Choose language

Opas

Miten onnistua HR-järjestelmän hankinnassa?

Onko HR-järjestelmän hankinta organisaatiollenne ajankohtaista? Luettuasi tämän oppaan tiedät, mitä asioita kannattaa huomioida sopivaa HR-järjestelmää valittaessa.

hr-jarjestelman-hankinta-1200x800 hr-jarjestelman-hankinta-1200x800
miten-onnistua-hr-jarjestelman-hankinnassa-1200x800

Kaipaatko apua sopivan HR-järjestelmän hankintaan?

HR-järjestelmän hankinta voi tuntua työläältä, sillä markkinoilla on tarjolla useita ratkaisuja. Laadimme avuksesi tämän oppaan, jotta sopivimman HR-ratkaisun löytäminen olisi hieman helpompaa.

Tällä sivulla avaamme:

Opas sopii hyvin sinulle, jos olet vasta etsimässä organisaatiollenne ensimmäistä HR-järjestelmää, tai jos nykyinen HR-ratkaisu ei vastaa tarpeitanne ja kaipaat apua vaihtoehtojen kartoittamiseen.

Miksi hankkia HR-järjestelmä?

HR-järjestelmä on jokaisen henkilöstöhallinnon asiantuntijan tukipilari henkilöstöprosessien ja työsuhteen eri vaiheiden hallinnassa. Hyvä HR-järjestelmä kattaa kaikki henkilöstöhallinnon prosessit aina uuden työntekijän aloittamisesta lähtökeskusteluun saakka – työntekijöiden perustiedot, työsuhdetiedot, palkkatiedot, työajat, lomat ja poissaolot yhdessä paikassa.

Parhaassa tapauksessa oikealla järjestelmävalinnalla organisaatiosi voi jatkossa luottaa yhteen työkaluun, joka kokoaa kaikki henkilöstöön liittyvät tiedot samaan paikkaan. Kun tieto ei ole pirstaloitunut useisiin eri järjestelmiin, työt hoituvat sujuvasti ja aikaa vapautuu hallinnolliselta työltä kehittämistyöhön.

Mitkä ovat HR-järjestelmän hyödyt?

  • Helpottaa HR-raportointia
  • Tiedot löytyvät yhdestä paikasta useiden järjestelmien tai tiedostojen sijaan
  • HR:n lisäksi myös työntekijät ja esihenkilöt pääsevät käsiksi tietoihin
  • HR:ltä säästyy aikaa, kun tietoja ei tarvitse kaivaa eri lähteistä
  • Tiedot saa helposti siirrettyä palkanlaskentaan
  • Tehostaa ja selkeyttää HR:n prosesseja

➡️ Joskus suurin kysymys ei ole mikä järjestelmä valitaan, vaan milloin sen hankinta on ajankohtaista. Lue blogista, miten tunnistat oikean hetken hankinnalle.

Miten tunnistaa ja määritellä HR-järjestelmän tarpeet?

Ensimmäinen vaihe HR-järjestelmän hankinnassa on tarpeiden määrittely: mitä haluamme järjestelmällä saavuttaa ja mitä asioita sillä voidaan tukea?

Ideaalitilanteessa HR-järjestelmä toimii koko organisaation ja liiketoiminnan tukena, eikä ole ainoastaan HR:n työväline. Järjestelmää hankittaessa onkin hyvä ottaa huomioon kaikki käyttäjäryhmät: HR, esihenkilöt ja työntekijät. Kaikilla näillä on erilaisia tarpeita, jotka on hyvä selvittää ennen vaihtoehtojen kartoituksen aloittamista. Tarpeiden määrittelyssä on myös huomioida nykytilan lisäksi tulevaisuus – mitä tarpeita organisaatiollanne on 1–5 vuoden sisällä?

➡️ HR-järjestelmiltä odotetaan nykyään entistä monipuolisempia ominaisuuksia – kokosimme blogiin viisi ajankohtaista asiaa, jotka nousevat esiin lähes jokaisessa hankkeessa.

