Miten datalla voidaan tunnistaa heikkoja signaaleja, ehkäistä työhyvinvoinnin haasteita ja kääntää ne vahvuuksiksi? Visma Aquilan HR-johtaja Heini Tuomola ja Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija Peter Peitsalo jakavat näkemyksiään datan hyödyntämisestä työhyvinvoinnin johtamisessa.
Perinteisesti organisaatiot seuraavat henkilöstön työhyvinvointia tarkastelemalla toteutuneita lukuja ja taaksepäin katsovia mittareita: sairauspoissaoloja, henkilöstön vaihtuvuutta tai työtyytyväisyyskyselyjen tuloksia. Millaiset mittarit antavat parhaiten tietoa tulevista trendeistä eikä pelkästä nykytilanteesta?
“Jotta pystytään ennustamaan, pitää tarkastella tilannetta myös pari vuotta taaksepäin. Näin saadaan oikeasti irti tyypilliset trendit, mitkä liittyvät valittuihin mittareihin”, Visma Aquilan HR-johtaja Heini Tuomola kertoo.
Esimerkiksi sairauspoissaoloissa saattaa olla kausittaista vaihtelua. Jos kuitenkin jonakin vuonna luvut lähtevät selvästi eri suuntaan kuin aiemmin, on pysähdyttävä pohtimaan miksi.
"Vaikka lisääntyneet sairauspoissaolot ovat selvä signaali, ei niiden äärelle ehkä kuitenkaan pysähdytä sillä tavalla kuin voisi. Yksittäiset poissaolot voivat vaikuttaa satunnaisilta, mutta niiden kasvu voi olla merkki työuupumuksesta, stressistä tai kyllästymisestä työtehtäviin", Tuomola kertoo.
Kun yksinkertaista dataa, kuten tehtyjä ylitöitä, poissaoloja sekä yleistä työtyytyväisyyttä, joita organisaatiot mittaavat jo nyt, peilataan edeltäviin vuosiin, voidaan nähdä kehityssuuntia. Usein eri datalähteiden kesken on nähtävissä myös korrelaatiota.
Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija Peter Peitsalon mukaan myös tulevaisuuteen katsovien kysymysten käyttö on tärkeää: "Jos kysymme työntekijöiltä, mikä heidät pitää työssä ja mitä meidän kannattaisi tehdä sen edistämiseksi, saamme arvokasta ennustavaa dataa, jota hyödynnetään vielä liian vähän.”
Jos kysymme työntekijöiltä, mikä heidät pitää työssä ja mitä meidän kannattaisi tehdä sen edistämiseksi, saamme arvokasta ennustavaa dataa, jota hyödynnetään vielä liian vähän.
Tekoäly mullistaa tiedon yhdistämisen
Vaikka jo yksittäiset mittarit antavat osviittaa työhyvinvoinnin tilasta, dataa kannattaa kerätä useista lähteistä ja hyödyntää monipuolisesti. “Ennakoimisessa tiedon yhdistäminen on avainasemassa”, Peitsalo tiivistää.
Tuomola nostaa esiin henkilöstön kehittämisen ja työvoiman hallinnan ratkaisujen tarjoaman datan osana työhyvinvoinnin ennakointia. Esimerkiksi työkuormituksen seuranta ja koulutustarpeiden tunnistaminen ovat tärkeitä osa-alueita.
"Työaikaa ja kuormitusta seuraamalla paljastuu usein epätasapainoa työtehtävien jakautumisessa. Lisäksi datalla voidaan tunnistaa, milloin tietyntyyppinen koulutus voisi olla tarpeellista tai onko työntekijöillä riittävästi aikaa osallistua tarjottuihin koulutuksiin", Tuomola kertoo.
Tekoäly ja kehittynyt analytiikka avaavat tiedon yhdistämisessä aivan uusia mahdollisuuksia.
"AI on tehnyt analytiikan käsittämättömän helpoksi. Ei tarvitse olla tilastotieteilijä löytääkseen datasta poikkeamia tai huolia, joita ei itse välttämättä osaisi ajatella", Tuomola kertoo.
AI on tehnyt analytiikan käsittämättömän helpoksi. Ei tarvitse olla tilastotieteilijä löytääkseen datasta poikkeamia tai huolia, joita ei itse välttämättä osaisi ajatella.
