varmistavat, että muutos etenee arjen todellisuus huomioiden. Katselmointiryhmän jäsenet osallistuvat aktiivisesti muutoksen seurantaan, antavat rakentavaa palautetta sujuvuudesta ja käyttäjäkokemuksesta sekä auttavat tunnistamaan riskejä ja kehitystarpeita.

Kun ryhmään valitaan edustajia eri rooleista, yksiköistä ja toimintaympäristöistä – mukaan lukien mielipidevaikuttajat ja myös kriittisesti suhtautuvat henkilöt – syntyy realistinen kuva muutoksen vaikutuksista. Samalla ryhmän jäsenet toimivat muutoksen lähettiläinä omissa työyhteisöissään: he jakavat tietoa, keräävät palautetta ja vahvistavat ymmärrystä muutoksen tavoitteista. Tämä jatkuva vuoropuhelu tukee uuden toimintamallin omaksumista ja auttaa juurruttamaan muutoksen osaksi arkea.

3. Jalkautusvaihe – muutoksen juurruttaminen arkeen

Muutos on onnistunut silloin, kun:

  • uusi toimintamalli on sujuva ja se on vakiintunut osaksi arkea

  • vanha tapa toimia on jäänyt pois

  • ihmiset kokevat muutoksen hyödylliseksi

Tämä vaatii jatkuvaa seurantaa, johdon tukea ja valmiutta kehittää toimintamallia edelleen. Kun pienetkin onnistumiset tehdään näkyviksi, syntyy kulttuuri, jossa oppiminen ja kehittäminen on jatkuvaa.

Huomioi myös roolit ja vastuut muutoksen arjessa. Onnistunut muutos ei ole vain projektiryhmän vastuulla, vaan edellyttää selkeitä rooleja koko organisaatiossa:

  • Johto näyttää suuntaa ja esimerkkiä, sitoutuu muutokseen näkyvästi ja tukee yhteisiä linjauksia viestinnässä ja päätöksenteossa.

  • Esihenkilöt vievät muutoksen arjen tasolle, kuuntelevat henkilöstöä ja tukevat tiimejä muutoksen aikana.

  • Henkilöstö osallistuu muutokseen, noudattaa yhteisiä pelisääntöjä ja kokeilee rohkeasti uusia toimintatapoja käytännössä.

Muutoksen onnistumisen seuranta

Seurannan ja mittareiden avulla varmistetaan, että kehitystyö on tuottanut aidosti hyötyjä ja että uusi toimintamalli on juurtunut osaksi arkea. Ilman seurantaa on riski, että vanhat, tehottomat toimintatavat jatkuvat tai tilalle syntyy uusia kiertoteitä, jolloin muutoksen hyödyt jäävät saavuttamatta.

Miten seurantaa kannattaa tehdä?

  • KPI-mittareiden määrittely: Määritellään projektin alkuvaiheessa kriittiset suorituskykymittarit (KPI:t), joilla voidaan seurata muutoksen etenemistä ja onnistumista.

  • Vaikuttavuuden arviointi ja vakiinnuttaminen: KPI-mittarit muuttavat käyttökokemukset mitattaviksi tuloksiksi. Tulokset osoittavat numeerisesti, miten tavoitellut hyödyt – kuten ajansäästö tai laadun parantuminen – ovat toteutuneet, jolloin jatkokehitys perustuu mututuntuman sijaan todelliseen dataan.

  • Jatkuva kehitys: Palataan säännöllisesti tarkastelemaan, mikä toimii ja mikä kaipaa hienosäätöä. Pienet onnistumiset tuodaan näkyviksi, mikä rakentaa oppimisen ja kehittämisen kulttuuria.

  • Tuen tarpeen arviointi: Tarjotaan kohdennettua tukea uusille käyttäjäryhmille, mikä vähentää siirtymävaiheen epävarmuutta ja varmistaa, että järjestelmän hyödyt saavutetaan ilman viivettä.

Tehokkuutta ja sujuvuutta automatisoinnilla

Esimerkkejä muutoksen onnistumisen mittareista

Muutoksen vaikutuksia kannattaa mitata sekä toiminnan tehokkuuden että ihmisten kokemuksen näkökulmasta. Millaisia mittareita muutoksen seurannassa voidaan hyödyntää? Alla muutamia esimerkkejä:

Prosessitehokkuus ja toiminnan sujuvuus

  • Prosessiin kuluva aika ennen ja jälkeen muutoksen

  • Yli- ja lisätöiden määrä suhteessa normaaliin työaikaan

  • Sijaishakuun kuluva aika

  • Palkkatulkinnan tai muiden korjausten määrä

Tiedon saatavuus ja työn ohjautuvuus

  • Tietyn raportin tai tiedon tuottamiseen kuluva aika

  • Tietojen ajantasaisuus ja luotettavuus

Henkilöstö­kokemus ja työhyvinvointi

  • Tyytyväisyys uuteen toimintamalliin (esim. läpinäkyvyys ja tasapuolisuus)

  • Työvuorotoiveiden toteutumisprosentti

  • Sitoutuminen ja henkilöstön vaihtuvuus

  • Sairauspoissaolojen kehitys (lyhyet ja pitkät poissaolot)

💡 Asiantuntijan vinkki:

250520_23543_Photo_PasiSalminen_com

Muutoksen riskit – mitä tapahtuu, jos muutosjohtaminen puuttuu?