Yleisimpiä tarpeita HR-järjestelmän hankinnalle ovat:

  • Henkilötiedot, työsopimukset, lomat ja poissaolot ovat levällään useissa eri järjestelmissä tai tiedostoissa.
  • Organisaation kasvun myötä tarvitaan järjestelmällinen tapa hallinnoida henkilöstöhallinnon prosesseja ja työsuhteen eri vaiheita.
  • Tiedon siirtäminen sujuvasti paikasta tai henkilöltä toiselle, ja tiedon kulkeutuminen HR-, työajanseuranta- ja palkkajärjestelmien välillä sekä työterveyteen ja työsuhde-etujärjestelmiin.
  • Manuaalisen työn ja silpputyön vähentäminen, jotta aikaa jää organisaation ja henkilöstön kehittämiseen.
  • Esihenkilötyön helpottaminen ja työntekijöiden joustavamman arjen mahdollistaminen.
  • Raportoinnin ja läpinäkyvyyden kehittäminen ja tätä kautta tiedolla johtamisen mahdollistaminen.
  • Nykyinen järjestelmä on vanhanaikainen tai ei muuten vastaa tarpeisiin – siinä voi olla liian vähän tai liian paljon toiminnallisuuksia, joita kukaan ei käytä.
ennen-hr-jarjestelman-hankintaa-1200x800

Selvittäkää ainakin seuraavat asiat ennen järjestelmän hankintaa:

  • Mikä on HR-järjestelmähankinnan tavoite?
  • Mitä asioita HR-järjestelmällä pitää pystyä tekemään?
  • Mitä ongelmia haluamme ratkaista?
  • Mitä tietoa HR-järjestelmään tallennetaan?
  • Mitä käyttäjäryhmiä järjestelmään tarvitaan?
  • Mihin muihin järjestelmiin HR-järjestelmästä tulee saada tietoa?
  • Mitä tietoja HR-järjestelmästä halutaan raportoida?

Mitä paremmin pystytte kuvaamaan tarpeet, sitä helpompi on kartoittaa mahdollisia vaihtoehtoja ja aloittaa keskustelu eri järjestelmätarjoajien kanssa.

Julkisella sektorilla HR-järjestelmän hankintaan liittyy usein kilpailutuksia ja tarkkoja vaatimuksia, jotka tekevät prosessista erilaisen kuin yrityksillä. Olemme koonneet erilliseen oppaaseen vinkit SaaS-palveluiden hankintaan ja kilpailuttamiseen.

Lue SaaS-palvelun ostajan opas

💡 HR-järjestelmä helpottaa kasvuyritysten arkea

Nopeasti kasvavissa yrityksissä voidaan herätä tarpeeseen tietojen järjestelmällisestä säilyttämisestä. Kun pienessä yrityksessä henkilötietoja pystyi vielä hallinnoimaan exceleissä, ei kasvavassa yrityksessä tämä enää riitä. Ensimmäistä HR-järjestelmää hankittaessa kannattaa olla erityisen tarkkana, koska järjestelmähankinta on aina merkittävä investointi. Määritelkää siis tarkasti, mitä ominaisuuksia järjestelmästä todella tarvitsette. Jos alkuvaiheessa riittää vain perustietojen hallinnointi, kannattaa harkita moduuleista koostuvaa järjestelmää, joka skaalautuu helposti yrityksen tarpeiden mukaan. Saima HR on esimerkki tällaisesta järjestelmästä.

Miten HR-järjestelmä tukee arkea työsuhteen eri vaiheissa?

Monipuolinen HR-järjestelmä tukee kaikkia työsuhteen eri vaiheisiin liittyviä henkilöstöhallinnon prosesseja aina uuden työntekijän rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen asti.

Nämä vaiheet voidaan jakaa lyhyesti:

  • työsuhteen aloitukseen
  • työsuhteen hallintaan
  • ja työsuhteen päättymiseen.

Työsuhteen aloituksen eli onboardingin tärkeimpiä vaiheita ovat uuden työntekijän rekrytointi, työsopimuksen laatiminen, henkilö- ja työsuhdetietojen tallentaminen sekä uuden työntekijän perehdyttäminen.