Koska tekoäly nopeuttaa analysointia, Peitsalo suosittelee toteuttamaan henkilöstön pulssimittauksia aiempaa useammin. Esimerkiksi avointen vastausten sisältöanalyysissä tekoälyn käyttäminen olisi erityisen hyödyllistä. Tekoälyn käyttö edellyttää kuitenkin datan huolellista anonymisointia, jotta tietosuoja säilyy.
Myös puettava teknologia, kuten älykellot ja -vaatteet, on kiinnostava tulevaisuuden suunta esimerkiksi työntekijän palautumisen seurantaan. Henkilökohtaisen datan keräämiseen ja käyttöön liittyy kuitenkin eettisiä kysymyksiä.
"Ei ole ongelmatonta, että laitamme työntekijälle kellon käteen ja seuraamme sykevälivaihtelua. Tarvitaan paljon keskustelua siitä, millaista dataa on hyväksyttävää kerätä", Peitsalo huomauttaa.
Sekä Tuomola että Peitsalo korostavat, että data on kuitenkin vain väline. Tärkeintä on pysähtyä datan äärelle yhdessä eri sidosryhmien kanssa miettimään, mitä datasta voidaan oppia ja mitä pitäisi muuttaa.
Datalla esiin työyhteisön näkymättömät ilmapiiriongelmat
Työyhteisön dynamiikkaan ja ilmapiiriin liittyvät ongelmat kehittyvät usein pitkän ajan kuluessa. Miten data voi auttaa tunnistamaan niitä? Tuomola nostaa esiin, että esimerkiksi yhteistyön ja aktiivisuuden väheneminen tiimitasolla sekä negatiivisen palautteen lisääntyminen eri kanavissa voivat kertoa vuorovaikutusongelmista tiimissä tai laajemmin organisaatiossa.
"Negatiivista palautetta tulee aina, mutta silti on tärkeää tunnistaa, onko kehittymässä ilmiö vai onko kyseessä yksittäinen palaute tai tunne, joka poistuu pienillä korjaavilla toimenpiteillä”, Tuomola kertoo.
Peitsalo puolestaan kertoo havainneensa, että esihenkilötyöhön liittyvä data paljastaa usein ensimmäisenä tiimidynamiikkaan liittyvät haasteet, koska asioita käsitellään usein esihenkilön kautta.
Molemmat asiantuntijat korostavat, ettei pelkkä data riitä, sillä parhaatkaan HR-mittarit eivät yksistään kerro koko totuutta, vaan tarvitaan aina konteksti ja keskusteluja sen ympärille.
“Kun esihenkilöllä on mahdollisuus kohdata tiimiläiset, datan avulla aika osataan hyödyntää juuri niihin oikeisiin kipupisteisiin, joita työntekijän tai tiimin arjessa on. Näin päästään nopeammin pureutumaan työhyvinvoinnin haasteisiin", Tuomola painottaa.
Datan ja ihmisläheisen johtamisen liitto
Inhimillisyys on tulevaisuuden HR:n tärkein taito ja data on omiaan tukemaan ihmisläheistä johtamista. Dataa tarvitaan, jotta ihmisiä voidaan johtaa yksilöllisesti ja ihmisläheisesti. Inhimillisyys ja teknologia eivät siis sulje toisiaan pois, päinvastoin. Tuomolan mukaan data tuo selkeyttä rakenteiden ja roolien muutostarpeisiin.
"Inhimillistä johtamista on, kun pystymme luomaan organisaatiota jatkuvasti uusiksi niin, että jokaisen vahvuudet pääsevät parhaaseen käyttöön. Data tukee tunnejohtamista ja mahdollistaa myös hyvin konkreettiset fiilismittarit, joilla ymmärretään työntekijöiden tarpeita."
Peitsalo painottaa tasapainoa kovan ja pehmeän datan välillä: jos katsomme vain euroja ja suoritteita, ihmiset alkavat ymmärtää, ettei heidän hyvinvoinnillaan ole merkitystä – jolloin työpaikka ei ole enää houkutteleva.
