Miten hyvinvointialueet voivat varmistaa, että jokainen euro käytetään viisaasti? Visma Aquilan Business Analyst Rauni Nastolin ja työvoimanhallinnan asiantuntija Markus Metsälä avaavat blogissaan, millaisia mahdollisuuksia automaattinen kustannusseuranta luo.
Hyvinvointialueiden taloudellinen tilanne on haastava. Rahat ovat vähissä, mutta velvoitteet ja vaatimukset eivät ole vähentyneet – päinvastoin. Yksi ratkaisu fiksumpaan rahankäyttöön on automaattinen kustannusseuranta. Vaikka kustannustehokkuus ei olekaan julkisten palvelujen tuottamisessa ensisijaisena tavoitteena, nykyisessä taloustilanteessa se on välttämätöntä.
Kustannusseurannan ytimessä on ymmärrys siitä, mitä kustannukset ovat ja mihin ne kohdistuvat, sillä vain faktojen perusteella voimme tehdä korjaavia toimenpiteitä. Kun kustannusten seuranta on automatisoitu, kustannukset kohdistuvat automaattisesti sinne, missä työ on todellisuudessa tehty. Tämä mahdollistaa aivan uudenlaisen läpinäkyvyyden, tehokkuuden sekä selkeyden, missä työtä oikeasti tehdään ja kuinka paljon se maksaa.
Automaattinen kustannusseuranta muuttaa toimintamallit
Moni organisaatio seuraa kustannuksiaan yhä perinteisellä mallilla, jossa työntekijän kustannukset kohdistetaan aina tietylle "kotikustannuspaikalle" riippumatta siitä, missä työ todellisuudessa tehdään. Tämä aiheuttaa useita ongelmia, kuten resurssien tehotonta käyttöä eri yksiköiden välillä, työläitä manuaalisia korjauksia, hidasta tiedonkulkua sekä ylipäätään organisaatiotason kokonaiskuvan puutteen.
Automaattinen kustannusseuranta tuo mukanaan merkittäviä etuja:
- Tarkempi kustannusten kohdistuminen: Monesti ylityöt, erilaiset lisät sekä vuokratyövoiman aiheuttamat kulut on helppo kohdistaa, mutta kuukausipalkka, joka on usein suurin yksittäinen palkkaerä, jyvitetään aina kokonaisuudessaan työntekijän omalle kustannuspaikalle. Mutta entä jos pilkkoisimme kuukausipalkan ja kohdistaisimme palkkakustannukset tarkasti tehdyn työn mukaisesti? Näin saisimme paljon tarkemman kuvan kustannusten jakautumisesta, voisimme analysoida helpommin, missä yksiköissä kustannuksia syntyy ja voisimme tehdä helpommin korjausliikkeitä.
- Reagointimahdollisuus tuleviin tarpeisiin: Julkisella sektorilla rekrytoinnit ovat tunnetusti hitaita ja raskaita. Automaattisen kustannusseurannan yksi merkittävimmistä eduista on se, että se mahdollistaa tulevien tarpeiden ennakoinnin ja niihin reagoimisen. Esimerkiksi alkukeväästä tehty karkea suunnittelu kesän työvuorolistoille voi parhaimmillaan auttaa rekrytoimaan omia sijaisia ajoissa. Näin ei tarvitse turvautua kalliisiin vuokratyöntekijöihin tai maksaa ylitöitä.
- Henkilöstön tehokkaampi liikkuvuus: Monet työntekijät kaipaavat työssään vaihtelua ja he haluavat liikkua laajemmin, opetella uusia vastuita sekä tehdä monipuolisempaa työtä. Jos kustannukset tulevat oman osaston piikkiin, osastonhoitajalla ei välttämättä ole halukkuutta lainata työntekijöitä toiselle osastolle tai yksikköön. Automaattinen kustannusseuranta tukee henkilöstön tehokkaampaa liikkuvuutta organisaation sisällä, kun kustannukset seuraavat aidosti tehtyä työtä.
Mitä automaattisen kustannusseurannan käyttöönotto vaatii?
Vaikka Numeronin työvoimanhallinta toimisi täydellisesti ja sen avulla pystyttäisiin tuottamaan tarkalla tasolla dataa, se ei riitä, koska kustannusseurannan vaatimat eurot tulevat palkanlaskennasta. Automaattisen kustannusseurannan todellinen lisäarvo syntyykin siitä, kun työvuorosuunnittelu-, palkanlaskenta-, HR- ja kirjanpitojärjestelmät pelaavat saumattomasti yhteen ja tukevat tarkkaa kustannusseurantaa. Olennaista onkin varmistaa, että käytössä olevilla palkka- ja HR-järjestelmillä on kyvykkyys ottaa vastaan tarjolla olevaa dataa, mikä ei ole kaikissa järjestelmissä itsestäänselvyys. Personec F:llä on vahva asema hyvinvointialuemarkkinassa ja se toimii täydellisesti yhdessä Numeronin kanssa. Yhden toimittajan kanssa asioiminen on helpompaa, kun kaikki integraatiot tehdään kerralla ja vakioidusti.
Toisaalta datasta ei ole hyötyä, jos sitä ei osata hyödyntää oikein. Yksittäiseltä osastonhoitajalta ei voida vaatia tilastomatemaattista osaamista tai laajojen data-analyysien tekemistä. Sen sijaan rohkaisemme hyvinvointialueita panostamaan keskitettyyn analytiikkaosaamiseen. Näin päätoimiset resurssianalyytikot taas voisivat pyöritellä dataa, kaivaa siitä trendejä sekä tehdä koko organisaation tasolla toimenpide-ehdotuksia, joiden perusteella osastonhoitajat voivat tehdä päätöksiä.
Kohti kustannustehokkaampaa tulevaisuutta
Hyvinvointialueiden taloudellinen tilanne tuskin helpottuu lähivuosina. Siksi on tärkeää ottaa käyttöön työkaluja ja toimintamalleja, jotka mahdollistavat resurssien tehokkaamman käytön ilman, että palvelujen laatu kärsii. Automaattinen kustannusseuranta alkaa tuottaa heti käyttöönoton jälkeen oikeaa, läpinäkyvää tietoa. Laajempi ja vaikeampi keskustelu onkin se, miten tieto auttaa muuttamaan toimintatapoja.
Automaattinen kustannusseuranta ei ole vain tapa säästää, vaan se on myös tapa kohdentaa resurssit sinne, missä niitä eniten tarvitaan. Näin voimme varmistaa, että rajalliset resurssit käytetään viisaasti ja että ne kohdistuvat sinne, mistä niistä on eniten hyötyä – potilaiden ja asiakkaiden hyvinvointiin.
Olemme vakuuttuneita siitä, että kun kustannukset ovat läpinäkyviä ja reaaliaikaisia, on mahdollista tehdä parempia päätöksiä. Ja paremmilla päätöksillä rakennetaan kestävämpää hyvinvointiyhteiskuntaa – yhdessä.