  • Työsuhteen aloitusvaihe voi järjestelmässä näyttää esimerkiksi seuraavalta:
    uusi työntekijä on hakenut avointa työpaikkaa organisaatiosta rekrytointijärjestelmän kautta ja tulee valituksi tehtävään.
  • Rekrytointijärjestelmästä on liittymä organisaatiossa käytössä olevaan HR-järjestelmään, joten henkilön perustiedot, työhistoriatiedot ja CV siirtyvät kätevästi järjestelmästä toiseen.
  • HR-järjestelmässä on tallessa myös työsopimus, joka lähetettiin aiemmin uudelle työntekijälle sähköisesti allekirjoitettavaksi HR-järjestelmän kautta. Kun sopimus on allekirjoitettu, siirtyy se automaattisesti järjestelmään liitteeksi henkilön tietoihin.
  • Uudelle työntekijälle tilataan ja luovutetaan työvälineet, jotka myös merkitään HR-järjestelmään.
  • Myös perehdytyssuunnitelma voidaan tallettaa kätevästi talteen samaan paikkaan, josta siihen on helppo myöhemmin palata.

Työsuhteen hallintavaiheeseen liittyvät mm. palkka-asiat, lomat ja poissaolot, henkilötietojen tai työsuhteen muutokset ja niihin liittyvät hyväksymisketjut sekä henkilöstön kehittämiseen liittyvät tehtävät. Lisäksi henkilöstöön liittyvä raportointi helpottuu huomattavasti, kun kaikki tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta eikä tietoa tarvitse kerätä eri järjestelmistä.

Kun kaikkia työsuhteeseen liittyviä asioita voidaan hallinnoida samassa HR-järjestelmässä, manuaalisen työn määrä vähenee:

  • Erityisesti HR:n aikaa vapautuu, kun työntekijät ja esihenkilöt voivat itse tarkastella ja muuttaa omia tietojaan, merkitä sekä hyväksyä lomia ja muita poissaoloja.
  • Myös henkilöstön koulutuksia, osaamisia ja keskusteluja voidaan hallinnoida yhdessä ja samassa paikassa, mikä helpottaa henkilöstön kehittämistyötä.
  • Integraation avulla myös palkkatiedot saadaan kulkeutumaan suoraan palkanlaskentaan, jolloin tieto esimerkiksi palkankorotuksesta tai työajan muutoksesta siirtyy suoraan palkkahallintoon.

Työsuhteen päättymisvaihe eli offboarding pitää sisällään irtisanoutumisen, lähtöhaastattelun sekä työtodistuksen laatimisen.

  • HR-järjestelmään voidaan tallettaa esimerkiksi lähtökeskustelun tiedot, työtodistus, työsuhteen päättymisen syy ja merkitä luovutetut tavarat palautetuiksi. Tiesithän, että työsopimuslaki velvoittaa työnantajan toimittamaan kirjallisen työtodistuksen työntekijälle kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen

Mitkä ovat HR-järjestelmän tärkeimmät ominaisuudet?

HR-järjestelmässä tärkeintä ei ole hienot ominaisuudet, vaan se, minkä asioiden tekemistä sillä voi helpottaa. Toimiva HR-järjestelmä on työkalu, joka tukee organisaation HR-prosesseja saumattomasti.

➡️ Lue tietopaketti: Näin sujuvoitat HR-prosesseja oikeilla HR-työkaluilla

Kuten aiemmassa luvussa todettiin, jokaisella organisaatiolla on erilaiset henkilöstöhallinnon tarpeet. Näin ollen myös HR-järjestelmän täytyy vastata näihin tarpeisiin, nyt ja tulevaisuudessa.

Yleisimpiä HR-järjestelmän ominaisuuksia ovat:

Esimerkki Saima HR:n peruspaketista

HR-järjestelmä kokoaa yhteen keskeiset ominaisuudet, kuten lomien ja poissaolojen hallinnan, koulutukset, osaamiset, palkankorotusten hallinnan sekä raportoinnin.

SaimaHR-ominaisuudet_16_9

Seuraavaksi tutustumme näihin ominaisuuksiin tarkemmin 👉

Henkilöstö- ja työsuhdetietojen hallinnointi

Toimiva HR-järjestelmä on myös arvokas apuväline HR-prosessien läpiviemisessä. Yksi HR-järjestelmän kiistattomimmista eduista onkin kaikkien henkilöstö- ja työntekijätietojen hallinnointi yhdessä ja samassa paikassa. Tämä vapauttaa hallinnolliseen rutiinityöhön käytettyä aikaa ja vähentää virheitä.

