Väistä sudenkuopat – hyvällä käyttökokemuksella sujuva arki

Ohjelmistojen rooli työarjen sujuvuuden mahdollistajana korostuu organisaatioissa vuosi vuodelta. Kun järjestelmät ovat intuitiivisia ja tukevat työn todellisia tarpeita, arki sujuu, työ tehostuu ja henkilöstön kokemus paranee. Mutta missä kohtaa organisaatiot useimmiten kompastuvat ja mitä sudenkuoppia kannattaa välttää?

Webinaarissa Helsingin yliopiston työsuhdeasiainpäällikkö Heidi Lintula, käytettävyysasiantuntija Matias Pietilä (Next Time Design) ja Solveonin HR-ratkaisujen liiketoimintajohtaja Laura Poikkimäki jakavat konkreettisia oivalluksia siitä, miten käyttäjälähtöisyys, hyvä käyttökokemus, onnistunut käyttöönotto ja parhaat käytännöt rakentavat sujuvaa digiarkea.

Onnistunut käyttökokemus rakentuu jo paljon ennen käyttöliittymää – siitä, että ymmärretään, mitä ongelmaa oikeastaan ollaan ratkaisemassa. Käyttäjien osallistaminen, palautteen kerääminen ja sen hyödyntäminen ovat yksi tärkeimmistä tekijöistä sudenkuoppien välttämisessä.

“Usein se ensimmäinen ja alkuperäinen toive ei ole se todellinen tarve. Juurisyy pitää ymmärtää, jotta löydetään oikea ratkaisu ja päästään näiden sudenkuoppien yli”, Laura Poikkimäki kiteyttää.

Käyttäjien osallistaminen on tärkeää järjestelmäprojektin jokaisessa vaiheessa, mutta yhtä tärkeää on osata käyttää kerättyä tietoa oikein, Matias Pietilä muistuttaa. Optimaalisessa tilanteessa on jokin hypoteesi, jonka yrittää todistaa oikeaksi tai vääräksi. Arjessa heränneisiin ongelmiin ja juurisyihin kannattaa keskittyä, koska ne ovat pysyvämpiä kuin yksittäiset ratkaisuideat. Samalla myös käyttäjien odotukset ovat muuttuneet: on totuttu laadukkaisiin kuluttajapalveluihin, ja se nostaa rimaa myös työpaikan järjestelmille, hän toteaa.

Käyttökokemus ei ole vain tekninen ominaisuus, vaan kokonaisuus, jossa käyttäjä ymmärtää intuitiivisesti, mitä tehdä. Asenteella on iso rooli: jos käytettävyyttä ei nähdä tärkeänä, siihen ei myöskään panosteta.

“Yksi yleisin este järjestelmien ja hyvän käyttökokemuksen saavuttamiselle on asenne, eli ymmärretäänkö, että siihen kannattaa panostaa. Kun asenne on kunnossa, vastaan tulevat resurssit, osaaminen ja muut riippuvuudet. Jos käyttökokemus nähdään investointina, yleensä sille löytyy resursseja”, Pietilä toteaa.

Moni järjestelmähanke onnistuu tai epäonnistuu jo käyttöönotossa. Loppukäyttäjien kokemus ja sen kuuntelu on avainasemassa, sillä heillä on usein paras käsitys organisaation arjesta, toimintatavoista ja kehittämismahdollisuuksista. Käyttöönotto onkin samalla myös mahdollisuus käydä läpi toimintatapoja ja päivittää prosesseja nykypäivän tarpeisiin.

“Uuden järjestelmän hankinta on mahdollisuus ravistella organisaation vanhoja malleja ja ajattelutapoja, ja miettiä uudelleen mitä me oikeasti tässä halutaan tehdä”, Heidi Lintula kannustaa.

Arjessa järjestelmän käyttöön sitoutuminen syntyy siitä, että kyseessä ei ole vain irrallinen tekninen projekti, vaan osa kokonaisuutta ja työn sujuvoittamista. Käyttö ei välttämättä jää vähäiseksi siksi, että järjestelmä olisi huono, vaan viestintä tai muutosjohtaminen saattavat ontua. Tueksi tarvitaankin jatkuvaa viestintää siitä, miksi ja miten asiat muuttuvat, ja miten muutokset vaikuttavat kunkin omaan työhön.

“Järjestelmä ei koskaan ole itseisarvo, vaan mahdollistaja sujuville prosesseille ja sujuvalle arjelle. Järjestelmä mahdollistaa sujuvan muutoksen, että päästään ylipäätään kehittymään organisaationa”, Poikkimäki avaa.

Uudet teknologiat muuttavat myös rooleja ja työnkuvia, mutta muutos voidaan nähdä myös positiivisena: rutiinien ja manuaalisten työtehtävien siirtyessä taustalle, asiantuntijuus nousee keskiöön.

Kun arki rullaa hyvin, taustalla on usein toimivia malleja ja hyviä valintoja. Jaetut parhaat käytännöt auttavat välttämään arjen haasteita ja tekemään työstä sujuvampaa ja tehokkaampaa. Parhaat käytännöt eivät ole vain dokumentoituja tapoja tehdä asioita, vaan yhteistä oppimista, yhteistyötä ja prosessien jatkuvaa kehittämistä.

“Moni organisaatio saattaa ajatella olevansa niin monimutkainen, ettei muiden oppeja voi soveltaa. Usein kuitenkin samat perusperiaatteet pätevät kaikkialla”, Poikkimäki muistuttaa.

Tulevaisuutta määrittää osaltaan myös tekoälyn nopea kehitys. Se mahdollistaa jo nyt nopeampaa palautteen keräämistä palvelumuotoilun keinoin:

“Tekoälyllä voidaan tehdä nopeasti erilaisia prototyyppejä ja iteroida, saada palautetta ennen kuin on vielä koodattu riviäkään”, Poikkimäki toteaa.