Itse, palvelukeskuksen kautta vai ulkoistuskumppanilta? Palkkahallinnon järjestämiseen on useita malleja, ja oikea valinta riippuu organisaation tilanteesta. Solveonin kumppanuuksista vastaava Kiira Kajoskoski avaa eri vaihtoehtojen eroja ja auttaa löytämään kysymykset, joihin vastaamalla päätös selkiytyy.
Palkkahallinnolla on pitkät perinteet välttämättömänä taustatoimintona, valtavan tärkeänä, mutta operatiivisena ja reaktiivisena. Viime vuosina sen rooli on kuitenkin muuttunut selvästi: tänä päivänä palkkahallinto omistaa luotettavan henkilöstödatan, mahdollistaa esihenkilötyön ja HR-päätöksenteon sekä rakentaa työnantajakokemusta ja luottamusta. Miten palkkahallinto sitten kannattaa järjestää?
Solveonin kanavamyynnin ja kumppaniliiketoiminnan kehittämisestä vastaava Channel Sales & Development Director Kiira Kajoskoski näkee teknologian kehityksen ohjaavan muutoksen suuntaa.
"Alkaa olla jo perusoletus, että rutiinit hoituvat automaatiolla ja oikein. Ihminen on se, jolle jää aikaa poikkeamien tulkintaan, analysointiin, kehittämiseen ja yhteistyöhön. Tämä kehitys kasvattaa osaamiseen, prosesseihin ja järjestelmiin kohdistuvia vaatimuksia", Kajoskoski kertoo.
Organisaatioiden onkin hyvä pysähtyä miettimään, mikä tapa järjestää palkkahallinto sopii juuri omaan tilanteeseen.
Kolme tapaa järjestää palkkahallinto
Palkkahallinnon järjestämiseen on käytännössä kolme mallia ja lisäksi erilaiset hybridiratkaisut ovat mahdollisia – osa voidaan tehdä itse ja osa hankkia palveluna.
1. Omana toimintona
Ensimmäisessä mallissa organisaatio hoitaa palkkahallinnon itse ohjelmiston avulla ja yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa.
"Tämä sopii sellaiselle organisaatiolle, jolla on riittävän kokoinen ja osaava palkka- ja HR-tiimi, ja jossa halutaan täysi kontrolli prosesseihin ja dataan", Kajoskoski kuvaa.
Tyypillisesti tämä tarkoittaa, että palkkahallinnolla on organisaatiossa strateginen rooli eikä sitä nähdä vain kulueränä. Palkkahallinnon järjestäminen vaatii toimivat, dokumentoidut prosessit, ajantasaista lainsäädäntö- ja TES-osaamista sekä automaatiota ja virheiden hallintaa tukevan järjestelmän.
"Pelkkä ohjelmisto ei tee ketään autuaaksi. Ihmisten ja prosessien yhteispeli ratkaisee. Ajatus siitä, että vain lasketaan palkkoja, ei ehkä enää nykypäivänä ole organisaatiolle järkevää. Tuottavuushyötyjä saavutetaan, kun palkkahallinto nähdään strategisena kyvykkyytenä", Kajoskoski muistuttaa.
Pelkkä ohjelmisto ei tee ketään autuaaksi. Ihmisten ja prosessien yhteispeli ratkaisee.
2. Palveluna palvelukeskukselta
Toisessa mallissa julkisen sektorin organisaatio hankkii palvelut asiakkaidensa omistamalta sidosyksiköltä eli palvelukeskukselta. Tätä voisi ehkä verrata yksityisen sektorin järjestelyyn, jossa keskitetyt konsernipalvelut tuottavat tukitoimintoja.
Sidosyksikkö tuottaa palveluita omistaja-asiakkailleen. Se pyrkii tarjoamaan mittakaavaetuja sekä keskitettyä osaamista kilpailuttamalla muun muassa järjestelmäratkaisut asiakkaidensa puolesta eikä omistaja-asiakkaiden tarvitse kilpailuttaa sidosyksiköltä ostamaansa palvelua.
"Julkisella sektorilla tätä mallia ohjaa lainsäädäntö, tarve kustannusten ennakoitavuuteen ja toisaalta osaajapula, jota lähivuosien eläköitymiset entisestään syventävät. Palvelukeskus on tietyllä tavalla omistajiensa ammatillinen selkäranka, joka varmistaa kriittisten prosessien jatkuvuuden", Kajoskoski kertoo.