“Nykyään panostetaan yhä enemmän siihen, miten tuotetaan menestystä kestävällä tavalla. Tulosta ei tehdä ihmisten selkänahasta, vaan pitkällä aikavälillä huomioiden hyvinvointi, työmäärä ja kehittymismahdollisuudet", Peitsalo kertoo.
Datasta toimintaan ja osaksi organisaation arkea
Työhyvinvoinnin signaaleihin reagoimisen suurin haaste on ketteryyden puute. Monessa organisaatiossa tarvitaankin iso kulttuurin muutos.
"Organisaatiokulttuurin tulee tukea dataan pohjautuvaa päätöksentekoa ja prosessien pitää olla joustavia, jotta niihin voidaan tehdä muutoksia nopeasti", Tuomola painottaa.
Peitsalo näkee haasteen siinä, miten dataa käsitellään organisaatioiden sisällä.
"Parhaimmillaan datan käsittely ei ole pelkästään HR:n vastuulla. Parhaat vaikutukset saadaan, kun työyhteisöt pysähtyvät yhdessä miettimään, mitä data tarkoittaa arjessa."
Peitsalo näkee dataan liittyvät seikat paitsi työnantajan, myös työntekijöiden asiana. Esimerkiksi työilmapiiri ei ole pelkästään työnantajan käsissä, vaan se on kaikkien vastuu. Hän kannustaa kääntämään ajattelun työhyvinvointia heikentävistä asioista työn imua lisääviin seikkoihin.
“Sen sijaan, että mietimme vain heikkouksia, jotka estävät meitä saavuttamasta tavoitteitamme, analysoisimme myös vahvuuksia, jotka kannattelevat organisaatiotamme”, Peitsalo kannustaa.
Tuomola uskoo, että tulevaisuudessa myös henkilöstöhallinnon data on helpompi integroida osaksi liiketoiminnan strategisia päätöksiä.
"Teknologia tulee auttamaan meitä tässä paljon, ja HR-ammattilaiset onnistuvat työssään jatkossa paljon paremmin", Tuomola lisää.
Peitsalo ennakoi uusia datakeruun tapoja. Paitsi työntekijästä puettavalla teknologialla kerättävää dataa, myös sisäisten palaverien määrää, kalenterin täyttöastetta tai viestinnän laatua voisi analysoida nykyistä tarkemmin. Tärkeintä on kuitenkin päästä tiedosta tekemiseen – ymmärtämään työntekijöitä ja kehittämään johtamista tiedon pohjalta.
Tuomola ja Peitsalo painottavat, että työhyvinvoinnin data on vasta työväline, ja sen arvo syntyy organisaation kyvystä tehdä oivalluksia ja muuttaa toimintaa sen pohjalta.
"Ilman dataa ei voi johtaa työhyvinvointia. Inhimillistä johtamista on se, kun pystymme luomaan organisaatiota jatkuvasti uudestaan niin, että jokaisen ihmisen vahvuudet pääsevät parhaaseen mahdolliseen käyttöön", Tuomola kiteyttää.
Ilman dataa ei voi johtaa työhyvinvointia. Inhimillistä johtamista on se, kun pystymme luomaan organisaatiota jatkuvasti uudestaan niin, että jokaisen ihmisen vahvuudet pääsevät parhaaseen mahdolliseen käyttöön.
Kolme askelta parempaan työhyvinvoinnin ennakointiin
Haluatko ottaa organisaatiosi työhyvinvoinnin datat paremmin haltuun? Noudata näitä kolmea askelta:
- Yhdistä eri tietolähteet: Älä tarkastele vain yksittäisiä mittareita, vaan etsi yhteyksiä eri datalähteiden välillä. Miten esimerkiksi sairauspoissaolot, työilmapiiri, johtamisen arviot ja työkuorma korreloivat keskenään?
- Tasapainota kova ja pehmeä data: Varmista, että tarkastelet sekä "kovia" lukuja, kuten taloudelliset mittarit ja suoritteet, että "pehmeitä" mittareita, kuten työhyvinvointikyselyt, motivaatio ja sitoutuminen.
- Osallista työyhteisö datan tulkintaan: Data ei ole vain henkilöstöhallinnon työväline. Parhaat tulokset syntyvät, kun työyhteisöt pysähtyvät yhdessä miettimään, mitä luvut kertovat heidän arjestaan ja miten toimintaa voisi kehittää.