Tärkeimmät HR-prosessit liittyvät työsopimusasioihin, palkanmaksuun sekä hyväksyntämenettelyihin. HR-järjestelmän hankinnassa kannattaakin lähteä liikkeelle perusasioista: varmista, että kriittisimmät prosessit hoituvat helposti halutulla järjestelmällä.

Perustietoja ovat esimerkiksi:

  • Työntekijän perustiedot
  • Työsuhdetiedot (esim. koeaika, työaika)
  • Palkat ja palkkiot (esim. palkkakehitys)
  • Työhistoria
  • Työsopimukset ja -todistukset
  • Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt (esim. koeajan päättyminen, pätevyyden umpeutuminen, syntymäpäivät)
  • Työvälinerekisteri
Kun työsuhdetieto on järjestelmän ytimessä, esimerkiksi päällekkäiset työsuhteet ja niihin liittyvät palkkatiedot linkittyvät automaattisesti. Asiakas voi luottaa siihen, että monimutkaisetkin työsuhdemallit, kuten osa-aika- ja keikkatyöt, onnistuvat sujuvasti ilman manuaalisia kiertoteitä. Tieto on aina synkassa, mikä vähentää virheitä palkanlaskennassa ja raportoinnissa.

Sanna Jahkonen

Personec F OSS- ja Saima HR -tuotepäällikkö, Visma Aquila

💡 Ensimmäistä HR-järjestelmää hankkimassa?

Pienille yrityksille tai ensimmäistä HR-järjestelmää hankkiville riittää usein alkuun perustietojen hallinnointi, jotta excel-rumbasta voidaan luopua ja ylläpitää tietoja vain yhdessä järjestelmässä. Myöhemmin mukaan voidaan haluta esimerkiksi tuki kehityskeskusteluille. Tällöin sopiva valinta on järjestelmä, jossa voi itse valita haluamansa osiot ja laajentaa ohjelmaa tarpeen mukaan.
lomien-ja-poissaolojen-hallinta

Lomien ja poissaolojen hallinta

Lomien ja poissaolojen hallinnoimisessa ollaan monissa organisaatioissa vielä tänäkin päivänä pelkkien exceleiden varassa. HR-järjestelmän avulla HR ja esihenkilöt voivat kätevästi seurata lomia ja poissaoloja ja tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli työntekijälle alkaa kertyä paljon poissaoloja työstä.

HR-järjestelmässä hallinnoit yhdessä paikassa:

  • Lomat
  • Sairaslomat
  • Poissaolot

Työntekijät ja esihenkilöt voivat myös itse tarkistaa jäljellä olevien lomapäivien määrän sekä kirjata poissaolot järjestelmään selitysten kera, mikä vapauttaa jälleen HR:n työaikaa.

Palkankorotusten hallinta

HR-järjestelmä auttaa hallitsemaan palkankorotuksia tehokkaasti. Erityisesti työehtosopimuksiin tehdyt muutokset saattavat koskea kerralla satoja työntekijöitä ja manuaalisten palkkamuutosten tekeminen vie valtavasti aikaa. HR-järjestelmällä muutokset, kuten työehtosopimusten päivitykset tai kertaluontoiset tulospalkkiot, voidaan tehdä kerralla usealle työntekijälle.

Esimerkiksi Saima HR -järjestelmässä onnistuu:

  • Palkkaesitysten tekeminen ja hyväksyminen
  • Massa-ajot palkankorotuksiin (esim. TES-muutosten mukaan)

Palkkojen hallinta HR-järjestelmässä auttaa myös tarkastelemaan henkilöstön palkkakehitystä ja kehittämään palkkauksen tasa-arvoa.

henkiloston-kehittaminen-hr-jarjestelma

Henkilöstön kehittämisen työkalut

Nykyaikainen HR-järjestelmä toimii myös HRD-työkaluna, eli sen avulla henkilöstön osaamisen kehittämiseen liittyvät tehtävät sujuvat mukavasti saman ohjelman sisällä. HR-järjestelmä tarjoaa tuen keskusteluiden, osaamisten sekä koulutusten dokumentoinnille ja hallinnalle.

