Asiakastarina
DSV nopeutti useita päiviä työaikaa Tiiman avulla
Vielä muutama vuosi sitten kuljetusyritys DSV:llä kirjattiin työaikatapahtumat pääosin manuaalisesti. Kun he sitten siirtyivät työajanhallintajärjestelmään, turhat työvaiheet karsiutuivat pois ja prosessi nopeutui noin kolmella päivällä.
DSV on noin 350 henkeä työllistävä tanskalainen konserni, joka tekee kansainvälisiä kuljetuksia ympäri maapalloa.
Ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu palkat laskettua ajoissa.
Ritva Örling
DSV
Tehokas työajanhallintajärjestelmä säästää DSV:ltä joka kuukausi useita päiviä työaikaa
Vielä muutama vuosi sitten DSV:llä hoidettiin työtapahtumien kirjaamiset pääosin manuaalisesti. Kun yritys siirtyi moderniin työajanhallintajärjestelmään, turhat työvaiheet karsiutuivat pois ja prosessi nopeutui 3–4 päivästä alle päivään.
"Ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu palkat laskettua ajoissa”
DSV:n Senior HR Specialist Ritva Örling kertoo, että vielä tovi sitten DSV:llä kirjattiin työtapahtumat pääosin manuaalisesti.
“Meillä oli aiemmin ovenpielessä vanhanaikainen työajanseurantajärjestelmä, johon työntekijät leimasivat itsensä sisään ja pois lähtiessä ulos. Kuun lopussa otimme sieltä ulos työaikaraportit ja laitoimme ne esimiehille tarkastettavaksi. Sen jälkeen kävin ne läpi, merkkasin ylityöt ja poissaolot ja näpyttelin tiedot käsin palkanlaskentaan.”
Prosessi vei henkilöstöhallinnolta 3–4 päivää työaikaa, ja se aiheutti palkanlaskennassa kiperän haasteen.
“Meillä maksetaan palkat ulos jo kuun puolivälissä, joten ei siinä meinannut mitkään aikataulut riittää että oltaisiin saatu ne laskettua ajoissa”, Örling toteaa.
Kesto: 3–4 päivää
- Työntekijä leimaa itsensä sisään ja ulos ovenpielessä olevaan laitteeseen.
- Kuun vaihteessa järjestelmästä ajetaan raportit ulos ja laitetaan esimiehille paperilomakkeilla tarkastettavaksi.
- HR-edustaja käy tapahtumat läpi ja kirjaa ylityöt ja poissaolot käsin palkkajärjestelmään.
Kesto: alle päivä
- Työntekijä leimaa itsensä sisään ja ulos mobiilisti.
- Mahdollisten poissaolojen ja etäpäivien ilmoittaminen ja anominen onnistuu myös Tiimalla.
- Työaikatapahtumat ovat esimiehillä nähtävillä ja tarkastettavina reaaliaikaisesti.
- HR tarkistaa tiedot ja siirtää ne liittymän kautta palkanlaskentaan.
Lähes kaikissa DSV:n yksiköissä käytetään Tiimaa
Vuonna 2015 kuljetusyrityksessä päätettiin laittaa stoppi ajan tuhlaukselle, ja vaihtaa manuaalinen työ moderniin työajanhallintajärjestelmään.
Tänä päivänä lähes kaikissa DSV:n yksiköissä käytetään Tiimaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tiedot työajasta poissaoloihin ja vuosilomiin kirjataan ja hyväksytään Tiimassa. Tiedot siirtyvät henkilöltä toiselle automaattisesti ja kuun vaihteessa ne on nopea ajaa suoraan palkanlaskentaan.
Tämä on Örlingin mukaan sujuvoittanut prosessia melkoisesti.
“Tulkinta-ajoja tai liittymää palkkaohjelmaan ei tarvitse enää ajaa manuaalisesti, vaan siirrot tapahtuvat todella nopeasti. Jos ennen tämä vei meiltä kolme tai neljä päivää, nykyään teen koko homman alle päivässä.”
Tiiman vaikutukset näkyvät henkilöstöhallinnon ajansäästön ja prosessien lisäksi myös työntekijöillä ja esimiehillä.
“Kaikilla työntekijöillämme on käytössä Tiiman mobiiliversio, joten työaikaleimaukset tapahtuvat suoraan kännykällä. Järjestelmästä löytyy valmiina jo kaikki tarvittavat syykoodit esimerkiksi etätyötä tai poissaoloja varten. Näin työntekijät voivat itse viedä poissaolot järjestelmään ja ne kulkeutuvat suoraan esimiehille hyväksyttäväksi.”
Tiima on erittäin helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen työkalu niin työntekijöiden, esimiesten kuin meidän HR-ihmistenkin näkökulmasta ja sen vuoksi se on meillä todella pidetty.
Ritva Örling
DSV
Järjestelmä huomioi eri roolit ja työehtosopimukset
DSV:llä työskentelee sekä varastotyöntekijöitä että toimihenkilöitä, joten tarpeet työajan hallintaan ovat moninaiset. Tiiman myötä eri tehtävien vaikutukset on helppo huomioida palkanlaskennassa.
Varastotyöntekijät tekevät suunniteltuja työvuoroja, joissa täytyy ottaa huomioon erilaiset lisät, viikonlopputöiden vaikutukset sekä vapaapäiväkorvaukset. Toimihenkilöt puolestaan ovat toisessa työehtosopimuksessa ja työaikaa seurataan tunteja kirjaamalla. Kaiken tämän voi tehdä samassa järjestelmässä.
“Tiimassa pystytään tulkitsemaan erinäisiä työehtosopimuksia. Sinne ajetaan eri työehtosopimusten säännöstöt ja se tulkitsee lisien ja ylitöiden vaikutukset liukumiin ja palkanmaksuun”, Örling kertoo.
Tietojen oikeellisuus ja avoimuus on taattu
Yhteinen järjestelmä tuo lisää avoimuutta ja sen vuoksi DSV:n työntekijät ja esimiehet ovatkin olleet järjestelmään erittäin tyytyväisiä.
“Työntekijöillä on nyt näkymä siihen paljonko heillä on lomapäiviä jäljellä. Myös esimiehet näkevät koko osastonsa tilanteen kerralla ja tietävät milloin kukin on lomalla ja mihin kohtaan on vielä mahdollista myöntää lomia.”
Järjestelmä takaa myös sen, että liukumat pysyvät ajan tasalla.
“Tiima on erittäin helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen työkalu niin työntekijöiden, esimiesten kuin meidän HR-ihmistenkin näkökulmasta ja sen vuoksi se on meillä todella pidetty”, Örling tiivistää.
Haluatko kuulla lisää Tiimasta?
Etsitkö ratkaisua, joka helpottaa henkilöstötietojen hallintaa ja tekee työajan seurannasta tuskatonta? Varaa demo asiantuntijamme kanssa ja kerromme, miten ratkaisumme voivat tukea organisaatiotanne työsuhteen elinkaaren jokaisessa vaiheessa.