3. Ulkoistuspalveluna kumppanin kautta
Kolmannessa mallissa ulkoistuskumppani tuottaa palkka- ja HR-palvelut asiakkaalle.
"Ulkoistuspalvelut sopivat organisaatioille, jotka haluavat vapauttaa omia resursseja hallinnollisista töistä tai eivät pysty tai halua ylläpitää omaa palkanlaskentaosaamista", Kajoskoski sanoo.
Suurin ero palvelukeskusmalliin on se, että ulkoistuskumppanit ovat markkinaehtoisia organisaatioita, joiden ydinliiketoiminta on palkka- ja HR-palveluiden tuottaminen ja kehittäminen. Ne hakevat asiakkaita kilpailutusten kautta, jolloin kilpailutusprosessi määrittää sen, millaiseksi tarjottu palvelu muotoutuu.
Kustannustehokkuus syntyy sopivuudesta
Kajoskosken mukaan itse malli ei saa aikaan kustannustehokkuutta, vaan pikemminkin mallin sopivuus asiakkaan tilanteeseen. Eri mallien kustannuksia arvioidessa hän kehottaa tarkastelemaan kokonaiskuvaa: miten palvelumaksu suhteutuu sisäiseen kustannukseen, mitä maksavat muutokset henkilöstömäärissä ja rakenteissa, ja mikä on osaamisriskien ja virhetilanteiden kustannus.
"Suurin hyöty tulee siitä, kuinka paljon organisaation johto ja HR voivat oikeasti keskittyä ydintehtäväänsä. Julkisella sektorilla loppuviimeksi siihen, kuinka paljon voidaan keskittyä kuntalaisten arjen kehittämiseen", Kajoskoski lisää.
Solveonin ohjelmistoratkaisut ovat kaikkien mallien tekninen ja toiminnallinen perusta. Vastuiden ja tehtävien jako sekä tuen ja palvelujen organisointi vaihtelevat mallin mukaan. Solveonin kumppanimalli koskee sekä palvelukeskuksia että ulkoistuspalvelukumppaneita. Molemmissa on kyse samasta periaatteesta: tuotetaan palvelua yhteisellä kehittämisellä, automaatiolla ja toimintamalleilla.
“Kumppanuus on meille ennen kaikkea tapa varmistaa palvelun laatu ja sen jatkuva kehittäminen. Se edellyttää vastavuoroisuutta ja yhteistä vastuuta loppuasiakkaan palvelemisessa.”
Kun HR-johtaja tai henkilöstöpäällikkö pohtii omalle organisaatiolla sopivaa mallia, Kajoskoski kannustaa pohtimaan seuraavaa:
-
Missä haluamme olla itse vahvoja – ja missä emme?
-
Kuinka kriittistä palkkahallinnon osaaminen on meidän strategiallemme?
-
Onko meillä oikeasti aikaa ja kyvykkyyttä kehittää, vai meneekö aika selviytymiseen?
"Jos nämä uskaltaa sanoa ääneen ja näihin pystyy vastaamaan, niin melkein tietää, missä palkkahallinto kannattaa järjestää."
Tulevaisuudessa yhdistetään luotettavuus ja kehittäminen
Kajoskoski näkee palkkahallinnon kehittyvän kohti vahvempaa automaatiota ja ennakointia, parempaa reaaliaikaista näkymää henkilöstödataan ja tiiviimpää yhteistyötä HR:n, talouden ja johdon kanssa.
"Siirrytään oikeasti lisäarvon tuottamiseen – siihen, mitä tiedosta voidaan johtaa, ja mitä sillä voidaan tehdä."
Kajoskosken mukaan ei riitä, että tiedot ovat oikein, vaan voittava kortti on kyky yhdistää luotettavuus ja kehittäminen. Hän haluaa rohkaista niitä, jotka miettivät juuri nyt palkkahallinnon järjestämistä uudelleen.
"Tarve uudelleenjärjestelyyn on usein merkki siitä, että organisaatio on kasvanut tai muuttunut tai ottamassa seuraavaa askelta, joten siihen voi suhtautua positiivisen uteliaasti. Kannattaa valita malli, joka tukee arkea tänään, mutta mahdollistaa kasvun myöhemmin. Hyvä ratkaisu on sellainen, joka vapauttaa kädet eikä sido niitä."