Henkilöstön kehittämisen tueksi on tarjolla myös erityisesti tarpeisiin räätälöityjä ratkaisuja, kuten Personec F OSS. Järjestelmän avulla voit tukea työntekijöiden kehitystä tehokkaasti ja yhdenvertaisesti sekä hyödyntää henkilöstön kehittämisen parhaat käytännöt ja työkalut.

Näin HR-järjestelmä tukee henkilöstön kehittämistä

chat-bubble-text-square-84

Keskustelut

HR-järjestelmä kokoaa kaikki työntekijän kanssa käydyt keskustelut yhteen paikkaan. Tulos-, palkka- ja kehityskeskustelut sekä perehdytykseen tai työsuhteen päättymiseen liittyvät tarkistuslistat löytyvät helposti myöhemmin, mikä helpottaa seurantaa ja arjen johtamista.

star-badge-21

Osaamiset

HR-järjestelmän avulla pysyt kartalla organisaation osaamisesta: näet vahvuudet, osaamisvajeet ja poistuvan asiantuntemuksen yhdellä silmäyksellä. Tämä tukee rekrytointeja, tiimien kokoamista ja osaamisen kehittämistä. Osaamisen tunnistaminen lisää myös työhyvinvointia ja tuottavuutta.

task-list-51

Koulutukset

Koulutusten hallinnan avulla voit seurata henkilöstön käymiä koulutuksia ja niistä kertyviä pätevyyksiä ja käyttää niitä koulutussuunnitelmien tukena sekä asettaa muistutuksia niiden uusimisesta. Näin varmistat, että osaaminen pysyy ajan tasalla.

Liittymät muihin järjestelmiin

Integraatioiden avulla voit asettaa henkilöstötiedot kulkeutumaan tarvittaviin järjestelmiin automaattisesti ja päivittää niitä vain yhdessä paikassa. Kun tiedot päivitetään vain kerran, virheet vähenevät ja hallinto kevenee. Mitä enemmän henkilöstöä, sitä tärkeämpää on, että tieto liikkuu sujuvasti järjestelmästä toiseen.

Integraatioita voidaan toteuttaa käytännössä mihin vain järjestelmään, joka kykenee lukemaan HR-järjestelmästä saatavaa dataa. Yleisimpiä integraatioita HR-järjestelmän kanssa ovat:

Suuri etu on, jos sama järjestelmätoimittaja pystyy tarjoamaan integraatiot tärkeimpiin ohjelmistoihin, kuten työajanseurantaan. Tällöin tiedot kulkevat saumattomasti järjestelmien välillä ja ohjelmistot toimivat samalla logiikalla, kun tuotteita kehitetään yhden katon alla. Myös asiakastuki toimii, kun yhden yhteyshenkilön kautta voidaan saada vastaus useampaan kysymykseen.

Raportit

Raportointi eri sidosryhmille kuuluu olennaisesti myös HR:n tehtäviin. Henkilöstöhallinnon oman toiminnan kehittämisen lisäksi myös muut organisaation toiminnot (kuten johto ja talous) tarvitsevat HR:ltä dataa päätöksenteon tueksi, nykytilan seurantaan ja tulevan ennustamiseen.

HR-järjestelmä tarjoaa valmiita raportteja, joilla seuraat helposti esimerkiksi

  • henkilöstömäärää,
  • vaihtuvuutta,
  • poissaoloja,
  • ikä- ja sukupuolijakaumaa sekä
  • koulutusdataa.

➡️ Lue blogi: Näin pistät HR-raportoinnin kuntoon

Kun tieto löytyy yhdestä paikasta, raportit saa ulos nopeasti ja tiedolla johtaminen helpottuu. Yhä useammin raportoinnin rinnalle nousee myös tekoäly, joka tuo uusia mahdollisuuksia HR:n työhön.

💡HR-analytiikka

HR-analytiikka tarkoittaa HR-datan yhdistämistä ja hyödyntämistä henkilöstöhallinnon työssä, kuten esimerkiksi henkilöstötarpeen ennakoinnissa, rekrytoinnissa, henkilöstön hyvinvoinnissa ja osaamisen kehittämisessä. Järjestelmä kokoaa datan yhteen ja tekee analytiikan hyödyntämisestä arjessa helpompaa.

➡️Lue blogi: Mistä HR-dataa saa ja miten sitä voi käyttää?

mita-ottaa-huomioon-hr-jarjestelmaa-hankittaessa

Mitä ottaa huomioon HR-järjestelmää hankittaessa?