Organisaatiomuutoksissa tietyt haasteet ja riskit usein toistuvat, erityisesti silloin, kun muutoksen johtaminen ja viestintä jäävät puutteellisiksi. Aiemmin kuvatun seurannan avulla tunnistetaan paitsi muutosten onnistumiset, myös ne kohdat, joissa muutos ei etene toivotulla tavalla.

Millaisia riskejä muutokseen usein liittyy:

  • Projektit viivästyvät tai ylittävät budjetin → Muutoksen jalkauttamiseen ja korjaamiseen joudutaan käyttämään ylimääräisiä resursseja ja aikaa.

  • Uusi toimintamalli ei juurru arkeen → Vanhoja epävirallisia toimintatapoja jatketaan tai syntyy uusia tehottomia “kiertoteitä”.

  • Henkilöstö turhautuu tai kyynistyy → Jatkuvat, huonosti johdetut muutokset heikentävät motivaatiota ja sitoutumista.

  • Epäluottamus ja huhut lisääntyvät → Puutteellinen viestintä johtaa väärinkäsityksiin, epäviralliseen keskusteluun ja luottamuksen heikkenemiseen.

Asiantuntijan vinkit - Usein toistuvat muutoshaasteet ja niiden ratkaisut:

⚠️ Yleinen muutosvastarinta

✅ Muutoksen ydintarinan kirkastaminen: Selkeä ja ymmärrettävä tarina muutoksen syistä, tavoitteista ja hyödyistä auttaa ihmisiä näkemään muutoksen merkityksen omassa työssään.

⚠️ Järjestelmävaihdos ei miellytä

✅ Hankalien ja kiperien aiheiden kartoitus: Tunnistetaan etukäteen kysymyksiä ja huolia herättävät teemat, jotta niihin voidaan vastata avoimesti ja johdonmukaisesti.

⚠️ Muutostarvetta ei perustella riittävästi

✅ Avainhenkilöiden viestinnän tuki: Esihenkilöitä ja avainrooleja tuetaan yhteisellä Q&A-materiaalilla ja viestivalmennuksella, jotta viesti pysyy yhtenäisenä. 

⚠️ Avainhenkilöitä ei osallisteta

✅ Prosessi henkilöstön osallistamiseen: Katselmointi- ja muut työryhmät varmistavat, että eri roolien näkökulmat tulevat huomioiduiksi ja muutos etenee arjen todellisuus huomioiden.

⚠️ Henkilöstöä ei kuunnella

✅ Prosessi palautteen antamiseen: Selkeät palautekanavat ja aktiivinen kuuntelu vähentävät vastarintaa ja lisäävät luottamusta muutoksen aikana.

Muutos avaa täysin uusia polkuja, joilla osaamisen johtaminen auttaa suunnistamaan

250520_20832_Photo_PasiSalminen_com_1200x800

Miten asiantuntija­kumppani voi tukea muutoksessa?

Muutoksen johtaminen ei ole yksiselitteistä, mutta onneksi sitä ei tarvitse tehdä yksin! Ulkopuolinen asiantuntijakumppani voi auttaa sanoittamaan muutosta ja varmistamaan, että uusi toimintamalli juurtuu osaksi arkea.

Me Solveonilla toimimme uuden järjestelmäratkaisun käyttöönotossa muutoksen strategisena kumppanina, varmistaen projektin sujuvuuden ja uusien toimintatapojen juurtumisen. Tukemme voi kattaa muun muassa:

  • Muutosviestintä: autamme asiakasta luomaan selkeän viestintäsuunnitelman, toimitamme laadukkaan projektimateriaalin, jonka avulla asiakas voi viestiä eri kohderyhmille uudistuksen keskeisistä hyödyistä, aikatauluista ja edistymisestä.

  • Osaamisen varmistaminen: roolikohtaiset koulutukset, pääkäyttäjien ja muutosvalmentajien sparraus sekä sisäisten asiantuntijoiden rakentaminen, parhaiden käytäntöjen jakaminen onnistuneista toimintatavoista.

  • Juurtumisen ja vaikuttavuuden seuranta: KPI-mittareiden määrittely, lähtötasojen asettaminen ja tulosten arviointi, kun uusi toimintamalli on vakiintunut.

  • Tehostettu käyttöönottohetken tuki: kohdennettu apu uusille yksiköille tai käyttäjäryhmille riskien vähentämiseksi ja sujuvan siirtymän varmistamiseksi.

Haluatko varmistaa, että järjestelmämuutos ei jää pelkäksi käyttöönotoksi vaan juurtuu aidosti osaksi arkea?

Pysy mukana muutoksessa

Solveon Kasvupolulla tuo työelämän hyvinvoinnin ja kasvun kiinnostavimmat vinkit ja uutiset suoraan sähköpostiisi. 

Osallistu keskusteluun Solveonin somessa