HR-järjestelmää hankittaessa kannattaa ottaa huomioon tarvittavien toiminnallisuuksien lisäksi useita käytännön asioita.

Näitä ovat esimerkiksi:

Seuraavaksi pureudumme tarkemmin näihin.

Käyttöönotto ja tarvittavat resurssit

Erityisesti ensimmäistä HR-järjestelmää hankkivalle saattaa tulla yllätyksenä, mitä kaikkia asioita järjestelmän käyttöönottovaiheessa tulisi ottaa huomioon.

Käyttöönottoon on hyvä varata aikaa: Huolellinen käyttöönotto varmistaa, että saatte järjestelmästä täyden hyödyn heti alusta alkaen. Tärkeää on selvittää etukäteen aikataulu, siirrettävän tiedon määrä, tarvittavat integraatiot ja koulutuksen tarve.

Selvitä ainakin nämä asiat ennen HR-järjestelmän käyttöönottoa:

  • Milloin järjestelmä tulisi saada viimeistään käyttöön?
  • Kuinka paljon työntekijätietoja tarvitsee siirtää järjestelmään? Mistä tiedot siirretään?
  • Mitä muita järjestelmiä HR-järjestelmään tulisi integroida?
  • Kuinka paljon koulutusta tarvitsette järjestelmän käyttöön?
  • Kuka vastaa organisaatiossanne käyttöönotosta?

Mitä tarkemmin tiedätte, kuinka paljon tietoa järjestelmään tulee siirtää, mihin muihin järjestelmiin tarvitsette integraatioita ja kuinka paljon henkilöstö tarvitsee koulutusta, sitä helpompi käyttöönottoprosessi on organisaatiollenne.

Saima HR -järjestelmä on suunniteltu tarjoamaan vakioituja, valmiiksi mietittyjä ratkaisuja, mikä tekee käyttöönotosta sujuvan ja nopean. Kun räätälöinnin tarve on vähäisempi, pääsette hyödyntämään järjestelmän ominaisuuksia lähes heti ja säästätte aikaa sekä resursseja.

💡 Yhteistyöllä sujuva käyttöönotto

Nimetkää projektipäällikkö, joka vastaa HR-järjestelmän käyttöönotosta organisaatiossanne. Näin käyttöönotto­projekti saadaan joutuisasti alkuun ja maaliin saakka. Varmista myös, että saatte käyttöönottoon täyden tuen järjestelmätoimittajalta. Esimerkiksi Saima HR -järjestelmän käyttöönotossa yrityksenne apuna on kokenut käyttöönottokonsultti, joka toimii käyttöönoton apuna koko projektin ajan ja vastaa kaikkiin mieltä askarruttaviin kysymyksiin.

Kustannukset

Uuden järjestelmän hankinta on aina investointi, ja sopivaa HR-järjestelmää valittaessa tulee ottaa huomioon myös investoinnin kustannusrakenne. Kustannusten osalta sopivaa HR-järjestelmää valittaessa kannattaa ottaa huomioon:

  • Kustannusten perusta
  • Kustannusten läpinäkyvyys
  • Tarvittavat toiminnallisuudet

 

Paljonko säästäisit hankkimalla HR-järjestelmän? Selvitä laskurillamme HR-järjestelmän ROI.

Laske säästösi ROI-laskurilla

Asiantuntijan vinkit

1.

Vakioidut SaaS-palvelut vähentävät räätälöinnin tarvetta, tuovat arkeen parhaita käytäntöjä ja pitävät kustannukset selkeinä. Pilvipohjainen HR-järjestelmä on kustannustehokas, koska järjestelmään tulevat päivitykset kuuluvat kuukausimaksuun.

2.

Maksa vain tarpeellisesta. Määrittele hankinnassa, mitä ominaisuuksia oikeasti tarvitsette. Jos esimerkiksi tarve on ainoastaan henkilöstö- ja työsuhdetietojen hallinnoinnille, hyvä valinta on HR-järjestelmä, jossa voitte itse valita, mitä ominaisuuksia haluatte ottaa käyttöön ja maksaa vain niistä osioista.

hr-jarjestelman-muokattavuus-ja-skaalautuvuus

Muokattavuus ja skaalautuvuus

Kun valitsette HR-järjestelmää, huomioikaa myös tulevaisuuden tarpeet. Jos organisaatiolla esimerkiksi on kasvutavoitteita, järjestelmän on hyvä olla muokattava ja skaalautuva, jotta ette ole pian taas uuden käyttöönottoprojektin edessä.

Muokattavuuteen liittyvät esimerkiksi erilaiset työtilat eri käyttäjäryhmille, jotka selkeyttävät ja helpottavat järjestelmän käyttöä. Yleisimmät käyttäjäryhmät ovat HR, esihenkilö, työntekijä ja pääkäyttäjä. Jokaiselle käyttäjälle voidaan määritellä rooli, joka vaikuttaa siihen, mitä tietoja ja osioita juuri hänen työtilassaan näkyy.

Esimerkkejä käyttäjäryhmistä

heart-30

HR

Hallinnoi työsuhteisiin, raportteihin ja hyväksyntäkiertoihin liittyviä tehtäviä. Pääsee käsiksi kaikkiin henkilötietoihin ja dokumentteihin, ja voi hyödyntää valmiita pohjia esim. perehdytyksiin ja kehityskeskusteluihin.

user-collaborate-group-74

Esihenkilö

Näkee tiiminsä tiedot yhdestä paikasta, hyväksyy muutokset sekä lomat ja poissaolot. Hyötyy muistutuksista ja voi tallentaa kehityskeskustelut ja dokumentit turvallisesti järjestelmään.

sign-person-27

Työntekijä

Pystyy itse päivittämään omia tietojaan, lisäämään koulutuksia ja kirjaamaan lomatoiveita. Pääsee helposti palaamaan aiempiin keskusteluihin ja dokumentteihin.

keyboard-option-setting-gear-82

Pääkäyttäjä

Hallinnoi käyttöoikeuksia ja rooleja, tekee asetusten muutoksia ja hoitaa massatoimintoja. Varmistaa järjestelmän toimivuuden koko organisaatiossa.

Skaalautuva HR-järjestelmä mukautuu organisaation tarpeisiin ja kasvaa liiketoiminnan mukana. Teknologialla on merkitystä: Pilvipalvelut tuovat nopeutta kehitykseen ja varmistavat, että järjestelmä järjestelmä elää mukana liiketoiminnan tarpeissa.

Onneksi useat HR-järjestelmät taipuvat erilaisiin tarpeisiin ja monilla järjestelmätoimittajilla on tarjota ratkaisuja sekä pienten että suurempien organisaatioiden tarpeisiin. Moduulipohjaisissa ratkaisuissa voit ottaa käyttöön vain tarvittavat osiot ja laajentaa niitä joustavasti lisäominaisuuksilla myöhemmin.

helppokayttoisyys-hr-jarjestelma

Helppokäyttöisyys

Yksi HR-järjestelmän tärkeimmistä tarkoituksista on rutiinityön vähentäminen, joten järjestelmän hankinnassa on hyvä kiinnittää huomiota myös käyttökokemukseen. Käytettävyys on tärkeässä roolissa, kun käyttöön ollaan ottamassa koko henkilöstön käyttöön tulevaa ratkaisua: järjestelmän käytön tulee olla helppoa myös niille, jotka eivät käytä sitä päivittäin.

Helppokäyttöisyyteen vaikuttavat esimerkiksi:

  • järjestelmään kirjautuminen (selainpohjainen ratkaisu on aina kaikkien saatavilla ilman asennuksia),
  • käyttöliittymän intuitiivisuus (löytyvätkö tarvittavat toiminnot helposti),
  • muokattavat työtilat ja käyttäjäkohtaiset näkymät sekä
  • kieliversiot, jotka helpottavat käyttöä erityisesti monikielisissä organisaatioissa.

Tuki

Markkinoilla on saatavilla kymmeniä erilaisia HR-järjestelmiä, Suomessa ja kansainvälisesti. Etuna kotimaiselta toimittajalta hankkimisessa on asiakastuki: tiedät aina, että saat palvelua suomeksi. Lisäksi Suomessa asiakastuki on useimmiten maksutonta niin sähköisissä kanavissa kuin puhelimitse.

Valitsemalla kotimaisen toimittajan varmistat myös, että järjestelmää kehitetään Suomen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Solveonin ohjelmistokokonaisuuden kehitystyö kohdistuu nimenomaan Suomen markkinaan ja asiakkaamme voivat luottaa siihen, että järjestelmä on aina ajan tasalla kotimaisen lainsäädännön ja käytäntöjen suhteen.

💡 Tutustu järjestelmään ennen ostoa: Pyydä tuote-esittely

Pyydä tuotedemo, jossa järjestelmän asiantuntija esittelee teille järjestelmää. Voitte myös pyytää kokeilutunnuksia, joilla pääsette itse testaamaan järjestelmää. Näin pääsette itse testaamaan, tuntuuko järjestelmän käyttöliittymä selkeältä ja intuitiiviselta.

Katso Saima HR -tuotedemo

Tarkistuslista HR-järjestelmien vertailuun

Hienoa! Alla olevaa tarkistuslistaa voi käyttää järjestelmävertailun tukena. Täyttääkö järjestelmä kaikki sille asettamanne kriteerit?

1. Ominaisuudet
Löytyykö järjestelmästä kaikki HR-toiminnallisuudet, joita tarvitsette?

2. Skaalautuvuus
Mukautuuko järjestelmä organisaation muutoksiin ja kasvuun?

3. Hinnoittelu
Onko hinnoittelu selkeä ja läpinäkyvä ilman piilokuluja?

4. Referenssit
Onko toimittajalla luotettavia asiakasreferenssejä?

5. Integraatiot
Sisältääkö järjestelmä tärkeimmät integraatiot muihin järjestelmiin?

6. Asiakastuki
Onko asiakastuki helposti saatavilla ja maksuton?

7. Päivittyvyys
Pystyykö toimittaja päivittämään järjestelmää esim. lakimuutosten mukaan?

8. Helppokäyttöisyys
Onko järjestelmä käytännöllinen kaikille käyttäjäryhmille?

9. Tietoturva
Tarjoaako toimittaja läpinäkyvää tietoa datan käsittelystä ja tallennuksesta?

10. Tuotedemo
Onko tuotteesta saatavilla ilmainen demo tai kokeilujakso?

11. Lisäratkaisut
Voiko toimittaja tarjota myös muita ratkaisuja, kuten työajanseurantaa?

Mitä seuraavaksi? Ota askel kohti sujuvampaa HR-arkea

HR-järjestelmän hankkiminen voi tuntua työläältä, mutta hyvin tehty pohjatyö palkitaan varmasti. Toivomme, että tästä oppaasta on hyötyä matkalla teille sopivimman HR-järjestelmän hankintaan.

Solveon-asiantuntijat-apunasi-1200x800

Solveonin asiantuntijat apunasi

Meillä Solveonilla on pitkä kokemus palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmien sekä digitaalisten ratkaisujen kehittämisestä. Tunnemme suomalaisten organisaatioiden henkilöstöhallinnon tarpeet sekä niihin liittyvät haasteet – ja kehitämme ratkaisuja tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa.

Järjestelmät ovat skaalautuvia, joten voitte ottaa käyttöön vain ne osiot, joita organisaationne todella tarvitsee – ja laajentaa kokonaisuutta tarpeiden muuttuessa. Näin maksatte vain siitä, mikä tuo lisäarvoa organisaatiollenne.

Jutellaanko?

Solveon-ohjelmistokokonaisuuden Saima HR -järjestelmä tukee monipuolisesti henkilöstö- ja työsuhdetietojen hallintaa ja auttaa varmistamaan, että tarvittava tieto on aina oikeiden ihmisten saatavilla. Perusratkaisun lisäksi on mahdollista hyödyntää erilaisia lisäominaisuuksia, kuten dokumenttien, lomien, poissaolojen, osaamisten ja koulutusten hallintaa. Asiakkaat osallistuvat aidosti kehitystyöhön muun muassa säännöllisten käyttäjätilaisuuksien kautta. Näin varmistamme, että järjestelmä kehittyy todellisten tarpeiden pohjalta.

👉 Jos haluat kuulla lisää, varaa maksuton esittely verkkosivuillamme tai ota suoraan yhteyttä asiantuntijoihimme – jutellaan lisää!